Кадровый учет

Топ–5 подводных камней при ведении кадрового делопроизводства

Проблемы с кадровым делопроизводством и неправильным взаимодействием между отделами может привести к серьезным последствиям.
Топ–5 подводных камней при ведении кадрового делопроизводства
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Эксперты UCMS Group рассмотрели несколько типичных ошибок в кадровом делопроизводстве и дали практические советы, как избежать этих проблем.

Несвоевременная передача информации между отделами

Кадры — связующее звено между бухгалтерией, отделами охраны труда и расчета заработной платы.

Если между отделами не налажена связь, будет много ошибок. 

Например, отдел охраны труда провел специальную оценку условий труда на рабочих местах и выявил вредные условия по некоторым позициям. Эти условия предполагают льготы: надбавку к заработной плате, дополнительный отпуск, сокращение рабочего времени. Но отдел охраны труда не передал эту информацию в кадровый отдел. Соответственно, сотрудники не получили положенные льготы. Ошибку выявили только при внешнем аудите. 

Как избежать: зафиксируйте во внутренних документах четкий механизм коммуникации между отделами. В документе должны быть перечислены все ситуации и данные, о которых необходимо сообщать отделу кадров. 

Несоблюдение изменений в законодательстве 

Постоянное изменение законодательства создает трудности для HR — специалистов, бухгалтеров и расчетчиков заработной платы, особенно если их функции выполняют бухгалтеры. 

Как избежать: установить учетные системы, которые автоматически обновляются в соответствии с новыми законами. Например, в последней версии «1С:ЗУП» автоматически обновляются формы регламентированной отчетности. И, конечно, поможет подписка на рассылки об изменениях в законодательстве.

Стать гуру кадрового учета поможет онлайн-курс «Кадровый учет: документы, воинский учет, 1С». На курсе вы научитесь:

  • увольнять и принимать сотрудников, работать с трудовыми книжками;

  • настраивать и вести воинский учет без штрафов и лишней работы;

  • оформлять все виды рабочего времени, отпусков, пособий;

  • работать без ошибок в 1С: ЗУП.

Сейчас вы можете купить онлайн-курс по специальной цене за 4 900 рублей вместо 18 990 рублей.

Купить курс

После обучения вы получите сертификат о прохождении программы.

Региональные отличия в законодательстве

В пандемию многие компании стали набирать сотрудников из других регионов. При этом кадровые специалисты могут не знать локальные нормы другого региона. Например, в некоторых российских республиках в честь праздника Курбан-байрам — объявляют один или несколько нерабочих дней. А в ямальском городе есть официальный праздник, который зависит от полнолуния, то есть каждый год выходной день выпадает на разное число. 

Как избежать: здесь не посоветуем ничего нового, нужно просто внимательно изучать особенности локального законодательства или передавать кадровый учет на аутсорсинг. Специалисты аутсорсинговой компании обязаны знать все локальные нормы. 

Противоречия между локальными нормативными актами и трудовым законодательством

Однажды специалисты UCMS Group нашли во внутреннем трудовом распорядке компании пункт о том, что сотрудники без разрешения на работу (патента) могут выходить только в ночные смены.

Конечно, этот пункт противоречит российскому трудовому кодексу, и первая же проверка трудовой инспекции/ миграционной службы это покажет.

Как избежать: как правило, все в компании отлично знают о таких несостыковках и прописывают специально, чтобы ограничить права сотрудников. Поэтому не будем советовать, как этого избежать. Просто напомним, что любое несоблюдение законодательства может обернуться судебными исками от сотрудников и огромными потерями. 

Недостаточное использование автоматизации и работа в устаревших системах

Вроде уже все понимают, что необходимо автоматизировать рутинные процессы, но в некоторых компаниях понятие автоматизации подменяют на костыльные решения. Например, специалисты UCMS Group часто сталкиваются со сложными схемами объединения Word и Excel, которые выдают за автоматизацию. 

Как избежать: инвестировать в современные решения и технологии для автоматизации кадровых процессов. Они помогут повысить эффективность, улучшить контроль и минимизировать риски ошибок. Например, внедрить личные кабинеты сотрудников с функцией электронного документооборота.

Чтобы не тратить время на исправление ошибок, лучше сразу настроить правильную работу: настроить коммуникацию между отделами, следить за изменениями в законах, в том числе и региональных, использовать современные системы учета.

Понимаем, что это может быть непросто, поэтому иногда проще отдать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг. 

Начать дискуссию

Олимпийскую чемпионку Елену Исинбаеву оштрафовали за неуплату налогов

Долг двукратной олимпийской чемпионки перед ФНС составил почти 500 млн рублей.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Три вопроса по ЕНС в 2024 году, которые волнуют бухгалтеров

Собрали популярные вопросы по теме ЕНС с ответами экспертов сервиса «Клерк.Консультации».

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Увеличение уставного капитала ООО: способы и порядок процедуры увеличения УК общества с ограниченной ответственностью

Увеличение уставного капитала общества с ограниченной ответственностью — одна из наиболее популярных корпоративных процедур. Не смотря на ее популярность, механизм увеличения уставного капитала ООО часто остается загадкой для участников ООО. Ниже приведем краткую инструкцию увеличения уставного капитала ООО, содержащую основные этапы и особенности этой процедуры. 

Увеличение уставного капитала ООО: способы и порядок процедуры увеличения УК общества с ограниченной ответственностью
Лучшие спикеры, новый каждый день

Календарь вебинаров для бухгалтера в июне 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на июнь 2024 года.

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2

💃 Депутаты хотят сократить женщинам работу по пятницам. Женщин перестанут брать на работу, предполагает эксперт

Сотрудницы бюджетной сферы смогут уходить домой в пятницу на 2 часа раньше. Это позволит им больше отдыхать и проводить время с семьей.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Цифровые «палочки-выручалочки» сотрудников кадровых служб

Как за 2 недели упростить работу кадровика и забыть про ошибки и штрафы.

Цифровые «палочки-выручалочки» сотрудников кадровых служб

Арбитражные управляющие будут работать по новым правилам

В зависимости от опыта и эффективности работы арбитражные управляющие будут получать доступ к процедуре банкротства крупных должников.

ЕСХН

Обзорный гайд по ЕСХН в 2024 году

Единый сельскохозяйственный налог — один из специальных налоговых режимов. Подготовили подробный гайд о том, кто может его применять, как перейти на спецрежим, как исчислять и платить налог, от каких налогов освобождается плательщик ЕСХН и о других важных аспектах этой системы.

Обзорный гайд по ЕСХН в 2024 году

Правительство РФ поддержало законопроект об оценочной деятельности... с опозданием на пару лет

На заседании 23 мая Правительство рассмотрело подготовленный Минэкономразвития очередной проект внесения изменений в федеральный закон «Об оценочной деятельности». Это будет юбилейное — 50-е изменение в Закон об оценочной деятельности с даты его принятия.

Нужно ли восстанавливать НДС при импорте бракованной продукции

При импорте товаров НДС облагается сама операция по ввозу (пп. 4 п. 1 ст. 146 НК РФ) и к вычету принимается именно тот налог, который был уплачен по данной операции (п. 2 ст. 171 НК РФ).

🔨 Ставку налога для самозанятых сохранят. Но режим НПД нужно дорабатывать, считает самозанятый бухгалтер

Глава Минфина заверил, что налоговые льготы и преференции для самозанятых сохранят.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Система управления удаленными сотрудниками: как эффективно управлять, обеспечивать вовлеченность и продуктивность

Управление удаленными сотрудниками становится все более актуальной задачей для многих компаний. Эффективное руководство удаленными командами способствует улучшению показателей и росту бизнеса. Рассмотрим ключевые аспекты управления удаленными сотрудниками, способы мотивации и важность выстраивания корпоративной культуры.

«Где маркировка? — Какая маркировка?» Как мы за неделю спасли клиента от штрафов и конфискации товара

Находишь поставщиков в другой стране, закупаешь продукцию на несколько миллионов, а потом бац! Таможенники грозят отобрать всю партию, потому что на ней нет кодов маркировки. Показываем на примере, как решить проблему и пересечь границу.

«Где маркировка? — Какая маркировка?» Как мы за неделю спасли клиента от штрафов и конфискации товара

ФНС предложили автоматически возвращать пошлину, если услуга не была оказана

Государственные органы не возвращают госпошлину, если госуслуга не была получена. Это попросили изменить и внедрить автоматический возврат денег в течение 30 дней.

👶 Женщинам за рождение детей до 25 лет хотят платить 200 000 рублей. А как мы своих на 50 руб. пособия вырастили и когда работать!? — возмущаются у нас в ВК

Депутаты фракции ЛДПР внесли в Госдуму законопроект о единовременной выплате пособия в 200 000 рублей женщинам, которые родили до 25 лет.

Подпись по СМС! Разве это законно?

Простая электронная подпись (ПЭП) — удобное средство, позволяющее подтверждать подлинность документов и автоматизировать процессы аутентификации. С помощью уникального кода из СМС или других средств можно уверенно ставить электронные подписи, соблюдая все требования закона. Это делает ПЭП важным инструментом в современном цифровом мире.

Подпись по СМС! Разве это законно?

В Euroclear заявили, что депозитарий не участвует в выкупе акций

Депозитарий предупредил инвесторов, что они участвуют в процессе выкупа заблокированных активов на свой страх и риск.

76% предприятий провели импортозамещение

Малый и средний бизнес нашел варианты импортозамещения товаров из недружественных стран. Компании применяют как российские аналоги, так и продукцию азиатских производителей.

Интересные материалы

О документах по воинскому учету в электронном виде. Мнение коллегии налоговых консультантов

Вправе ли Организация вести следующие документы по воинскому учету в электронной форме — карточки граждан, подлежащих воинскому учету, уведомления и направления для явки в военкомат?