какие нужны документы, чтобы компенсировать иногороднему сотруднику аренду жилья, не платить при этом НДФЛ и страховые взносы

Здравствуйте.

Что бы не начислять страховые взносы и не удерживать НДФЛ с иногороднего сотрудника, предприятию нужно заключить договор аренды жилого помещения непосредственно между самой организацией и арендодателем (ИП или самозанятый (не работник самого предприятия – запрещено НК), что бы не удерживать НДФЛ с арендодателя). Оплату также необходимо производить с расчетного счета предприятия. Обоснование аренды квартиры – для производственно-хозяйственных нужд организации: приезжают часто командированные сотрудники партнеров по бизнесу, проведение деловых встреч и переговоров и т.д. (правомерность учета в целях налогообложения прибыли расходов на аренду жилого помещения с большой вероятностью придется отстаивать в судебном порядке).  

В противном случае…..

Налогообложение компенсации иногороднему работнику стоимости найма жилья

Трудовое законодательство не устанавливает для работодателя обязанности компенсировать работникам стоимость найма жилья в случаях, если расходы по найму жилого помещения произведены не в период служебной командировки (ст. 168 ТК РФ) и не в связаны с условиями работы, указанными в ст. 168.1 ТК РФ (в пути, в полевых условиях).

Однако организация может заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, например, с иногородним сотрудником о компенсации ему расходов по найму жилья, и выплачивать ее на основании представленных работником договора найма и расписки наймодателя в получении суммы оплаты.

НДФЛ

В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Исчерпывающий перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), приведен в ст. 217 НК РФ. Доход в виде компенсации стоимости найма жилья иногородним специалистам в данном перечне отсутствует.

Вместе с тем, в соответствии п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 - п. 3 ст. 217 НК РФ) не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением расходов на оплату коммунальных услуг (включая услуги по обращению с твердыми коммунальными отходами), расходов на оплату жилых помещений, предоставляемых во временное пользование, топлива (а также соответствующие доходы, полученные в натуральной форме) (абзац четвертый п. 1 ст. 217 НК РФ), а также с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат.

Первый из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации согласно ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ: под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Минфин России считает, что такие выплаты не входят в систему оплаты труда (письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

По мнению Верховного Суда РФ, определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ (п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утвержден Президиумом ВС РФ 21.10.2015), далее - Обзор ВС РФ).

Поскольку компенсационные выплаты на наем жилья, как правило, связаны с переездом работника в другую местность для выполнения трудовых обязанностей, логично было бы относить их к возмещению расходов при переезде на работу в другую местность (ст. 169 ТК РФ).

В соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения), а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Порядок и размеры возмещения таких расходов сотрудникам работодателя, который не является государственным или муниципальным учреждением, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора (ч. 4 ст. 169 ТК РФ).

Специалисты Минфина России, а также налоговых органов неоднократно разъясняли, что суммы возмещения организацией расходов по найму жилья работников, переехавших на работу в другую местность, не подпадают под действие п. 1 ст. 217 НК РФ, поскольку этой нормой предусмотрено освобождение от НДФЛ сумм возмещения расходов только по переезду. Соответственно, суммы возмещения организацией расходов работника по найму жилья подлежат обложению НДФЛ в общем порядке (см. письма Минфина России от 07.07.2022 N 03-04-06/65366, от 02.11.2021 N 03-04-06/88846, от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 30.08.2019 N 03-11-11/66828, от 12.02.2019 N 03-04-06/8405, от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, от 24.05.2018 N 03-04-06/35176, от 13.02.2018 N 03-04-06/8731, от 23.01.2018 N 03-04-06/3201 и др., ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@, от 26.02.2018 N ГД-4-11/3746@).

Однако в судебной практике можно найти иную точку зрения: расходы по обустройству на новом месте жительства могут включать в себя и расходы на проживание работника, в том числе в течение всего периода работы (см. определение СК по гражданским делам Седьмого КСОЮ от 05.10.2021 N 8Г-14672/2021, апелляционное определение СК по административным делам Верховного Суда Республики Татарстан от 09.07.2015 N 33-8860/2015, постановления АС Поволжского округа от 03.05.2015 N Ф06-23993/15, АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 N Ф02-4189/13, ФАС Поволжского округа от 15.11.2011 N Ф06-9891/11, ФАС Московского округа от 21.03.2011 N Ф05-1300/2011).

В ряде случаев (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 N Ф02-4189/13, Четвертого ААС от 03.07.2013 N 04АП-2233/13) одним из условий освобождения суммы такой компенсации от налогообложения признавалось наличие положений о ее выплате работодателем в трудовом договоре, заключенном с работником (на основании п. 3 постановления СМ СССР от 15.07.1981 N 677 "О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность").

Кроме того, при решении вопроса об обложении НДФЛ суммы компенсации расходов по найму жилья необходимо принимать во внимание и положения п. 1 ст. 41 НК РФ, то есть наличие экономической выгоды у налогоплательщика (работника), а также наличие признака удовлетворения именно его личных потребностей (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

В соответствии с правовой позицией, сформулированной в п. 3 Обзора ВС РФ, при решении вопроса о возникновении у работника налогооблагаемого дохода в случае оплаты за него работодателем стоимости аренды жилья необходимо учитывать направленность таких затрат на удовлетворение личных потребностей физического лица либо на достижение целей, преследуемых работодателем для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п.

Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого НДФЛ.

В случаях, когда затраты на аренду жилья для работников производятся работодателем прежде всего в своих интересах (в частности, в связи с открытием филиала, расположенного в другом городе, необходимостью привлечения к труду в филиале иногородних работников, имеющих особый опыт и квалификацию и которые в отсутствие такой необходимости самостоятельно не изменили бы место жительства или пребывания), это свидетельствует об отсутствии преобладающего интереса физических лиц и, соответственно, об отсутствии личного дохода, подлежащего налогообложению на основании подпунктов 1-2 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Приведенный правовой подход при определенных обстоятельствах может быть применим и в ситуациях, когда работник сам является нанимателем жилого помещения.

В письме ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ чиновники согласились, что суммы возмещения организацией иногородним работникам расходов по найму жилого помещения, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом, не облагаются НДФЛ. При подготовке разъяснений была учтена правовая позиция, сформулированная в п. 3 Обзора ВС РФ.

Вместе с тем, в письмах Минфина России от 04.04.2022 N 03-04-05/27829, от 02.11.2021 N 03-04-06/88846, от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 27.07.2018 N 03-04-05/53108 отмечается, что доходы в виде сумм возмещения расходов сотрудников организации на оплату аренды жилых помещений освобождаются от налогообложения НДФЛ только в случае, если законодательством предусмотрена компенсация расходов на оплату жилых помещений за счет бюджетных средств, а также определены порядок и условия выплаты такой компенсации. Иных положений, предусматривающих освобождение от НДФЛ сумм возмещения организацией своим работникам расходов по найму жилого помещения, ст. 217 НК РФ не содержит.

Страховые взносы

В статье 422 НК РФ определен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (за исключением отдельных видов выплат) (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом суммы возмещения расходов работников по найму жилого помещения в ст. 422 НК РФ не поименованы.

По мнению ФНС России, изложенному в п. 2 письма от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@, вне зависимости от основания принятия на работу иногороднего работника (на общих основаниях или в порядке переезда работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность) суммы возмещения такому работнику расходов по найму жилого помещения подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Аргументы приведены такие:

- ст. 169 ТК РФ не предусмотрены компенсационные выплаты в виде сумм возмещения затрат иногороднего сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, по найму жилого помещения;

- суммы возмещения расходов работников по найму жилого помещения в ст. 422 НК РФ не поименованы.

Аналогичной точки зрения придерживаются и специалисты Минфина России в письмах от 07.07.2022 N 03-04-06/65366, от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 06.03.2019 N 03-15-07/14672, от 25.04.2018 N 03-15-05/28168, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823, от 23.11.2017 N 03-03-06/1/77516, от 03.11.2017 N 03-04-06/72579.

Поэтому не начисляя страховые взносы на стоимость компенсации оплаты жилья, следует учитывать риск возникновения спора с налоговым органом и СФР (в части взносов от НСиПЗ).

Верховный Суд РФ в определении от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713 указал, что суммы компенсации расходов по найму жилья генеральному директору общества и членам его семьи, предусмотренные локальным актом организации, не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Спорные компенсационные выплаты носят социальный характер и, несмотря на то, что они произведены в связи с наличием трудовых отношений, они не обладают признаками заработной платы в смысле ст. 129 ТК РФ, поскольку не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим работником самой работы. Эти выплаты произведены не в рамках трудовых отношений. Факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками сам по себе не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда.

В отношении взносов от НС и ПЗ обратите внимание на постановление АС Центрального округа от 12.02.2021 N А83-12237/2019. Работодатель компенсировал сотрудникам затраты по найму жилого помещения в связи с их переездом на работу в другую местность. Фонд при проверке доначислил взносы "на травматизм" с суммы этих компенсаций, ссылаясь на письмо Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153. Но судьи трех инстанций, включая окружной суд Центрального округа, во-первых, указали, что такие выплаты носят социальный характер, не являются вознаграждением за труд и не относятся к стимулирующим выплатам, а потому освобождаются от взносов. Во-вторых, напомнили, что направленные налогоплательщикам письменные разъяснения финансового ведомства имеют информационно-разъяснительный характер и не являются правовым актом, на который следовало бы опираться при принятии решения (см. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 28.07.2023 N Ф04-2997/23, от 27.03.2023 N Ф04-926/23, АС Поволжского округа от 14.09.2021 N Ф06-8166/21).

Налог на прибыль

По мнению Минфина, а также налоговых органов компенсацию расходов работника по найму жилого помещения нельзя учитывать для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Данные выплаты могут осуществляться только в качестве оплаты труда в натуральной форме, предусмотренной системой оплаты труда в организации (см. письма Минфина России от 16.08.2023 N 03-03-06/2/77305, от 07.07.2022 N 03-04-06/65366, от 18.02.2022 N 03-03-06/1/11643, от 09.04.2021 N 03-03-06/1/26543, от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 13.02.2018 N 03-04-06/8731, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823, от 03.11.2017 N 03-04-06/72579, ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@, от 26.02.2018 N ГД-4-11/3746@).

Согласно ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления в денежной или натуральной форме в пользу работников, если такие начисления предусмотрены законодательством РФ, трудовыми договорами (контрактами, коллективным договором). Перечень предусмотренных трудовым (коллективным) договором расходов, учитываемых на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, является открытым (см. письмо Минфина России от 17.12.2015 N 03-03-06/4/74236, постановление ФАС Центрального округа от 29.09.2010 по делу N А23-5464/2009А-14-233).

Таким образом, если расходы работодателя на аренду жилья для иногородних сотрудников являются формой оплаты труда и условием трудового договора, то они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов, как заработная плата, выраженная в натуральной форме (см. письма Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 23.11.2017 N 03-03-06/1/77516, от 14.09.2016 N 03-04-06/53726, от 17.07.2015 N 03-08-05/41253, от 19.05.2015 N 03-03-06/28809).

Учтите, что, по мнению контролирующих органов (со ссылкой на ст. 131 ТК РФ), оплата труда, произведенная в не денежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (см. письма Минфина России от 27.05.2016 N 03-03-07/30694, от 22.10.2013 N 03-04-06/44206, от 30.09.2013 N 03-03-06/1/40369, от 18.05.2012 N 03-03-06/1/255 и др., УФНС России по г. Москве от 30.07.2010 N 16-15/080276@, от 24.03.2009 N 16-15/026382). Отражение в налоговых расходах затрат на аренду жилья в части превышения 20% указанной суммы может привести к спорам с налоговыми органами.

Однако суды указывают, что ст. 131 ТК РФ не регулирует налоговые правоотношения и не устанавливает применительно к ним какие-либо ограничения. Затраты на проживание не аналогичны расходам, перечисленным в п. 29 ст. 270 НК РФ в качестве не учитываемых для целей налога на прибыль. Компания несет данные расходы для обеспечения исполнения работниками своих трудовых обязанностей, а не удовлетворения их личных потребностей в жилье. Поэтому затраты могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли без ограничения (см. постановления АС Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/15, от 10.07.2012 N Ф05-6448/12, ФАС Центрального округа от 29.09.2010 по делу N А23-5464/2009А-14-233).

а налог при усно?

Добрый день

Список расходов при УСН закрыт, он указан в статье 346.16 НК РФ. Поэтому, если компенсация не является частью оплаты труда, принять в расходы вы её не можете.