Эксперт рассказала, что делать, если контрагент ликвидировался без закрывающих документов

Ликвидация контрагента до передачи актов, УПД или других закрывающих документов не означает автоматическую потерю расходов в налоговом учете. Компания может подтвердить реальность сделки другими документами, рассказала «Клерку» основатель и управляющий владелец «Центра защиты бизнеса», профессиональный бухгалтер и налоговый консультант Ирина Смирнова.

Ст. 252 НК РФ позволяет учитывать расходы на основании документов, которые косвенно подтверждают затраты. При этом договора и платежного поручения недостаточно: они подтверждают намерения сторон и оплату, но не объем фактически выполненных работ.

Если получить закрывающие документы от исполнителя уже невозможно, компания может оформить односторонний акт. Форму документа бизнес разрабатывает самостоятельно. Смирнова также рекомендует приложить бухгалтерскую справку с описанием ситуации и выписку из ЕГРЮЛ.

При этом значение имеет причина, по которой контрагент прекратил существование. Если ФНС принудительно исключила его из ЕГРЮЛ из-за недостоверных сведений, риски выше: инспекция может усомниться в реальности сделки, поэтому потребуется более серьезный комплект подтверждений.

При банкротстве документы об объемах и стоимости работ можно запросить у конкурсного управляющего, пока производство еще идет. После завершения банкротства и исключения компании из ЕГРЮЛ такой возможности уже не будет.

Сложнее ситуация с входным НДС. Ст. 171 и 172 НК РФ связывают право на вычет со счетом-фактурой, поэтому одностороннего акта для вычета НДС недостаточно.

Если сохранилась только скан-копия УПД, налоговая может отказать в вычете. Тогда компании придется отстаивать свою позицию, в том числе с учетом обстоятельств сделки и имеющихся доказательств.

Риски возникают и в ситуации, когда расходы уже отразили в учете до ликвидации исполнителя. При проверке ФНС может запросить оригиналы документов и при их отсутствии попытаться исключить затраты из налоговой базы.

Если это приведет к недоимке, штраф по ст. 122 НК РФ может составить 20% от неуплаченного налога, а при доказанном умысле — 40%.

Смирнова советует в такой ситуации самостоятельно проверить учет и при необходимости подать уточненную декларацию. Если сроки подачи декларации и уплаты налога уже прошли, для освобождения от штрафа при соблюдении условий ст. 81 НК РФ нужно сначала погасить недоимку и пени, а затем подать уточненку.