Работодатель оплачивает такси сотрудникам — когда придется платить НДФЛ и взносы

Оплата такси для сотрудников не всегда считается доходом в натуральной форме. Налоговые последствия зависят от цели поездки, рассказал «Клерку» ведущий эксперт, финансовый директор ИПБ России Дмитрий Ермолаев.

Если работодатель оплачивает обычные поездки из дома в офис и обратно, у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Со стоимости такси необходимо удержать НДФЛ и, как правило, начислить страховые взносы.

Исключение возможно, если доставка необходима из-за особенностей рабочего графика. Например, сотрудник заканчивает ночную смену, когда общественный транспорт уже не ходит. При документальном подтверждении такой необходимости НДФЛ и взносы можно не начислять. Эту позицию Минфин изложил в письме от 22 декабря 2022 года № 03-04-07/125960.

Не возникает облагаемого дохода и при служебных поездках — на встречу с клиентом, в командировку или аэропорт, если их рабочая цель подтверждена документами.

При этом расходы на такси можно учесть при расчете налога на прибыль при соблюдении требований статей 252 и 270 НК РФ. В частности, доставка может быть связана с технологическими особенностями производства или предусмотрена трудовым либо коллективным договором как часть оплаты труда.

Однако само включение оплаты такси в коллективный договор не гарантирует признания расходов.

Чтобы избежать претензий налоговой, эксперт рекомендует сохранять договоры с перевозчиками, чеки, маршруты поездок и графики смен. Для ночного развоза также важно подтвердить отсутствие общественного транспорта в необходимое время.