Сотрудник оплатил личные покупки корпоративной картой — как вернуть деньги и избежать доначислений

Личные покупки сотрудников по корпоративной карте не относятся к расходам организации. Как правильно оформить такие операции и взыскать деньги с работника, «Клерку» рассказали эксперты Финансового университета при Правительстве РФ.

Кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ Оксана Мощенко пояснила, что личные траты не соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ.

Если деньги были выданы под отчет, бухгалтер может использовать следующие проводки:

• Дт 71 Кт 55 (51) — списаны деньги с корпоративной карты;

• Дт 73-2 Кт 71 — задолженность перенесена на сотрудника;

• Дт 51 Кт 73-2 — работник вернул деньги компании.

Например, сотрудник потратил 15 тыс. рублей на личные покупки. Организация должна зафиксировать задолженность и потребовать возврата средств.

Доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ Елена Домбровская рекомендует сохранить банковскую выписку и чек, запросить письменное объяснение работника, проверить обстоятельства покупки и оформить результаты актом.

«Личная покупка с корпоративной карты — это задолженность сотрудника», — отметила эксперт.

Если работник отказывается давать объяснения, необходимо составить акт об отказе в соответствии со статьей 247 ТК РФ. Добровольный возврат денег, особенно в рассрочку, лучше закрепить письменным соглашением с указанием суммы и сроков.

Взыскать ущерб распоряжением работодателя без согласия сотрудника можно, если сумма не превышает его среднего месячного заработка, а распоряжение издано в течение месяца после окончательного установления размера ущерба. Такие условия предусмотрены статьей 248 ТК РФ.

При удержании задолженности из зарплаты действует ограничение: не более 20% каждой выплаты по статье 138 ТК РФ. Если сотрудник оспаривает взыскание, сумма превышает допустимый предел или работник уволился, может потребоваться обращение в суд.

Для отражения выявленного ущерба Домбровская также привела вариант учета через счет 94. Например, при личной покупке на 10 тыс. рублей проводки будут следующими:

• Дт 71 Кт 51 — 10 тыс. рублей списаны с карты;

• Дт 94 Кт 71 — выявлен ущерб;

• Дт 73-2 Кт 94 — ущерб отнесен на сотрудника;

• Дт 51 Кт 73-2 — деньги возвращены.

Если задолженность погашается удержанием из зарплаты, используется проводка Дт 70 Кт 73-2.

Отдельное внимание эксперты советуют уделить налоговым последствиям.

«Пока долг подлежит возврату, НДФЛ обычно не возникает. При прощении долга появляется облагаемый доход», — пояснила Мощенко.

При этом неподтвержденные и невозвращенные подотчетные суммы могут создать риск начисления страховых взносов.

Личные покупки нельзя включать в расходы по налогу на прибыль и принимать по ним НДС к вычету. Для подтверждения операции компании следует сохранить первичные документы, объяснения сотрудника, результаты проверки и документы о возврате задолженности.