Контрагент без ЭДО для перевозочных документов после 1 сентября 2026 года: что делает грузоотправитель 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это документ, который оформляют в грузоперевозках и отражают при учете транспортных услуг. С 1 сентября 2026 года она становится обязательной для большинства перевозок (размер бизнеса и вид груза не имеет значения). 

Основные нормативы:

• Закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ. Устанавливает новые правила и порядок работы для участников транспортно-экспедиционной деятельности (ТЭД).

• Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Вносит изменения в закон № 87-ФЗ в части внедрения электронных документов и государственных систем в сфере грузоперевозок (ГИС ЭПД, «ГосЛог»).  

Переход на электронные транспортные накладные выгоден для бизнеса:

• Электронный документооборот (ЭДО) сокращает время на обмен документами.

• Руководитель получает полный контроль над логистикой и может отслеживать движение груза в реальном времени.

• Бухгалтерия оперативно обрабатывает первичные документы. Интеграции позволяют работать с ЭТрН в привычном интерфейсе учетной системы. 

• Сотрудники складов быстрее отгружают и принимают товар, подписывая накладные КЭП.

Одни компании и ИП уже внедрили ЭТрН во внутренние процессы. Другие — находятся в процессе. Третьи — не видят проблем, чтобы перейти на электронный формат непосредственно перед 1 сентября. 

Чем ближе дедлайн, тем сложнее будет адаптироваться. Подключиться к сервису оператора ЭПД будет не так просто из-за возросшей нагрузки. А контрагенты могут подвести, нарушив сроки перехода со своей стороны.    

Обязанность по заполнению ЭТрН лежит на разных сторонах — грузоотправителе и перевозчике. И здесь нередко возникают вопросы: 

• Кто виноват, если документа нет? 

• Что делать, если оформить ЭТрН невозможно по ряду причин? 

Ответим на вопросы и дадим конкретные алгоритмы действий для грузоотправителя, если перевозчик не подключен к системе ЭПД. 

Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. В документе предусмотрено четыре обязательных титула для заполнения (Т1–Т4) и пять опциональных (Т5–Т9). 

Начальные данные для отправки транспортного средства с грузом заполняют обе стороны:

• Грузоотправитель заполняет титул Т1 — о сторонах, предмете перевозки, водителе, условиях договора. Эти данные вместо грузоотправителя может заполнить экспедитор (компания или ИП, которые организуют перевозку). Документ подписывают УКЭП (+ МЧД, если эта обязанность возложена на сотрудника). 

• Перевозчик заполняет титул Т2 — о состоянии груза до выхода на маршрут. Перевозчик осматривает товар в рамках приемки: если замечаний нет, то подписывает УКЭП (+ МЧД сотрудника при необходимости). Водитель перевозчика может подписать документ простой электронной подписью (ПЭП).  

Министр транспорта Андрей Никитин предложил на совещании с Президентом установить транспортной отрасли плавный переход к электронным документам с 1 сентября 2026 года. До 1 марта 2027 года за использование бумажных документов вместо электронных инспекторы будут делать только устное замечание, без штрафов. Это поможет компаниям адаптироваться и поддержит добросовестный бизнес.

Также министр транспорта предложил дать его ведомству право решать, в каких случаях можно использовать бумажные документы, а в каких — обязательны электронные.

Президент поддержал эту инициативу. Необходимые изменения в закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ депутаты внесут до окончания весенней сессии. 

Грузоотправитель попадает под внимание ФНС, так как он выступает стороной перевозки, которая не подтверждена документально. Могут возникнуть налоговые риски по признанию расходов и вычету НДС.  

Примечание: до 30 апреля 2026 года экспедиторы должны были зарегистрироваться в реестре экспедиторов системы «ГосЛог». За оказание транспортных услуг без регистрации и непередачу сведений в ГИС ЭПД установлены штрафы — до 1 млн руб. на ИП и организации (ч. 3, 4 ст. 11.14.3 КоАП). 

Все участники транспортно-экспедиционной деятельности (ТЭД) должны подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). В ней хранятся данные о грузовых перевозках в единой цифровой среде. 

Если перевозчик не подключен к ИС ЭПД, то оформить электронную транспортную накладную с ним не получится. Причин этому несколько, как и вариантов решений. Рассмотрим основные. 

Минфин и ФНС готовят разъяснения: такие накладные признают надлежащими первичными документами. Также они составят правила приемки товаров без интернета.

В исключительных случаях у сторон останется право использовать бумажную транспортную накладную (ТН) после 1 сентября 2026 года. Определять такие ситуации будет Минтранс (ч. 3 ст. 1 закона № 140-ФЗ). 

Пока законопроект находится на стадии подведения итогов публичного обсуждения. Бумажные ТН будут разрешены, если услуга по перевозке осуществляется:

• по территории РФ, на которой объявлено военное положение или введен особый режим (ЧС, повышенной готовности);  

• по доставке военного груза;

• по договору с иностранным клиентом (независимо компания или физлицо);

• каботажным транспортом, когда перевозчиком выступает иностранное лицо из страны-участника ЕАЭС;

• в целях обеспечения оборонных нужд и безопасности государства;

• для личных нужд физлица;

• при отсутствии доступа к интернету, в том числе в населенных пунктах из специального перечня.

Проект закона еще не окончательный и может быть скорректирован.  

Форма бумажной транспортной накладной утверждена постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200 (Приложение 4). 

• По умолчанию транспортную накладную заполняет грузоотправитель (разделы 1–5, 8, 11, 12). Перевозчик вносит необходимые данные (разделы 6–12).   

• ТН составляют в трех экземплярах — для грузоотправителя, перевозчика и получателя груза. 

• Заполнить необходимо все разделы. Если стоит пометка «при необходимости» или «при наличии», то можно поставить прочерк. 

• Документ подписывают все участники процесса. Печать ставить необязательно — в документе нет отметки «М.П». По желанию можно заверить ТН печатью — это не будет ошибкой. 

• Если перевозку организует экспедитор, то сведения о нем следует вписать в раздел 1 с пометкой «является экспедитором». Исключение — заказчик сам отгружает товар на своей территории. В этом случае сведения об экспедиторе отражают в разделе 1а. 

Бланк бумажной транспортной накладной — скачать. 

Сервис для оформления обязательных электронных перевозочных документов

Передавайте данные в ГИС ЭПД и корректно обменивайтесь документами

Оставьте заявку на консультацию

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Можно ли принять расходы и НДС к вычету без ЭТрН. С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная служит основанием для признания транспортных затрат. Расходы должны быть обоснованными и подтвержденными документально (ст. 252 НК). 

Использование бумажных накладных вместо ЭТрН после дедлайна влечет налоговые риски:

• ФНС может не признать затраты обоснованными и увеличить базу по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы».

• За неправильное оформление документа налоговый орган может отказать в вычете НДС.

При выявлении этих фактов бизнесу могут доначислить налог на прибыль или налог по УСН (+ пени). Штрафы за полную или частичную неуплату налога составляют 20 и 40% от суммы недоимки и пени (ч. 1, 3 ст. 122 НК). 

Позиция ФНС. С 1 сентября 2026 года ЭТрН станет обязательным первичным документом. Она будет использоваться в большинстве коммерческих перевозок разными видами транспорта (автомобильным, воздушным, железнодорожным). 

Транспортная накладная на бумаге сохранится только для исключительных случаев, определять которые будет Минтранс.   

Отсутствие ЭТрН — это не только риск получить штрафы, но и проблемы с контрагентами и налоговым органом. Переход на электронные транспортные накладные — многоэтапный процесс. Необходимо получить УКЭП, оформить МЧД на сотрудников, выбрать сервис ИС ЭПД из перечня Минтранса. Соответствующие рекомендации опубликованы на сайте ФНС.     

Оператор ИС ЭПД обеспечивает передачу данных в ГИС ЭПД и корректный обмен документами с контрагентами. Действует роуминг — если ваш партнер подключен к другому оператору, то он все равно получит документы, сможет ознакомиться с ними и подписать. ИС ЭПД от Астрала включена в список Минтранса под номером один.   

Читайте также:

• СПОТ с 1 июля: что компании обязаны сделать до конца июня.

• ЭТрН с 1 сентября 2026 года: FAQ для перевозчика и экспедитора за 4 месяца.

• Как выбрать оператора ЭПД в 2026 году: критерии, реестр и подводные камни.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFH7YKQD