Проведение исходящих платежей в компании — рутинная работа финансового департамента. Просьбы оплатить счет могут поступать по почте, в корпоративных мессенджерах, по телефону и другим каналам. Одни сотрудники просят провести платеж срочно, другие — сделать платежное поручение. С помощью BPM-системы можно организовать и автоматизировать работу по исходящим платежам, сделав этот процесс понятным и прозрачным для всех сотрудников компании.
Работа с платежами включает несколько этапов. От создания и согласования заявок на оплату до распределения и проведения платежей. BPM-система ELMA (англ. BPMS, Business Process Management System) помогает выстроить эти этапы и предоставляет удобные инструменты контроля всех исходящих платежей.
- Создайте единую точку входа для всех заявок на оплату. Сотрудники четко знают, какие действия им необходимо выполнить, чтобы компания оплатила счет. Без лишних вопросов к бухгалтерии, они создают заявки на оплату в ELMA. По факту согласования и проведения оплаты сотрудникам автоматически придут оповещения.
- Управляйте платежами сразу по нескольким организациям-плательщикам одновременно. При чем маршруты согласования заявок на оплату для разных организаций могут различаться. В зависимости от того, какое юрлицо в качестве плательщика сотрудник указал в заявке, система сама определит нужный маршрут и отправит заявку на согласование.
- Ведите единый платежный календарь компании, в котором отображаются все согласованные заявки на оплату. С помощью этого инструмента можно:
- Быстро распределять заявки по датам оплаты.
- Просматривать календарную сетку с данными о суммах платежей и способах оплаты.
- Менять параметры уже распределенных платежей.
- Используйте готовые реестры платежей, которые система формирует по шаблону. В системе можно быстро сформировать реестр на основании платежей, распределенных на конкретную дату оплаты. Реестр можно отправить на согласование владельцу бюджета в системе, а также распечатать документ с реестром, если это требуется.
- Автоматически оповещайте сотрудников о статусах согласования и проведения платежей. Больше не нужно отвечать на бесконечные вопросы по счетам и срокам их оплаты. Когда платеж будет произведен, все авторы заявок на оплату по платежам из данного реестра получат уведомления в системе. Владелец бюджета также оповещается о проведении оплаты по реестру.
Благодаря автоматизации работы с платежами в BPM-системе компании могут оптимизировать процесс согласования заявок на оплату от сотрудников, а также организовать и контролировать проведение всех исходящих платежей.