Водитель на НПД: нужна ли ЭТрН с 1 сентября 2026 года и кто должен ее оформлять

Поводом для статьи стал вопрос на форуме «Клерка»:

Если водитель наемный и применяет НПД, нужно ли оформлять ЭТрН? Какие действия необходимы?

Короткий ответ: сам по себе режим НПД от оформления ЭТрН не освобождает. Но возможны разные ситуации.

• Если человек только управляет автомобилем, а перевозчиком выступает организация или ИП, ЭТрН оформляет перевозчик. Водитель ставит отметки через мобильное приложение.

• Если водитель зарегистрирован как ИП на НПД и сам заключил договор перевозки, он участвует в оформлении ЭТрН как перевозчик.

• Самозанятый без статуса ИП по закону не может выступать перевозчиком по договору перевозки. Такую договорную схему нужно пересмотреть.

Подробнее эта ситуация разобрана в статье «ЭТрН с 1 сентября 2026 года: кто подписывает титулы и кого нововведение не коснется».

Сначала определяем, нужна ли ЭТрН

Главный критерий — наличие договора перевозки.

Если организация нанимает стороннего перевозчика для доставки груза, с 1 сентября 2026 года по общему правилу потребуется ЭТрН.

Если компания перевозит собственный товар собственным транспортом и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не оформляется — ни бумажная, ни электронная.

Основные сценарии разобраны в статье «Обязательный переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: ответы на популярные вопросы бизнеса».

Не следует путать отсутствие обязанности оформлять транспортную накладную с возможностью заменить ЭТрН бумажным документом. Если транспортная накладная не требуется — ее не составляют. Если требуется — после 1 сентября она должна быть электронной, кроме специальных исключений.

Когда можно остаться на бумаге

Минтранс предусмотрел ограниченный перечень ситуаций, в которых перевозочные документы по-прежнему разрешается оформлять на бумаге. Например, исключения могут действовать при отдельных перевозках с участием иностранных компаний, специальных грузах, чрезвычайных обстоятельствах или технических сбоях.

Полный разбор опубликован в статье «Когда не нужно оформлять ЭТрН и ЭПД после 1 сентября 2026 года».

Обратите внимание: отраслевые документы не всегда заменяют ЭТрН. Например, бумажную форму СП-31 можно продолжать использовать для учета движения сельхозпродукции, партий, перевалок и естественной убыли. Но если груз везет сторонний перевозчик по договору перевозки, дополнительно понадобится ЭТрН.

Кто формирует и подписывает ЭТрН

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов, которые участники подписывают последовательно:

• грузоотправитель формирует сведения о грузе и перевозке;

• перевозчик подтверждает прием груза;

• грузополучатель фиксирует получение и возможные расхождения;

• перевозчик завершает перевозку.

Если в пути меняется водитель или автомобиль, сведения корректируют отдельным титулом. Создавать новую накладную обычно не требуется, пока не меняется сам перевозчик.

Для работы участникам нужно выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД. Напрямую передавать документы в ГИС ЭПД компания не может.

При этом ГИС ЭПД и «ГосЛог» — разные системы. Обязательная регистрация перевозчиков в реестре «ГосЛог» начинается с 1 марта 2027 года, но применять ЭТрН большинству участников придется уже с 1 сентября 2026 года.

Какая подпись нужна водителю

Покупать квалифицированную электронную подпись каждому водителю не требуется.

Штатный водитель, водитель по ГПХ или самозанятый, который только управляет автомобилем перевозчика, может ставить отметки простой электронной подписью через мобильное приложение оператора. После этого соответствующий титул подтверждает перевозчик своей усиленной подписью.

Если водитель одновременно является ИП-перевозчиком, он подписывает документы собственной УКЭП предпринимателя.

У сотрудников, которые подписывают ЭТрН от имени организации, должны быть электронная подпись и машиночитаемая доверенность. Подробная таблица по ролям приведена в статье «Какая электронная подпись нужна водителю, грузоотправителю и перевозчику для ЭТрН и ЭПЛ».

Что делать, если перевозчик не подключился

Один участник не сможет полноценно оформить документ за всех. Поэтому грузоотправителю стоит заранее запросить у перевозчика данные оператора ИС ЭПД, проверить роуминг и провести тестовый обмен.

Если подрядчик заявляет, что продолжит работать с бумажными накладными, нужно проверить, попадает ли перевозка под исключения Минтранса. Простое нежелание перевозчика подключаться к системе исключением не является.

Порядок действий разобран в материале «Контрагент без ЭДО для перевозочных документов после 1 сентября 2026 года: что делает грузоотправитель».

Как водитель покажет документ инспектору

После оформления обязательных титулов система формирует QR-код. Водитель может предъявить его инспектору с телефона или на бумажной распечатке.

Распечатка при этом не становится бумажным оригиналом транспортной накладной. Юридически значимый документ остается в электронной системе.

Если на маршруте пропал интернет, документы могут храниться у оператора и передаваться в ГИС ЭПД после восстановления связи. Практические ситуации разобраны в статьях:

• «QR-код ЭПД на дороге: как предъявить инспектору, работать без связи и не получить штраф»;

• «Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026: Минтранс ответил на острые вопросы бизнеса».

Можно ли отложить переход до марта 2027 года

Нет. Минтранс сообщал о мягком контроле и предупреждениях за использование бумаги до 1 марта 2027 года. Но это не перенос даты вступления новых требований.

Обязанность применять электронные перевозочные документы возникает с 1 сентября 2026 года. Кроме дорожного контроля, бумажная накладная может создать проблемы при подтверждении транспортных расходов и реальности перевозки.

Эта коллизия разобрана в статье «Бумагу отменили. Бумагу оставили: парадокс транспортных накладных с 1 сентября».

Что сделать до первого рейса

1. Проверить договоры и определить перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя.

2. Выбрать оператора ИС ЭПД.

3. Проверить УКЭП руководителей и сотрудников.

4. Оформить МЧД на логистов, кладовщиков и других подписантов.

5. Зарегистрировать водителей в мобильном приложении.

6. Обменяться реквизитами операторов с контрагентами.

7. Провести хотя бы одну тестовую перевозку.

8. Подготовить водителю инструкцию на случай отсутствия связи, поломки или замены автомобиля.

Если нужен полный разбор на примерах

В записи вебинара «Электронные перевозочные документы в 2026 году» за 1 час 24 минуты разбирают новые требования, работу ГИС ЭПД, различия между бумажным и электронным документооборотом, а также особенности внедрения ЭТрН и ЭПЛ.

Для отработки самого процесса подойдет «Практикум по работе с ЭТрН: пошаговое оформление ЭПД на реальных примерах». На нем показан весь маршрут документа: от формирования ЭТрН на поставку до итогового подписания грузополучателем. Обе записи доступны подписчикам «Клерка».