Работодателям объяснили, когда за такси для сотрудников не нужно платить НДФЛ и взносы

Работодатель может оплатить сотруднику такси после ночной смены без начисления НДФЛ и страховых взносов. Для этого необходимо подтвердить производственную необходимость поездки, отсутствие общественного транспорта и факт оплаты услуг непосредственно перевозчику. Об этом «Клерку» рассказала кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ Елена Домбровская.

«Оплата такси до дома не всегда означает доход сотрудника. Главный вопрос — компания обеспечивает необходимую доставку после работы или оплачивает личный комфорт человека», — пояснила эксперт.

Такую позицию Минфин изложил в письме от 22.12.2022 № 03-04-07/125960.

Например, если смена заканчивается в 01:00, а последний автобус уходит в 23:30, работодатель может заказать такси через корпоративный сервис. При этом необходимо сохранить реестр поездок и подтверждение расписания общественного транспорта.

Одного указания на переработку недостаточно. Компания должна документально подтвердить, почему сотрудник задержался на работе и почему ему потребовалась доставка за счет работодателя.

Если же рабочий день закончился в 18:00, общественный транспорт доступен, а такси предоставлено как дополнительная привилегия, стоимость поездки становится облагаемым доходом сотрудника.

«Оплата вызова такси после корпоратива и освобождение работника от НДФЛ особенно рискованно. То, что праздник закончился после полуночи, само по себе не превращает развоз гостей в производственную необходимость», — предупредила Домбровская.

Например, при стоимости личной поездки 1 000 рублей и ставке НДФЛ 13% работодатель должен удержать 130 рублей из ближайшей денежной выплаты сотруднику. При общем тарифе страховых взносов 30% в пределах единой предельной базы дополнительно потребуется начислить 300 рублей за счет компании. Взносы на травматизм рассчитываются отдельно.

Эксперт также обратила внимание на разницу между прямой оплатой перевозчику и возмещением расходов сотруднику. Разъяснение Минфина о необлагаемой доставке после ночной смены касается именно платежей транспортной организации. Автоматически применять его к компенсациям работникам нельзя.

Для учета расходов на такси при расчете налога на прибыль действуют отдельные условия. По п. 26 ст. 270 НК РФ затраты на доставку могут учитываться, если она обусловлена технологическими особенностями производства либо предусмотрена трудовым или коллективным договором. Расходы также должны быть обоснованы и документально подтверждены по ст. 252 НК РФ.

Чтобы снизить налоговые риски, работодателю следует сохранять положение о доставке сотрудников, графики смен, документы о переработках, договор с перевозчиком, чеки или акты, а также реестр поездок с датами, маршрутами и пассажирами.

При этом признание расходов на такси для налога на прибыль само по себе не освобождает стоимость поездки от НДФЛ и страховых взносов.