Добрый день! Для подтверждения расхода на покупку авиабилета и для подтверждения перелета вернувшийся из командировки сотрудник предоставил авансовый отчёт, и к нему приложил не бумажные, а электронный посадочный талон и электронный билет. Можем ли мы принять в расходы по бухгалтерскому и налоговому учете такие операции на основании таких электронных документов?

Question

Accepted Answer

Приветствуем вас!

Да, такие расходы можно принять.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в частности по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно (принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль), организация вправе принять к вычету на основании п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

В данном случае основанием для принятия к вычету НДС по воздушной перевозке работника, оформленной электронным авиабилетом, является маршрут/квитанция электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе, с выделенной в нем отдельной строкой суммой НДС (Письмо Минфина России от 28.05.2018 N 03-07-07/36077).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно (п. 1 ст. 217 НК РФ).

При оформлении авиабилета в электронном виде документальным подтверждением расходов на проезд может являться распечатка маршрут/квитанций электронного пассажирского билета, посадочный талон (подтверждающий оказание услуг по авиаперевозке), а также выписка банка, подтверждающая оплату авиабилетов.

Страховые взносы

Оплата расходов работника на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденных маршрут/квитанциями электронных пассажирских билетов, посадочными талонами, а также выпиской банка об оплате авиабилетов, не подлежит обложению страховыми взносами на основании п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные со служебной командировкой, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (в данном случае как управленческие расходы) в периоде утверждения руководителем организации авансового отчета (п. п. 5, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До момента утверждения авансового отчета денежные средства для оплаты командировочных расходов, выданные работнику под отчет, рассматриваются для целей бухгалтерского учета как выданный аванс и учитываются в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Документально подтвержденные командировочные расходы, в том числе расходы на проезд, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Организации следует обосновать потребление услуги перевозки.

По разъяснениям Минфина России, в случае оформления авиабилета в электронной форме в качестве подтверждающих расходы документов необходимы (Письмо от 28.02.2019 N 03-03-05/12957):

- маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон с реквизитами, подтверждающими факт потребления работником услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. Если он отсутствует, подтвердить полет может выданная авиаперевозчиком или его представителем справка с необходимой информацией.

Если невозможно представить ни один из перечисленных документов, потребление услуги перевозки можно обосновать любыми другими документами, прямо или косвенно подтверждающими факт использования авиабилетов. Аналогичный вывод следует из Письма Минфина России от 23.06.2022 N 03-03-07/59928.

Электронный посадочный талон и электронный авиабилет для отчета командированного сотрудника

Эта и еще 25 052 консультации от экспертов на различные темы доступны по подписке