КЭДООрганизация перешла на КЭДО, как сдавать кадровые документы в госархив? В бумажном варианте документов нет

Здравствуйте!

Для безопасной работы с электронным архивом, учитываются требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Эти требования предусматривают:

-хранить все документы и электронные базы только на территории России и -уничтожать по истечении срока хранения;

-принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;

-хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные).

Приказом Росархива от 31.07.2023 №77 утверждены правила хранения и передачи электронных документов.

Согласно этому документу электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.

При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:

1. Файл основной части электронного документа В формате PDF/A

2. Файл описания с метаданными о документе

3. Сведения о режиме доступа

4.Результат проверки электронной подписи

5.Объем файлов

6. Наименования файлов, даты и время их последнего изменения, форматы

7.Срок хранения

8. Файлы электронной подписи (подписей) при наличии и другие данные..