Организация ежемесячно делает рассылку расчетных листков на личную почту сотрудников.
Вопрос: это не нарушает требования законодательства?

Question

Организация ежемесячно делает рассылку расчетных листков на личную почту сотрудников.

Вопрос: это не нарушает требования законодательства?

Accepted Answer

Рассылка расчётных листков на электронную почту сотрудников возможна только при соблюдении строгих требований законодательства. Основные условия и ограничения:

Ключевые требования

Наличие кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Согласно ст. 22.1–22.3 ТК РФ, рассылка расчётных листков в электронном виде допустима только при внедрении КЭДО в организации. Это обязательное условие, даже если сотрудники дали согласие на электронную рассылку.

Документальное оформление:

Порядок рассылки должен быть закреплён в локальных нормативных актах(например, в положении об оплате труда или коллективном договоре).
Сотрудники обязаны дать письменное согласие на обработку персональных данных и получение документов по email.

Ограничения

Без КЭДО рассылка запрещена даже при наличии согласия сотрудников. Роструд и Минтруд считают такие действия нарушением ст. 136 ТК РФ. На этот вопрос инспекторы Роструда дали разъяснение на «Онлайнинспекция»
Не допускается использование мессенджеров или других неофициальных каналов для передачи расчётных листков.

Альтернативные варианты

При отсутствии КЭДО расчётные листки выдаются исключительно на бумаге под подпись сотрудника.
Для дистанционных работников допускается электронный обмен документами в рамках ст. 312.1 ТК РФ.

Риски для работодателя

Нарушение порядка выдачи расчётных листков влечёт штрафы до 50 000 руб. для организаций и до 5 000 руб. для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Итог

Рассылка расчётных листков на электронную почту возможна только при внедрении КЭДО с соблюдением всех формальностей. В противном случае работодатель обязан выдавать документы в бумажном виде.

Расчетные листки рассылка

Эта и еще 23 979 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке