Компания оплатила личный штраф сотрудника: как бухгалтеру провести платеж

Когда сотрудник нарушил ПДД на служебном автомобиле, но постановление о штрафе вынесено на него как на физлицо, оплата штрафа компанией не становится ее собственным расходом. Об этом «Клерку» рассказала кандидат экономических наук, доцент Финансового университета при Правительстве РФ Оксана Мощенко.

Если предполагается, что сотрудник вернет деньги, платеж можно отразить проводкой Дт 73 Кт 51, а возврат работником — Дт 50 (51) Кт 73. В налоговые расходы сумму штрафа не включают.

При этом компания не обязана автоматически взыскивать деньги с сотрудника. Для возмещения ущерба необходимо провести проверку, установить его размер и причины возникновения и запросить у работника письменное объяснение.

Если работодатель решит полностью освободить сотрудника от возврата денег, ситуация меняется.

«Если компания окончательно освобождает сотрудника от возврата оплаченного за него личного штрафа, у работника появляется экономическая выгода. С учетом ст. 41 и 210 НК РФ такую сумму следует рассматривать как доход сотрудника и исчислить НДФЛ», — пояснила Мощенко.

По страховым взносам эксперт рекомендует осторожный подход — также начислить их, поскольку специального освобождения для оплаты работодателем личного штрафа сотрудника в ст. 422 НК РФ нет.

Для оформления операции бухгалтеру понадобятся постановление ГИБДД, платежный документ, материалы внутренней проверки и письменное объяснение сотрудника. Решение взыскать деньги или отказаться от взыскания следует оформить распорядительным документом работодателя.

Ранее эксперт Российского союза налогоплательщиков объяснил, что происходит с НДФЛ в другой ситуации — когда штраф назначен самой компании, а нарушение совершил ее сотрудник.