КЭДООрганизация перешла на КЭДО, как сдавать кадровые документы в госархив? В бумажном варианте документов нет
Эта и еще 5 566 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Здравствуйте!
Для безопасной работы с электронным архивом, учитываются требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Эти требования предусматривают:
-хранить все документы и электронные базы только на территории России и -уничтожать по истечении срока хранения;
-принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
-хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные).
Приказом Росархива от 31.07.2023 №77 утверждены правила хранения и передачи электронных документов.
Согласно этому документу электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.
При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:
1. Файл основной части электронного документа В формате PDF/A
2. Файл описания с метаданными о документе
3. Сведения о режиме доступа
4.Результат проверки электронной подписи
5.Объем файлов
6. Наименования файлов, даты и время их последнего изменения, форматы
7.Срок хранения
8. Файлы электронной подписи (подписей) при наличии и другие данные..