Аренда

Аренда личного автомобиля сотрудника без экипажа в программах 1С

В этой публикации разберем на практическом примере какими налогами облагается аренда личного автомобиля сотрудника, а также как эти операции отразить в программах 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 и 1С:ЗУП ред. 3.1.
3,6 тыс. 495
Аренда личного автомобиля сотрудника без экипажа в программах 1С
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Ни для кого не секрет, что организация может использовать при необходимости личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Для этого между сторонами должен быть заключен договор аренды транспортного средства.

В этой связи ГК определяет два вида договора: с экипажем и без него (ст. 632, 642 ГК). Заключение договора аренды без экипажа предусматривает предоставление во временное пользование автомобиля. А договор аренды с экипажем подразумевает не только предоставление самого транспортного средства, но и услуг по его управлению.

Налог на прибыль

Независимо от того, какой заключен договор, с экипажем или без него, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК, арендная плата относится к прочим расходам по налогу на прибыль, связанным с производством и реализацией.

В отношении расходов на техническое обслуживание ремонт, шиномонтаж, парковку, мойку и прочих расходов, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля, следует учесть некоторые нюансы. Указанные расходы можно учесть, если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель (п. 1 ст. 252 НК, ст. 636, 646 ГК).

Важным моментом, является то, что расходы, направленные на поддержание надлежащего состояния автомобиля, могут быть учтены в целях налогообложения только в случае заключения договора без экипажа (п. 1 ст. 252 НК, ст. 644 ГК). В противном случае расходы не будут отнесены к экономически обоснованным (п. 1 ст. 634 ГК).

Затраты на арендную плату, на техническое обслуживание и ремонт, парковку, мойку, и т.д. должны быть документально подтверждены. К учету такие расходы принимаются на основании первичных документов, которые должны содержать сведения о том, что понесенные траты совершены в отношении арендованного автомобиля.

Правильно учитывать расходы, вести учет на всех участках и формировать отчетность научим на курсе Бухгалтер на ОСНО: налоговая и бухгалтерская отчетность.

Сейчас вы можете купить курс за 5 900 руб. вместо 28 600 руб.!

Успейте записаться!

Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер» и стандартам Министерства образования РФ. После обучения вы получите удостоверение о повышении квалификации, которое ваш работодатель увидит в государственном реестре ФИС ФРДО Рособрнадзора.

НДФЛ и страховые взносы

Организация, оплачивая работнику доход по договору аренды автомобиля, должна удержать и перечислить НДФЛ (пп.4 п.1 ст. 208). Соответственно, такой доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.

Страховые взносы начисляются только в случае заключения договора аренды с экипажем (п. 4 ст. 420 НК). Причем взносы начисляются на сумму выплат за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, поскольку в таком случае такие выплаты приравниваются к выплате по гражданско-правовому договору.

Причем, согласно разъяснениям Минфина, в письме от 1.11.2017 г. № 03-15-06/71986 такие доходы не подлежат отражению в расчете по страховым взносам. Что касается взносов на страхование от несчастных случаев, то они начисляются только в том случае, если это определено договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Практический пример разберем по данным 4 квартала 2023 г., но и в 2024 г. действуют такие же правила заполнения документов, поэтому пример актуальный на текущий день!

Организация занимается оптовой торговлей. 01.10.2023 г. ею был заключен договор аренды личного автомобиля со своим сотрудником Воробьевым Н.И. без предоставления услуг по его управлению, т.е. без экипажа. По условиям договора сумма арендной платы определена в размере 20 000 рублей.

Оплата ежемесячного платежа по условиям договора должна осуществляться в последний день месяца аренды, либо накануне, если он выпадает на выходной день. Срок окончания договора — 31.12.2023 г.

Отразим в программах 1С все действия, связанные с такой хозяйственной операцией.

Алгоритм действий в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

  • Шаг 1. Для отражения арендуемого объекта на забалансовом счете воспользуемся ручной операцией. Перейдем в раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную» и создадим новый документ.

На основании подписанного договора аренды и акта приема-передачи имущества заполним все необходимые поля: дату, сотрудника, ОС, сумму.

Дата документа будет 01.10.2023, т.к. в этот день был заключен договор аренды.

  • Шаг 2. Для отражения в расходах арендной платы за истекший месяц также зарегистрируем операцию, введенную вручную.

Задолженность перед сотрудником отразим по кредиту счета 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Сами затраты отнесем на счет 44, учитывая, что основной вид деятельности организации — оптовая торговля.

Важный нюанс: дата операции по начислению дохода, а также дата операции учета НДФЛ, которую мы разберем далее, с 2023 г. должна быть равна реальной дате выплаты дохода сотруднику. Нельзя начислить аренду 31 октября, а выплатить 10 ноября, это некорректно с точки зрения законодательства.

Если вы выплачиваете аренду за октябрь в ноябре, то документы (ручную операцию и операцию по учету НДФЛ) делаете ноябрьскими датами и это будет считаться доходом ноября, согласно законодательству.

В нашем примере мы выплачиваем доход в последний день месяца, в октябре это 31 число и этот день выпадает на вторник.

В декабре 2023 г., например, у нас последний день 31 декабря выпадает на воскресенье, поэтому выплата дохода будет осуществлена в пятницу 29 декабря, значит операцию по начислению дохода и операцию учета НДФЛ также будем отражать 29.12.2023 г.

Обратите внимание, что при создании новой статьи затрат «Аренда транспорта» вид расходов «Прочие расходы». Это означает, что они будут учтены при расчете налога на прибыль.

  • Шаг 3. Перед выплатой арендной платы сотруднику нам необходимо удержать НДФЛ. Для этого добавим в ручную операцию проводку Д 73.03 К 68.01.1 на сумму НДФЛ (20000*13%=2600 руб.).

  • Шаг 4. Для корректного отражения выплаченного дохода, а также налога по нему в отчетности, необходимо ввести документ «Операция учета НДФЛ». Перейдем в раздел «Зарплата и кадры», выберем «Все документы по НДФЛ».

Создадим новую операцию учета НДФЛ.

Заполнив дату и выбрав сотрудника, в пользу которого начислили доход, перейдем на вкладку «Доходы».

Датой получения дохода считается дата выплаты средств, в нашем случае это — 31.10.23. Выберем из предложенного списка нужный код дохода «2400», внесем сумму в размере 20 000 и укажем, что данный доход нужно отразить только по строке 110 отчета 6-НДФЛ.

Далее перейдем на вкладку «Исчислено по 13% кроме дивидендов» и ее заполним.

Далее внесем информацию на вкладке «Удержано по всем ставкам».

Вкладку «Перечислено по всем ставкам» в 2023 г. можно заполнить, а можно и оставить пустой.

С 2024 г. эту вкладку заполнять не нужно!

Давайте удостоверимся в том, что внесенные нами данные корректно отображаются в 6-НДФЛ. Для этого в разделе «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» создадим и заполним 6-НДФЛ за 2023 г.

В разделе 1 сумма налога включена в отчет по строке 022. Выплата произведена 31.10, а это значит, что мы должны оплатить эту сумму до 28 ноября включительно — по второму сроку перечисления.

В разделе 2 сумма начисленного дохода включена в отчет по строке 110. Сумма налога исчисленного и удержанного включены в отчет по строкам 140 и 160 соответственно.

Шаг 5. Теперь перейдем к оплате арендной платы. В нашем примере оплата арендной платы пройдет наличными, вы же можете оплатить по безналу, вид операции в документах будет тот же — «Прочий расход» или «Прочее списание».

Перейдем на вкладку «Банк и касса», выберем пункт «Кассовые документы».

Создадим новый документ «Выдача».

Проведем документ и обратимся к проводкам.

Таким образом, видим, что задолженность перед сотрудником погашена в размере суммы арендной платы, установленной договором, за минусом удержанного НДФЛ.

  • Шаг 6. В момент, когда действие договора аренды будет прекращено, в программе необходимо произвести списание стоимости арендованного автомобиля. В нашем примере — это 31.12.2023 г.

Для этого сделаем проводку, обратную той, что была зарегистрирована нами в шаге 1.

Алгоритм действий в 1С:ЗУП ред. 3.1

Следует отметить, что все операции, которые регистрируются в этом программном продукте, производятся только с целью исчисления НДФЛ и отражения его в отчетности. Зарегистрированный доход по договору аренды не будет учтен при заполнении ведомостей на выплату зарплаты. Предполагается, что расчеты, не касающиеся трудовых отношений, производятся в бухгалтерской программе (например, в 1С:Бухгалтерии предприятия по описанному выше алгоритму действий).

Т.е. при использовании программы ЗУП пользуемся инструкцией, описанной выше — кроме шагов 2, 3, 4. В таком случае операции, касающиеся удержания НДФЛ не будут продублированы, проводки выгрузятся автоматически при синхронизации с ЗУП.

Ниже представлен порядок действий, которые заменяют шаги 2, 3, 4.

  • Шаг 1. Для возможности оформления начислений по договору аренды необходимо, чтобы были произведены специальные настройки.

В разделе «Настройка» нужно выбрать пункт «Расчет зарплаты».

Здесь должна быть установлена галка «Регистрировать прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

  • Шаг 2. Для того чтобы осуществить начисление дохода по договору аренды транспорта сотруднику, будем использовать документ «Начисление прочих доходов» в разделе «Зарплата».

В справочнике «Виды прочих доходов физлиц» существует уже предустановленный разработчиками программы вид начисления «Аренда транспорта».

Настройки для такого вида начисления выглядят так.

При необходимости их можно отредактировать. После указания суммы в начислении автоматически заполнятся колонки «НДФЛ» и «К выплате».

Очень важно корректно заполнить поле «Дату выплаты дохода», напоминаем, что оно должно соответствовать фактической дате выплаты. Нельзя начислить аренду 31 октября, а выплатить 10 ноября, это некорректно с точки зрения законодательства.

Если вы выплачиваете аренду за октябрь в ноябре, то документ «Начисление прочих доходов» делаете ноябрьскими датами и это будет считаться доходом ноября, согласно законодательству.

В нашем примере мы выплачиваем доход в последний день месяца, в октябре это 31 число и этот день выпадает на вторник, рабочий день.

В декабре 2023 г., например, у нас последний день 31 декабря выпадает на воскресенье, поэтому выплата дохода будет осуществлена в пятницу 29 декабря, значит дата выплаты в декабрьском документе Начисления прочих доходов будет 29.12.2023 г.

Вернемся к заполнению документа Начисления прочих доходов.

Поле «Счет, субконто» служит для уточнения способа отражения зарплаты в бухгалтерском учете. В нашем случае выбираем счет 44. Документ проводим.

  • Шаг 3. Проверим корректность заполнения 6-НДФЛ за 2023 г. в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».

Данные отражены верно.

  • Шаг 4. Для контроля произведенных начислений прочих доходов можно использовать специализированный отчет по выплатам незарплатных доходов. Он находится в разделе «Выплаты» — «Отчеты по выплатам».

Так выглядит сформированный отчет.

  • Шаг 5. Перед синхронизацией с 1С:Бухгалтерией предприятия необходимо заполнить документ «Отражение зарплаты в бухучете» в разделе «Зарплата».

По кнопке «Заполнить» в документ данные подтянутся автоматически.

На вкладке «Начисленный НДФЛ» отразится наш НДФЛ.

Документ проведем.

После синхронизации с 1С:Бухгалтерией предприятия проводки этого факта хозяйственной жизни в проведенном документе «Отражение зарплаты в бухучете» в разделе «Зарплата» будут выглядеть так.

  • Шаг 6. Дальше вам нужно создать выдачу денег сотруднику наличными или безналично.

Начать дискуссию

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Лучшие спикеры, новый каждый день

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
796

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
390
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
407
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Интересные материалы

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру