Как правильно выдать суточные и пересчитать валюту при загранкомандировке: разбор от эксперта

Работника направили в командировку в Италию. 08.11.2026 он едет в Минводы, 09.11.2026 вылетает.

Как правильно оформить командировку и суточные, как принять к расходам оплату гостиницы в Италии – разъяснила эксперт сервиса «Клерк.Консультации».

Главный документ — приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Там пишут ФИО и должность сотрудника, место и сроки поездки, цель служебного задания. 

Ирина Лапшина Эксперт

«Дополнительно рекомендую издать внутреннее распоряжение (например, в виде распоряжения), где прописать нюансы подготовки: обязать сотрудника заранее оформить загранпаспорт (если нужно), проверить отсутствие задолженностей, а также поручить бухгалтерии составить предварительную смету расходов для выдачи аванса.»

Размер суточных устанавливает работодатель и закрепляет его в локальном нормативном акте (например, в положении о командировках или отдельном приказе). Закон не устанавливает жестких лимитов для коммерческих организаций, можно утвердить любую сумму. Но есть необлагаемые лимиты: для загранкомандировок — 2 500 рублей в день. Если в компании утверждены суточные выше этого порога, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая выходные, а также за дни в пути (включая день отъезда и приезда). День выезда из РФ оплачивается по норме для загранкомандировки, день возвращения в Россию — по норме для поездок по РФ. Если сотрудник пересекает границу несколько раз, суточные за день пересечения оплачиваются по норме той страны, в которую он направляется. 

Чтобы принять расходы на гостиницу к учету, сотруднику нужно сохранить подтверждающие документы:

• кассовый чек или бланк строгой отчетности (квитанция) от гостиницы;

• выписка из банка, если оплата прошла через терминал или онлайн-сервис.

После того как сотрудник предоставит подтверждающие документы, бухгалтер включает их в авансовый отчет. В отчете указываются:

• сумма расходов в иностранной валюте (согласно счету гостиницы);

• курс и дата пересчета в рубли (если требуется);

• реквизиты документов.

Пересчет в рубли производится по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник сам приобрел валюту для оплаты гостиницы, принимают сумму к возмещению по фактическому курсу конвертации, который он подтвердил документами банка (например, справкой о покупке валюты). Это соответствует статье 168 ТК.

Если документального подтверждения курса конвертации нет (например, сотрудник менял валюту через банкомат без чека), пересчет суммы в рубли производится по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. 

На вопрос ответила эксперт консультаций «Клерка» Ирина Лапшина.