Учет расходов

Чай, кофе: посчитаем?

Многих сегодня интересует, можно ли учитывать в качестве расходов на оплату труда приобретение чая, кофе, печенья для сотрудников, получится ли аналогичные расходы для клиентов учитывать в составе представительских расходов. Ответ на эти вопросы зависит от нескольких факторов, например, от того, ведется ли в компании персонифицированный учет.
Чай, кофе: посчитаем?

Угощение для сотрудников

Затраты на угощение сотрудников можно учесть в расходах на оплату труда, если ведется персонифицированный учет. Здесь допускается два варианта: НДС принимается к вычету в момент передачи угощения работникам, либо налог включается в состав имущества.

Для приобретения напитков и угощения издается соответствующий приказ с указанием суммы и сроков перечня подотчетных лиц (см. п. 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У) или уполномоченный на это сотрудник пишет служебную записку. Такой порядок приемлем как при разовых, так и при регулярных закупках.

Регулярные закупки угощения и напитков можно отразить в тексте колдоговора, других локальных нормативных актах или в трудовом договоре (см. ст. 40 ТК РФ). Если тот или иной сотрудник отказывается от угощения, работодатель не обязан компенсировать стоимость соответствующих продуктов деньгами.

Если товары, предназначенные для употребления работниками, приобретаются подотчетным лицом, необходимо оформить такие документы, как:

— служебная записка либо заявление на выдачу денег под отчет, когда такой документ является обязательным в компании;

— доверенность на ответственное лицо;

— авансовый отчет с приложением первичных документов, а также кассовых чеков.

Сделка по приобретению товара оформляется договором купли-продажи или поставки и использованием безналичных расчетов.

Документальным подтверждением факта сделки для сторон служит товарная накладная по форме № ТОРГ-12 или УПД. Счет-фактура потребуется, когда сделка облагается НДС.

Оприходовать чай и кофе на склад потребуется, когда учетной политикой не предусмотрено списание запасов сразу в расходы отчетного периода (см. п. 2 ФСБУ 5/2019). Поступление оформляется приходным ордером по унифицированной форме М-4, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а, или применяется своя разработка.

При выдаче со склада оформляется требование-накладная. Применяется унифицированная форма М-11 (см. указания, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а) или применяется своя разработка, содержащая обязательные реквизиты (см. п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 8 ФСБУ 27/2020).

Чай, кофе и НДС

В компании ведется персональный учет.

Нужно помнить о том, что право на вычет любого приобретенного имущества существует только при использовании его в деятельности, которая облагается НДС (см. п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). А путем систематического толкования подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ можно доказать, что объект налогообложения возникает исключительно при передаче товаров, работ, услуг конкретному лицу. Если переход права собственности установлению не поддается, то объект обложения НДС отсутствует, так же, как и право на вычет налога с суммы приобретения.

Если напитки и закуски подаются по принципу шведского стола, входящий НДС к вычету принимать нельзя, его можно лишь учесть в стоимости чая, кофе и прочего печенья.

Обратите внимание, в отличие от питьевой воды и канцелярских товаров чай, кофе и печенье компания выдает сотрудникам в качестве бонуса. Цель при этом не обеспечение нормальных условий труда, а поддержание имиджа компании.

Если по каждому работнику ведется индивидуальный учет, налог к вычету можно принять при условии, что будет начислен НДС к уплате (см. письма Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421, от 04.03.2019 № СД-4-3/381, п. 12 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

В компании персональный учет не ведется.

Для безвозмездной передачи продуктов потребуется начислить НДС.

Повторим то, о чем говорилось выше: объект налогообложения возникает исключительно при передаче товаров, работ, услуг конкретному лицу. Если переход права собственности установлению не поддается, то объект обложения НДС отсутствует, так же, как и право на вычет налога с суммы приобретения.

Если напитки и закуски подаются по принципу шведского стола, входящий НДС к вычету принимать нельзя, его можно лишь учесть в стоимости чая, кофе и прочего печенья.

Когда персональный учет отсутствует, оснований для начисления НДС нет, отсутствуют также условия для принятия к вычету входного НДС, поскольку имущество используется в не облагаемых НДС операциях (см. письма Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421, от 25.08.2016 № 03-07-11/49599, п. 12 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Чай, кофе и налог на прибыль

Имеется два варианта учета расходов.

Чай/кофе в расходах на оплату труда.

Порядок учета соответствует учету бесплатного питания, предоставленного работодателем по своей воле. Затраты можно учитывать в составе расходов на оплату труда, однако при этом необходимо выполнить следующие условия:

— ведется персучет по каждому работнику;

— порядок предоставления бесплатного чая и кофе закреплен в трудовом договоре и/или в колдоговоре.

Таковы требования п. 25 ст. 255 и п. 25 ст. 270 НК РФ, которые подтверждаются письмами Минфина от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500, от 23.07.2018 № 03-03-07/51494.

Если эти условия не выполняются и бесплатное питание не предусмотрено законодательством, налоговики посчитают расходы необоснованными (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 22.03.2018 № Ф06-30828/2018).

Чай/кофе передаются безвозмездно.

Работникам можно передавать их без ограничения по стоимости (см. ст. 575 ГК РФ). А вот учесть расходы по налогу на прибыль не удастся (см. п. 16 ст. 270 НК РФ).

Персучет при этом не требуется, НДС не начисляется (право на вычет, естественно, отсутствует), НДФЛ не удерживается.

Чай, кофе и УСН

Расходы на чай, кофе и сладости для сотрудников при УСН с объектом «доходы» учитывать нельзя (см. подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270, п. 1 ст. 346.18 НК РФ). При объекте УСН «доходы минус расходы» затраты на обеспечение сотрудников чаем, кофе, печеньем учитываются в составе расходов на оплату труда. Но для этого требуется выполнение следующих условий:

— порядок угощения чаем, кофе, сладостями прописан в трудовом договоре и/или колдоговоре;

— поддается определению сумма дохода по каждому работнику.

Чай, кофе, НДФЛ и взносы

Налоговой базой по НДФЛ и базой для начисления страховых взносов будет считаться рыночная стоимость товаров с учетом НДС (см. ст. 105.3, п. 1 ст. 211, п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Определить доход можно путем деления ежемесячных трат на число сотрудников, давших письменное согласие на употребление чая, кофе, сладостей в офисе. Однако в том случае, когда выгода носит обезличенный характер ввиду отсутствия возможности персонификации, расчетный метод применять невозможно (см. п. 5 Обзора Президиума Верховного суда от 21.10.2015). То есть когда чай кофе и печенье находятся в общем доступе, доход, подлежащий обложения НДФЛ и взносами, не возникает.

Чай, кофе и бухучет

Для учета расходов на чай, кофе, печенье для сотрудников нужно использовать:

— счет 26 «Общехозяйственные расходы», если покупаете для офисных сотрудников в неторговой организации;

— счет 44 «Расходы на продажу», если покупаете для сотрудников торговой организации;

— счета 20, 23, 25, 29, если покупаете для сотрудников производственных отделов в составе оплаты труда.

Учет можно вести как с использованием счета 10 «Материалы», так и без него. Когда счет 10 «Материалы» не используется, потребуется сделать следующие проводки:

Дебет 26 (20, 23, 25, 29, 44) Кредит 60 (71, 76)

— отражены расходы на чай, кофе и сладости;

Дебет 19 Кредит 60 (71, 76)

— отражен входной НДС на чай, кофе и сладости.

Если приходуете чай, кофе на счет 10 «Материалы», то проводки будут следующие:

Дебет 10 Кредит 60 (71, 76)

— оприходованы чай, кофе и сладости;

Дебет 19 Кредит 60 (71, 76)

— отражен входной НДС на чай, кофе и сладости;

Дебет 26 (20, 23, 25, 29, 44) Кредит 10

— чай, кофе и сладости переданы в подразделение.

При включении НДС в стоимость продуктов, когда не ведется персучет или при использовании на УСН, необходимо сделать такую проводку:

Дебет 10 (20, 23, 25, 26, 29, 44) Кредит 19

— входной НДС учтен в первоначальной стоимости имущества.

Плательщики НДС могут принять налог к вычету. Для этого потребуется сделать такую проводку:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— принят к вычету НДС.

В налоговом учете часть расходов можно не учитывать, а потому возникнут временные разницы. При использовании балансового метода такие разницы считают на конец отчетного периода в целом по запасам.

Чай, кофе для клиентов

Для отнесения затрат на чай, кофе, сладости для клиентов к представительским расходам потребуется фиксация факта деловой встречи. Такие расходы можно учитывать для расчета налога на прибыль (в рамках установленного лимита), а вот на УСН такие расходы учесть не получится.

При однократном приобретении данных товаров потребуется издание соответствующего приказа, при ведении регулярных закупок целесообразно разработать положение о представительских расходах.

Чай, кофе, клиенты и НДС

НДС с представительских расходов принимается к вычету лишь в части, уменьшающей базу по налогу на прибыль. Так что при угощении партнеров НДС начислять нельзя, ведь соответствующее имущество закуплено для установления сотрудничества с клиентами, для заседания руководящего органа компании, а право собственности к конкретным лицам не переходит (см. подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК РФ).

Чай, кофе, клиенты и налог на прибыль

Для учета затрат на угощенье для партнеров и клиентов в составе представительских расходов потребуется установление факта подобной встречи. Лимит по представительским расходам в полном объеме — не более 4 процентов от расходов на оплату труда.

А если угощенье выставлено для клиентов и партнеров еще до начала встречи в ходе ее ожидания, то подобные затраты отнести к представительским расходам невозможно, и учесть по налогу на прибыль не получится. Их следует расценивать как расходы на отдых (см. письмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327).

Чай, кофе, клиенты и УСН

Расходы на чай, кофе, печенье для клиентов не уменьшают базу по УСН, поскольку представительские расходы не отражены в закрытом перечне в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Чай, кофе, клиенты, НДФЛ и взносы

Здесь используются те же правила, что и при предоставлении чая, кофе и сладостей для сотрудников. НДФЛ потребуется удержать, когда ведется персонификация по всем клиентам и партнерам.

Взносы начислять не потребуется, поскольку объект обложения возникает лишь при наличии в трудовых и гражданско-правовых договоров.

Если чай, кофе и печенье находятся в общем доступе как для сотрудников, так и для контрагентов, доход, облагаемый НДФЛ, не возникает, ввиду невозможности ведения персонифицированного учета.

Чай, кофе, клиенты и бухучет

Для учета расходов на чай, кофе и сладости нужно использовать:

— счет 26 «Общехозяйственные расходы», если покупаете для клиентов неторговой организации;

— счет 44 «Расходы на продажу», если покупаете для клиентов торговой организации.

Учет можно вести с использованием счета 10 «Материалы» либо без него. Если счет 10 «Материалы» не используется, необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 26 (20, 23, 25, 29, 44) Кредит 60 (71, 76)

— отражены расходы на чай, кофе и сладости;

Дебет 19 Кредит 60 (71, 76)

— отражен входной НДС на чай, кофе и сладости.

Когда чай, кофе и печенье оприходованы на счет 10 «Материалы», проводки будут такими:

Дебет 10 Кредит 60 (71, 76)

— оприходованы чай, кофе и сладости;

Дебет 19 Кредит 60 (71, 76)

— отражен входной НДС на чай, кофе и сладости;

Дебет 26 (20, 23, 25, 29, 44) Кредит 10

— чай, кофе и сладости переданы в подразделение.

При включении НДС в стоимость продуктов (к примеру, не ведется персучет либо применяется УСН) потребуется следующая проводка:

Дебет 10 (20, 23, 25, 26, 29, 44) Кредит 19

— входной НДС учтен в первоначальной стоимости имущества.

Плательщики НДС могут принять налог к вычету. Для этого потребуется такая проводка:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— принят к вычету НДС.

В налоговом учете часть расходов может не учитываться, поэтому возникнут временные разницы. При использовании балансового метода такие разницы считаются на конец отчетного периода в целом по запасам.

Евгений Сивков

Начать дискуссию