Обязательный переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: ответы на популярные вопросы бизнеса 

«ГосЛог» — национальная цифровая транспортно-логистическая платформа Минтранса России. Основная цель ее внедрения — информационное обеспечение управления отраслью перевозок через единое окно взаимодействия государственных органов, перевозчиков и пользователей транспортных услуг. 

Запуск «ГосЛог» происходит поэтапно:

• с 1 марта 2026 года начал действовать реестр экспедиторов;

• с 1 марта 2027 года планируется запуск реестра перевозчиков.

С 1 марта 2026 года обязанность по регистрации установлена для экспедиторов. В реестре экспедиторов должны зарегистрироваться индивидуальные предприниматели и организации, которые намереваются осуществлять подобную деятельность (ст. 2.5 закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ). Для действующих экспедиторов срок регистрации в реестре завершился 30 апреля 2026 года.

С 1 марта 2027 года вводится обязанность по регистрации в реестре для перевозчиков. Речь идет о тех, кто выполняет перевозки собственным транспортом за плату. Такие лица должны подать сведения в реестр перевозчиков системы «ГосЛог», если одновременно выполняются следующие условия:

• перевозка осуществляется на основании договора возмездного оказания услуг;

• перевозка носит коммерческий характер и выполняется по дорогам общего пользования на территории РФ;

• масса транспортного средства составляет 3,5 т и более.

Если хотя бы одно из условий не выполняется, например, перевозка осуществляется транспортом массой менее 3,5 т, обязанность по регистрации не возникает. 

Это можно сделать двумя способами:

• Через личный кабинет на портале «Госуслуги» — профиль юридического лица или уполномоченного сотрудника. Этот способ рекомендован Ространснадзором как основной (п. 1 ст. 2.5 закона № 87-ФЗ).

• Заказным письмом с уведомлением о вручении либо по электронной почте (п. 9 ст. 2.5 закона № 87-ФЗ). Такой вариант применяется при отсутствии технической возможности подать заявление через «Госуслуги». Форма уведомления утверждена постановлением Правительства от 20.02.2026 № 173.

Срок рассмотрения заявления на включение в реестр экспедиторов составляет от 1 до 7 рабочих дней. Если проверка проходит успешно, в реестре появляется запись со статусом «действующая», после чего можно продолжать деятельность в установленном порядке.

Если заявление длительное время остается в статусе «зарегистрировано» и проверка не начинается, рекомендуется:

• проверить Госуслуги — в личном кабинете могут прийти уведомления или запросы дополнительных сведений;

• направить обращение в Ространснадзор через электронную приемную (раздел «Обращения граждан»), указав дату подачи заявления и текущий статус;

• при необходимости продублировать обращение в Минтранс России.

В России с 2022 года действует государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). 

ГИС ЭПД обеспечивает контроль и юридическую значимость электронных перевозочных документов в процессе обмена, прозрачность процесса оформления документации. Координатор системы — Минтранс России.

С 1 сентября 2026 года участники перевозок обязаны использовать электронные перевозочные документы. Но при этом участники не могут передавать сведения в ГИС ЭПД напрямую. Нужно работать через оператора ИС ЭПД — это аккредитованный Минтрансом сервис электронного документооборота, предназначенный именно для перевозочных документов. 

Через оператора участники:

• обмениваются электронными перевозочными документами (ЭПД);

• формируют документы в установленном формате (XML) с распределением титулов для подписания;

• передают сведения в ГИС ЭПД;

• подписывают документы электронной подписью;

• обеспечивают хранение документов.

Оператор также отвечает за актуальность форматов документов в соответствии с требованиями ФНС и Минтранса и проверяет корректность электронной подписи и полномочий подписантов, включая машиночитаемые доверенности (МЧД).

Список операторов ИС ЭПД размещен на официальном сайте Минтранса России. В него включены организации, аккредитованные для передачи данных в ГИС ЭПД и обмена электронными перевозочными документами (приказ Минтранса от 25.05.2022 № 200).

Реестр содержит ключевые сведения об операторах:

• наименование юридического лица;

• ИНН;

• адрес;

• дату включения в реестр или продления статуса;

• текущий статус (подключен, приостановлен, в процессе);

• контактные данные — телефоны технической поддержки, электронную почту, ссылки на сайты.

Платформа ЭПД — ваш сервис цифровой логистики

Все в одном сервисе: для любого участника перевозки

Попробовать

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы в цифровом формате, которые оформляются при перевозке грузов или пассажиров через сервисы транспортного электронного документооборота. По юридической силе они приравниваются к бумажным документам.

Для работы с ними участники перевозки (грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, экспедитор) должны использовать сервис оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом. 

К основным видам ЭПД относятся:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);

• электронный путевой лист (ЭПЛ);

• электронный заказ-заявка (ЭЗЗ);

• электронный договор фрахтования;

• электронные экспедиторские документы: экспедиторская расписка, складская расписка и поручение экспедитору.

С 1 сентября 2026 года вводится обязательное оформление в электронном виде перевозочных документов (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Среди таких документов:

• транспортные накладные и заказы (заявки) на перевозку автомобильным транспортом (п. 2 ст. 4);

• железнодорожные транспортные накладные (ст. 3);

• грузовые накладные при воздушных перевозках (ст. 2);

• экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору) (пп. «б» п. 1 ст. 1).

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из главных перевозочных документов, который подтверждает заключение договора перевозки груза между сторонами.

В ЭТрН указаны:

• сведения о грузоотправителе и грузополучателе;

• информация о грузе (наименование, характеристики, количество);

• данные о транспортном средстве;

• сведения о водителе и маршруте;

• иные параметры перевозки.

До 1 сентября 2026 года действует формат ЭТрН, утвержденный приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

В электронной транспортной накладной (ЭТрН) обязательными являются титулы Т1–Т4:

• Т1 — сведения о перевозке: участники, груз, транспортное средство, водитель, сопроводительные документы со сведениями о существенных условиях договора перевозки. Заполняется грузоотправителем.

• Т2 — информация о приеме груза к перевозке от отправителя. Заполняется перевозчиком или водителем.

• Т3 — сведения о фактическом состоянии груза и обстоятельствах приемки грузополучателем. Заполняется грузополучателем.

• Т4 — подтверждение передачи груза получателю. Заполняется перевозчиком.

Остальные титулы оформляются при необходимости:

• Т5–Т6 — данные об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя по итогам выполнения перевозки.

• Т7–Т8 — сведения об изменениях в процессе перевозки (например, замена транспортного средства, водителя, корректировка маршрута).

• Т9 — уведомление о переадресации груза новому получателю.

Нет, распечатывать электронную транспортную накладную не требуется. Водитель использует мобильное приложение оператора ИС ЭПД и при проверке предъявляет инспектору QR-код, сформированный на основании документа.

После оформления электронная транспортная накладная передается в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Дополнительно участники перевозки могут хранить документы в своих внутренних системах, но юридически значимым считается экземпляр, направленный через оператора в ГИС ЭПД.

Водитель может подписывать электронную транспортную накладную с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Обычно это происходит через мобильное приложение оператора ИС ЭПД на смартфоне или планшете. При этом итоговый файл обмена должен быть подписан усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) перевозчика.

Постоянный доступ к интернету водителю не требуется. После оформления электронной транспортной накладной формируется QR-код, который можно предъявить инспектору с экрана мобильного устройства.

Инспектор сканирует QR-код и получает сведения о перевозке из ГИС ЭПД. Если на маршруте возможны проблемы со связью, рекомендуется заранее сохранить QR-код в приложении или иметь его распечатанную версию для предъявления при проверке.

Чтобы перейти на ЭТрН, достаточно выполнить несколько шагов:

1. Проверьте текущие процессы. Определите, кто оформляет транспортные накладные, как они подписываются и где хранятся. Зафиксируйте возможные ошибки и задержки.

2. Выберите оператора ИС ЭПД. Подключитесь к аккредитованному оператору из реестра Минтранса — через него документы будут передаваться в ГИС ЭПД.

3. Получите электронные подписи. Подписи потребуются всем участникам перевозки:

• отправителю, перевозчику, получателю (в том числе физлицу) — УКЭП или УНЭП, полученная через приложение «ГосКлюч»;

• водителям — УНЭП или ПЭП.

4. Обучите сотрудников. Изучите инструкции оператора и настройте работу с ЭТрН внутри компании.

5. Протестируйте оформление документов. Сформируйте несколько ЭТрН и проверьте корректность передачи данных в ГИС ЭПД.

6. Согласуйте работу с контрагентами. Убедитесь, что партнеры подключены к ЭПД и готовы принимать электронные документы.

Подпись перевозчика проставляется в электронной транспортной накладной после выполнения погрузки и выгрузки. Это необходимо для передачи сведений в ГИС ЭПД и формирования QR-кода, который используется для проверки перевозки.

Если перевозка осуществляется собственным транспортом и не заключается договор перевозки, оформлять электронную транспортную накладную не требуется. В этом случае используется путевой лист, который оформляют на каждый рейс, смену или рабочий день водителя.

Электронная транспортная накладная не требуется, если отсутствует договор перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). 

ЭТрН можно не оформлять в следующих случаях:

• Перевозка без соответствующего договора. Например, когда поставщик доставляет товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная услуга.

Пример. Типография печатает журналы и доставляет тираж заказчикам. Если доставка включена в общую стоимость печати и не выделяется отдельно, такая услуга не содержит признаков транспортно-экспедиционной деятельности.

Если же типография отдельно организует доставку — привлекает перевозчика, согласовывает условия и выделяет стоимость доставки отдельной строкой в документах, такая деятельность  может быть квалифицирована как транспортно-экспедиционная. В этом случае возникают дополнительные требования, включая регистрацию в реестре экспедиторов и оформление перевозочных документов.

• Перевозка собственным транспортом внутри компании. Например, при перемещении грузов между филиалами или подразделениями организации.

Если грузополучатель забирает товар своим транспортом, оформлять ЭТрН не требуется. Если для перевозки привлекается сторонний перевозчик, ЭТрН оформляется. В этом случае грузоотправитель — это лицо, осуществившее погрузку груза в транспортное средство. Грузоотправитель подписывает документ со своей стороны.

На текущий момент обязательный переход на ЭДО для перевозок грузов водным транспортом не установлен. При этом возможно использование цифровых документов для сопровождения таких перевозок — в частности, электронного коносамента и речной транспортной накладной. Их применение пока носит добровольный характер.

ЭПЛ — это электронный перевозочный документ, который обязателен для ИП и юрлиц, выполняющих грузовые и пассажирские перевозки.

Если транспорт передается в аренду с экипажем по договору фрахтования, обязанность по оформлению ЭПЛ возлагается на арендодателя.

ЭПЛ используется для:

• учета рабочего времени водителей и расчета заработной платы;

• подтверждения прохождения предрейсовых и послерейсовых медосмотров;

• фиксации прохождения технического контроля ТС;

• учета расходов на ГСМ в налоговых целях.

Формат ЭПЛ утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@(действует до 1 марта 2029 года). Порядок заполнения установлен приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Согласно ч. 2 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, путевой лист может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. 

На текущий момент обязательного перехода на ЭПЛ не установлено.

Исключение. С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (в том числе ЭТрН или ЭПЛ) становятся обязательными при перевозке автомобильным транспортом отдельных категорий продукции, подлежащих обязательной маркировке в системе «Честный знак». К ним относятся:

• пиво и пивные напитки;

• сидр, пуаре, медовуха;

• спиртосодержащая непищевая продукция.

В этих случаях электронный УПД применяется совместно с электронным перевозочным документом (п. 4 постановления Правительства от 28.11.2025 № 1944).

В электронном путевом листе обязательными являются титулы 1, 2, 4 и 5:

• Титул 1 — сведения о перевозке: вид перевозки, срок действия документа, данные о водителе и ТС;

• Титул 2 — отметка о прохождении предрейсового медицинского осмотра;

• Титул 4 — показания одометра при выезде;

• Титул 5 — показания одометра при возвращении.

Платформа ЭПД — ваш сервис цифровой логистики

Все в одном сервисе: для любого участника перевозки

Попробовать

Один ЭПЛ можно оформить на нескольких водителей, если они поочередно управляют одним ТС — в документ вносятся данные всех водителей. При этом оформить один ЭПЛ на несколько ТС нельзя: на каждую единицу транспорта требуется отдельный документ.

Читайте также:

• Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто должен применять, как подготовиться.

• Ошибки в учете и документах: как бизнесу работать без нарушений в 2026 году.

• Новый бизнес в 2026 году: когда и куда сдавать первую отчетность.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHJF2f3