Подотчетные деньги и траты с корпоративной карты — «красная тряпка» для ФНС

Выдавать деньги под отчет или оплачивать некоторые закупки для бизнеса с корпоративной карты в наше время обычная практика для любой компании.

И многие владельцы бизнеса даже не задумываются о том, что злоупотребление или нарушение правил работы с подотчетными суммами может привести к серьезным проблемам с ФНС и крупным доначислениям налогов.

Руководитель или сотрудники организации постоянно получают деньги под отчет, не отчитавшись по предыдущим суммам.

А в какой срок нужно отчитываться по подотчетным суммам? Что по этому поводу говорит наше законодательство?

Ничего.

Но это вовсе не значит, что можно вот так вот бесконтрольно брать деньги под отчет и не возвращать.

Подотчетные суммы выдаются либо на основании приказа руководителя организации, либо по заявлению работника.

И в первом и во втором случаях в документе должны быть указаны:

- сумма, которая выдается под отчет;

- цель расхода;

- срок возврата остатка подотчетной суммы.

После получения подотчетной суммы работник должен отчитаться — предоставить авансовый отчет по форме АО-1 и приложить у нему документы, подтверждающие произведенные расходы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ, билеты и документы об оплате проживания в случае командировки.

Руководитель или сотрудники организации получают под отчет крупные суммы денег на длительный срок, затем возвращают их как неизрасходованные и через некоторое время берут снова.

Вроде — ну что такого? Есть приказы/заявления на выдачу денежных средств, где прописаны сроки возврата.

Получил сотрудник деньги, не израсходовал и вернул.

Но ФНС вполне может классифицировать такой круговорот денег как выдачу беспроцентного займа и начислить материальную выгоду от экономии на процентах в виде НДФЛ.

Документы, приложенные к авансовым отчетам, не подтверждают расходы в интересах компании.

Это вообще как и про что?

Какие расходы по мнению ФНС не являются расходами в интересах компании и не могут уменьшать налог на прибыль или налог УСН «Доходы минус расходы»?

Вот краткий перечень:

- личные расходы подотчетных лиц: питание, развлечения, покупки для собственных нужд;

- расходы в интересах побочного бизнеса, не связанного с деятельностью компании;

- расходы, подтвержденные документами, оформление которых не соответствует требованиям законодательства.

Все вышеперечисленные ситуации являются объектом повышенного внимания со стороны ФНС.

И если в ситуации №2 мы можем получить только доначисление НДФЛ, то в ситуациях №1 и №3 помимо НДФЛ мы получим доначисление страховых взносов и штрафов за несвоевременную уплату налога.