Внештатный персонал: на чем можно сэкономить, а что для бизнеса рискованно

Кто такие внештатники и чем они так привлекательны

В российском законодательстве термина «внештатный сотрудник» официально не существует. Но на практике так называют человека, который выполняет работы или оказывает услуги по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

К внештатникам условно относятся:

• физические лица без статуса самозанятого или ИП,

• индивидуальные предприниматели,

• самозанятые.

Экономия от привлечения внештатного персонала

• Нет обязательных трудовых гарантий.

Трудовой договор влечет для работодателя массу обязательств и финансовых расходов: выплата отпускных, больничных и различных компенсаций (за простои по вине работодателя, при увольнении за неотгулянные отпуска), выходного пособия.

С внештатником все проще: выполнил работу по договору ГПХ — получил вознаграждение. У заказчика не возникает дополнительных затрат.

• Можно сэкономить на расходах по организации рабочего места.

Организация рабочего места работника по найму — это забота работодателя. Причем условия труда должны соответствовать установленным нормам: достаточное освещение, площадь рабочего места, безопасность и т. д. А если работник трудится удаленно и использует свою технику и оборудование — ему нужно компенсировать расходы. Например: за электричество, интернет и т.д.. 

С внештатником таких проблем нет. Где и как образом он будет выполнять работы — это его забота. Главное, исполнение обязательств по договору. 

• Не нужно платить обязательные платежи в бюджет и сдавать отчетность.

Данное преимущество касается только ИП и самозанятых. Налоги и страховые взносы они уплачивают в бюджет самостоятельно. Соответственно, заказчику не нужно выполнять роль налогового агента по НДФЛ, нагружая свою бухгалтерию лишней работой, тратить собственные средства на взносы и сдавать в срок отчетность, чтобы не получить штрафы. 

А вот за физических лиц без специального статуса заказчику также нужно платить страховые взносы, а с сумм вознаграждения удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ. Отчитываться в контролирующие органы по данной категории внештатников необходимо как по штатным сотрудникам.

Риски сотрудничества с внештатным персоналом

Но каким бы радужным не казалось привлечение внештатных сотрудников, нужно помнить и о рисках. В противном случае последствия могут стать настолько затратными, что сведут на нет все преимущества.

• Переквалификация отношений в трудовые контролирующими органами.

Самый большой риск в сотрудничестве с внештатниками — это риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. 

Подробнее можно почитать здесь.

Если это произойдет, то заказчику придется: 

• доплатить страховые взносы в бюджет;

• сдать в ИФНС и СФР несданные отчеты;

• оплатить штрафы и пени за просрочку уплаты обязательных платежей и сдачу отчетности;

• перечислить сотруднику полагающиеся ему по Трудовому кодексу выплаты.

Данный риск, к сожалению, присутствует всегда, вне зависимости от количества привлекаемых внештатников, на какие работы они привлекаются или на какой срок. Но его можно минимизировать!

Чтобы минимизировать риск переквалификации отношений в трудовые важно:

• Заключать с внештатниками правильные договоры, исключая в них любые признаки трудовых отношений. 

• Не сотрудничать с самозанятыми – бывшим штатным работником вашей компании, если с момента прекращения трудовых отношений прошло менее двух лет.

• Отслеживать, чтобы все закрывающие документы (акты, чеки) были в наличии и в порядке.

• Потеря исполнителем специального статуса.

Как выше уже отмечалось, самозанятые и ИП самостоятельно платят обязательные платежи за себя в бюджет. Заказчик освобождается от роли налогового агента. Но если исполнитель теряет свой специальный статус, то заказчик обязан удержать с сумм вознаграждения НДФЛ и перечислить в бюджет, а также заплатить страховые взносы, как за физлицо без специального статуса.

Исполнитель может сняться самостоятельно с учета и не предупредить заказчика, или потерять право на применение специального режима. Например, самозанятый может превысить допустимый лимит годового дохода в 2,4 млн рублей.

Чтобы защитить компанию от ненужных расходов, важно:

• Изучить условия работы с плательщиками НПД и требования к ним.

• Проверять статус исполнителя в начале сотрудничества и перед каждой выплатой вознаграждения.

• Прописать в договоре обязанность исполнителя предупреждать о потере статуса и обязанности предоставления закрывающих документов, а также штрафные санкции за неисполнение этих условий.

• Сложность организации сотрудничества с большим количеством внештатных сотрудников.

Если компания привлекает одного или нескольких внештатных сотрудников, разобраться с документами несложно. Но если в сезонные периоды бизнесу нужны сотни внештатников, то отследить все нюансы и собрать закрывающую документацию — это серьезная проблема. 

Минимизируйте риски при привлечении внештатного персонала с YouDo Бизнес:

• Помогаем бизнесу работать с самозанятыми и физ лицами без специального статуса, резидентами и нерезидентами, а также с ИП.

• Автоматизируем документооборот между заказчиком и исполнителем, документы подписываются с помощью ЭЦП (ПЭП).

• Помогаем исполнителю получить статус самозанятого, проверяем его лимиты и статус перед выплатой, и сохраняем все чеки в личном кабинете заказчика.

• При необходимости интегрируемся по API в любую систему заказчика для более быстрого и удобного взаимодействия.

• Подготавливаем уведомления для ФМС по нерезидентам. 

• Помогаем правильно составить договора с исполнителями.

Специальные условия до конца января.

Реклама: ООО «КИБЕРЛОГИСТИК», ИНН 7730194136, erid: LjN8K2Rys