Добрый день!
При переводе сотрудника на дистанционный формат работы, подскажите, пожалуйста, каким образом осуществляется обмен документами с сотрудником (в т.ч. личные документы сотрудника, а также для ознакомления, подписания, изменения, расторжения трудового договора, дополнительных соглашений к трудовому договору, приказами Работодателя, и иными документами, относящимися к трудовым отношениям) без применения ЭЦП?
Нужны обоснования со ссылками на законодательство. Благодарю заранее.

Question

Добрый день!

При переводе сотрудника на дистанционный формат работы, подскажите, пожалуйста, каким образом осуществляется обмен документами с сотрудником (в т.ч. личные документы сотрудника, а также для ознакомления, подписания, изменения, расторжения трудового договора, дополнительных соглашений к трудовому договору, приказами Работодателя, и иными документами, относящимися к трудовым отношениям) без применения ЭЦП?
Нужны обоснования со ссылками на законодательство. Благодарю заранее.

Accepted Answer

Здравствуйте!

Статья 312.3. Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя

"При осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя в иной форме (часть вторая настоящей статьи) подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору."

Есть три способа, как подписывать кадровые документы с дистанционными работниками.

Первый способ.

Обменивайтесь электронными документами. Сделать это можно, только если у работодателя и самого сотрудника есть электронная цифровая подпись. Если подписи есть, то работодатель может по электронной почте направлять сотруднику все кадровые документы: приказы, уведомления, локальные акты и другие документы. Сотрудник также вправе направлять все документы работодателю по электронной почте, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, заявления, объяснительные и т. д. При таком способе можно точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Второй способ.

Обменивайтесь документами по почте. Если используете этот способ, то отправляйте оригиналы всех кадровых документов сотруднику почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Сотрудник будет их подписывать и отправлять оригиналы обратно также почтой. Если сотрудник сам хочет подать заявление работодателю, например, на отпуск или на увольнение, то он отправляет оригиналы почтой. При таком способе возникает риск нарушить сроки, чтобы ознакомить сотрудника с документами.

Третий способ.

Приезжайте в офис. Если электронной подписи у сотрудника нет, а отправить документы почтой нет возможности, то договаривайтесь с сотрудником, чтобы он приехал в офис. При таком способе кадровый работник сразу проверит документы сотрудника, ознакомит его с локальными актами, подпишет приказы, примет заявление у сотрудника на отпуск или увольнение, а также выдаст трудовую книжку на руки при увольнении.

Обмен документами с дистанционным сотрудниками

Эта и еще 24 113 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке