Простая доверенность от ИП может сорвать сделку: когда без нотариуса не обойтись 

ИП выдает доверенность как физическое лицо, а не как организация. Поэтому требования к форме доверенности для предпринимателя и компании могут различаться. В одних случаях достаточно простой письменной доверенности, в других потребуется нотариальное удостоверение.

Какая форма доверенности нужна в разных ситуациях, показали в таблице ниже.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) используется не только для взаимодействия с налоговыми органами, но и при электронном взаимодействии с СФР, операторами ЭДО и другими информационными системами, где представитель подписывает документы своей электронной подписью.

Для банков и отдельных государственных органов единых требований на все случаи нет. Поэтому перед оформлением доверенности лучше заранее уточнить требования конкретной организации.

До этого мы разбирали, в каких случаях ИП нужна доверенность и какой формы она должна быть. Эти правила зависят не от статуса представителя, а от того, какие полномочия ему передают. Представителем может быть сотрудник ИП, бухгалтер на аутсорсе, юрист или любое другое лицо. 

• Если сотрудник просто выполняет свои трудовые обязанности, доверенность не нужна. Например, отгружает товар, консультирует клиентов, работает на кассе. Его полномочия и так следуют из должностной инструкции и трудового договора. 

• Если сотрудник представляет ИП перед третьими лицами, например, подписывает документы от имени работодателя или сдает отчетность в налоговую, доверенность нужна. Трудовой договор ее не заменяет, а форма подчиняется тем же правилам, что и для любого другого представителя. 

Форма произвольная, но есть реквизиты, без которых доверенность не примут:

1. Дата составления. Без нее документ ничтожен (п. 1 ст. 186 ГК). Место составления не обязательно, но желательно. 

2. Данные доверителя: ФИО ИП, ОГРНИП, ИНН, адрес регистрации. 

3. Данные представителя: ФИО, паспортные данные, адрес. 

4. Полномочия. Прописывайте их максимально конкретно, действие за действием: сдача отчетности, получение документов, подписание деклараций. Общей формулировки «представлять интересы во всех органах» может оказаться недостаточно. Банки, суды и налоговая нередко просят более детальный список. 

5. Срок действия доверенности. Если срок не указан, доверенность сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. 

6. Подпись ИП. 

7. Печать — при наличии. Хотя закон не обязывает ИП иметь печать, ее использование может упростить подтверждение полномочий представителя при взаимодействии с судами и отдельными контрагентами. 

Скачать бланк доверенности

По общему правилу представитель должен лично совершать действия, на которые его уполномочил предприниматель (п. 1 ст. 187 ГК).

Передоверить полномочия другому лицу можно, если такое право прямо предусмотрено доверенностью. Кроме того, передоверие допускается, если представитель вынужден сделать это в силу обстоятельств для охраны интересов доверителя и доверенность прямо не запрещает передоверие (п. 1 ст. 187 ГК).

Представитель, передавший полномочия другому лицу, обязан в разумный срок известить об этом предпринимателя и сообщить ему необходимые сведения о новом представителе. Если этого не сделать, он будет отвечать за действия лица, которому передал полномочия, как за свои собственные (п. 2 ст. 187 ГК).

Срок доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия исходной доверенности. Объем полномочий представителя по передоверию не может быть шире полномочий, указанных в основной доверенности (п. 4 ст. 187 ГК).

Отменить доверенность может только доверитель. Устного уведомления представителя недостаточно для третьих лиц. Правильный порядок:

• Уведомить представителя об отмене письменно. Форма не установлена законом, но нужно подтверждение получения. Это письмо с описью вложения и уведомлением о вручении, вручение лично под роспись или телеграмма (сейчас ее можно отправить только онлайн, через сайт или приложение Почты России, но с уведомлением о вручении и заверенной копией, как и раньше). Правовые последствия наступают только с момента, когда представитель реально получил извещение. Устные договоренности в споре не помогут.

• Если доверенность заверял нотариус, он сам вносит запись об отмене в реестр нотариальных действий на сайте Федеральной нотариальной палаты. Специальная электронная подпись доверителю для этого не нужна. Всю техническую часть берет на себя нотариус.

Если доверенность была в простой письменной форме, риски выше. Тот, с кем представитель заключает сделку, может не знать об отмене. Тогда сделка все равно сохранит силу для ИП, если контрагент действовал добросовестно.

Помимо личного уведомления каждого партнера, есть еще два способа снизить риск:

• Внести отмену в реестр распоряжений об отмене доверенностей — он работает с 29 декабря 2021 года. Сведения вносятся через личный кабинет на notariat.ru, вход — через подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Подписать распоряжение нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. Все партнеры считаются извещенными уже на следующий день.

• Опубликовать сведения об отмене в «Коммерсанте» — том же издании, где публикуют сведения о банкротстве. Подпись на заявлении придется нотариально заверить, а эффект наступит только через месяц после публикации.

Одни и те же промахи встречаются у ИП снова и снова. Разберем самые частые, чтобы вы их не допустили:

• Оформление бумажной доверенности для представления интересов в налоговых органах без соблюдения требований к форме доверенности. Это может привести к отказу в приеме документов.

• Отсутствие даты составления. Такая доверенность недействительна.

• Слишком общая формулировка полномочий. Например, фразы «представлять интересы во всех органах» может оказаться недостаточно для подписания отчетности, получения документов, распоряжения банковским счетом или совершения отдельных процессуальных действий.

• Не указаны специальные полномочия. Для некоторых действий общих формулировок недостаточно. Например, для подписания искового заявления, отказа от иска, заключения мирового соглашения или обжалования судебного акта могут потребоваться специально оговоренные полномочия представителя.

• Не прописано право на передоверие. В этом случае представитель, как правило, не сможет передать полномочия другому лицу, кроме случаев, когда это необходимо для защиты интересов доверителя (п. 1 ст. 187 ГК). 

Соберите документ по этому алгоритму — и вам не придется переделывать его после отказа в налоговой или банке: 

• Определите полномочия — уточните, какие конкретные действия будет совершать представитель (например, подписание договоров, представление интересов в налоговой, распоряжение счетом).

• Проверьте форму доверенности — уточните, требуется ли нотариальное удостоверение (например, для налоговой, регистрационных действий, передоверия).

• Укажите дату составления — без нее доверенность недействительна (п. 1 ст. 186 ГК).

• Укажите данные сторон. Доверитель (ИП): ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес. Представитель: ФИО, паспортные данные, адрес.

• Четко пропишите полномочия — избегайте общих формулировок (например, не «представлять интересы», а «подписывать договоры от имени ИП с такими-то контрагентами»). Для судов и госорганов уточните специальные полномочия (например, право на обжалование, подписание исков).

• Укажите срок действия — если не указан, доверенность действует 1 год (ст. 186 ГК). Вы вправе установить любой период (ограничение в 3 года больше не действует). Однако для разовых задач лучше указывать конкретные даты, чтобы не забыть отозвать документ. 

• Передоверие — если нужно, пропишите право на передоверие. Доверенность на передоверие должна быть нотариальной (ст. 187 ГК).

• Уточните требования организации — банки, налоговая или СФР могут иметь свои правила.

• Подпишите доверенность. Если нужно — удостоверьте у нотариуса. Если у ИП есть печать — поставьте ее (это упрощает признание доверенности в судах и некоторых госорганах).

• Сохраните копию — контролируйте срок действия и при необходимости отзывайте доверенность (уведомив представителя и третьих лиц).