«Почему мне пришло меньше?» — новый кошмар бухгалтерии в 2026 году

В 2026 году для многих бухгалтерия превратилась в «кошмар»: сотрудники с прежним окладом вдруг получают меньше на руки.

Причина – новая пятиступенчатая шкала НДФЛ (ставки 13/15/18/20/22% с порогами 2,4 / 5 / 20 / 50 млн рублей по статье 224 НК РФ) и правило расчёта «нарастающим итогом» (ст. 226 НК РФ).

Как только годовой доход работника превысит 2,4 млн ₽, налог на часть дохода растёт, и в месяц перехода сотрудник видит «просадку» зарплаты. Сочетание «люди требуют повысить оклады» + «бухгалтерию считают крайней» уже стало реальностью.

Ниже разберём примеры расчётов на типовых окладах, реакцию сотрудников (“поднимите оклад, сделайте gross-up, конверт, самозанятые”), основные ошибки бухгалтеров и пошаговые рекомендации HR и ИТ-поддержки для сглаживания конфликта.

Я уже писали об этих изменениях по НДФЛ, когда только обсуждали новую прогрессивную шкалу. Тогда казалось, что это очередная налоговая новелла — разберемся и будем жить дальше.

Но практика 2026 года показала: тема оказалась намного болезненнее, чем ожидалось. Бухгалтерии все чаще приходится объяснять сотрудникам, почему зарплата осталась прежней, а на карту приходит меньше. А в конце статьи вас ждет небольшой сюрприз 🎁 для тех, кто хочет разобраться в НДФЛ глубже.

История 1. Менеджер с окладом 230 000 ₽/мес стабильно получал зарплату как обычно, пока в сентябре не пересёк годовой порог 2,4 млн ₽. С девятого месяца из зарплаты удержали больше налога, и ему пришло −3 450 ₽ на руки. Сотрудник шокирован: «Почему вы резали мои деньги?» Бухгалтер объяснил про прогрессивный НДФЛ. Реакция: «Мне ваши пороги не указ! Я договаривался о сумме на руки».

История 2. Специалист получил квартальную премию 400 000 ₽, не догадываясь о последствиях. Большая премия резко увеличила доход за год, и в месяце выплаты НДФЛ удержан по более высокой ставке. Итог: чистая выплата стала меньше ожиданий, сотрудник усомнился в правильности расчёта, пошёл жаловаться в отдел кадров, началась проверка начислений.

История 3. Директор отдела продаж потребовал вернуть «старую» сумму на руки: «Просто поднимите мне оклад, чтобы закрыть этот налоговый минус». Он не один: в компании ещё пятеро с окладами выше 200 000 ₽. Если повысить всем сразу, это +1 млн ₽ расходов годовых на зарплату — а руководитель теперь оказывается ответчиком в корпоративном конфликте.

Все эти ситуации имеют единый источник: прогрессивная шкала налога и способ её применения.

Пять ставок НДФЛ и нарастающий итог. С 2025 года на зарплаты — пять ступеней НДФЛ: 13%, 15%, 18%, 20%, 22%, причём первые 2,4 млн ₽ в год облагаются по 13%, а всё выше 2,4 млн – по 15%. НДФЛ считается нарастающим итогом (ст. 226 НК РФ): налоговый агент суммирует доходы с начала года и удерживает разницу налога между текущим и предыдущим месяцем.

Из-за этого при переходе порога сотрудник фактически видит «скачок» удержаний: у него тот же брутто, а «на руки» вдруг меньше. В одну льющуюся фразу: «заработал как прежде, а получил меньше» – формально законно, но по-человечески непонятно.

Пример «на пальцах». Сократим расчёты (считать по старой двухступенчатой шкале до 2025 года: 13% до 5 млн, 15% сверх, как в ФНС-разъяснениях). Допустим:

• Оклад 150 000 ₽/мес (1,8 млн/год) – доход ниже 2,4 млн, налог 13% на весь доход. На руки: ~130 500 ₽/мес как раньше (никаких изменений).

• Оклад 300 000 ₽/мес (3,6 млн/год) – первые 2,4 млн обложены 13% (312 000 ₽ налог), оставшиеся 1,2 млн обложены 15% (180 000 ₽), всего 492 000 ₽ налог/год. Для сравнения, по старой ставке было 468 000 ₽. В среднем «на руки» стало на –2 000 ₽/мес меньше.
  Разгадка: первые 8 месяцев он получал зарплату «как при 13%», а с 9-го весь доход стал «как при 15%».

• Оклад 600 000 ₽/мес (7,2 млн/год) – первые 2,4 млн по 13% (312 000 ₽), след. 2,6 млн по 15% (390 000 ₽), оставшиеся 2,2 млн по 18% (396 000 ₽), итого 1 098 000 ₽ налог/год. Раньше было 980 000 ₽. На руки – –9 833 ₽/мес. Заметные провалы приходятся сразу: после 4 месяцев (первая «ступенька»), а затем после 9 месяцев (вторая).

Такие примеры показывают: причина не в ошибках бухгалтера, а в формуле. Сама система работает «по закону» (см. п.3 ст.226 НК РФ), но сотрудники видят резкое изменение “на руки”.

Что происходит в головах сотрудников. В бухгалтерии – расчёты, код, алгоритм, ст.226 НК РФ. В головах людей – «мне обещали Х, а дали Х–Δ». Некоторая фраза «повторить расчёт по-старому» перерастает в конфликт.

В ответ на «меньше денег в руки при том же окладе» сотрудники обычно выдвигают следующие предложения/требования:

• «Поднимите оклад». Формально законно, но часто массово. Ведь порог 2,4 млн фиксированный, а инфляция и премии идут вверх – «число самых несчастных» растёт. Если поднять всем выше 200–220 тыс. ₽/мес, избегая провала, это сразу +деньги к расходам.

• «Сделайте gross-up (компенсируйте мне налог)». Добрая мысль, но на практике чтобы грамотно: надо изменить начисление (увеличить брутто), чтобы налог удержался из зарплаты, а не за счёт компании наличными. Прямая выплата НДФЛ компанией за сотрудника формально запрещена (п.9 ст.226 НК РФ, писала ФНС). Если заплатите отдельно, это создаст доход у сотрудника (и новый налог) – результатом будет волокита.

• «Давайте часть в конверте». Рискованная идея. ФНС неоднократно напоминала: «серая» зарплата не закреплена документально и грозит штрафами, доначислениями и уголовной ответственностью за неуплату налогов и взносов.
  На практике такая просьба требует вежливого отказа («мы не можем так») и предложения легальных альтернатив (индексация официального оклада, премий, бенефитов), а не объяснений-угроз.

• «Переведите на самозанятость (или ГПХ)». «Самозанятый» считается простой схемой, но у неё есть жёсткие ограничения: если зарплата выплачивалась работнику больше 2 лет, ФНС может переквалифицировать это как трудовые отношения (ст.5 НК РФ). С 2026 года появились и новые флаги-риски: контур оплаты, деловой оборот, доля дохода.
  Например, фискальные критерии: более 35 человек на обслуживании, месячный доход самозанятого >35 000 ₽, сотрудничество >3 месяцев, доля дохода от компании >75%. При одновременном совпадении таких индикаторов ФНС будет проверять «переквалификацию» – и потом выпишет доначисления НДФЛ, взносов и штрафы по ст.123 НК РФ.

• Юридические риски. Любая попытка обойти НДФЛ упирается в закон. Не удержал/не перечислил налог – штраф 20% по ст. 123 НК РФ. Большие суммы – уже 199.1 УК РФ (до 30% дохода бизнесмена, при особо крупном размере). Самозанятый-фильтр – второй слой проверки. Часть «в конверте» – тема для ФНС, ГИТ или даже прокуратуры (потому что это нарушение ТК РФ и уклонение от налогов).

Кроме того, в 2026 появились скрытые подводные камни:

• Новые правила расчёта страхвзносов. С 2026 у всех руководителей коммерческих компаний введён минимальный месячный взнос – он равен одному МРОТ. Федеральный МРОТ на 2026 год составляет 27 093 ₽. Итого минимум от зарплаты руководителя налог на «взносы» — 8 127,90 ₽/мес. И даже если директор «оформлен, но зарплату не начисляют», по закону взносы всё равно платятся с МРОТ. Это надо учитывать при «переписывании» договоров с директором и при выплате отпускных/увольнительных.

• Уведомления по НДФЛ. В 2023 году поменялся порядок ЕНП/6-НДФЛ: налоговые агенты отправляют уведомления об исчисленных суммах НДФЛ дважды в месяц (за 1–22 и за 23–конец месяца). То есть бухгалтерии нужно наладить оперативные платежи налогов (до 28 и 5-го каждого периода) и контролировать КБК. Ошибка по КБК (например, путаница баз) — это легко услышать на камеральной проверке.

Часто встречаются технические промахи, которые приводят к проблемам:

• Неправильное применение ставок. Главное заблуждение – применять 15% или 18% ко всему доходу после порога, вместо того чтобы облага́ть только превышение. ФНС чётко отмечает: повышенная ставка берётся только на сумму сверх порога. Если всё доход оставить на 15%, получится занижение налога – штрафный случай.

• Сломаны «нарастающий итог». Налог считают нарастающим итогом. Если какая-то зарплатная система считает разово (вставляет линейку), или сделал «менять 13 на 15 сразу после порога», результат будет неверен. Например, часть налогов соберут не в тот период, и «разъедутся» суммы в 6‑НДФЛ и КУДИРе.

• Смешаны налоговые базы. В 2026 году отдельно считаются доходы, не попадающие в пятиступенчатую схему. К примеру, у п.6.1 ст.208 НК РФ (дивиденды) всегда две ставки (13/15% до 5 млн), без 18–22%. Если бухгалтер «смешает» такие выплаты с обычной зарплатой, получится конфликт. Аналогично: страховые выплаты, стипендии и прочие особые базы обложены по стандартным ставкам (см. полный список в НК).

• Пропуск уведомлений. Два раза в месяц отправлять уведомления в ФНС, правильно распределяя доходы по периодам, – новое правило. Если упустить часть выплат, «просадки» не объяснишь, а ошибки вскроет камеральная проверка.

• Неправильный статус сотрудника. Если в компании есть иноагенты или граждане ЕАЭС, им могут по-прежнему нести 30% (п.3 ст.224 НК) вместо прогрессии. За 2026 год нужно поставить в 6‑НДФЛ правильный статус: обычный (0), «иноагент» (7) или «ВНЖ ЕАЭС» (9) – по рекомендациям ФНС. Ошибка статуса даст резкий штраф за нарушения по уведомлениям.

Чтобы конфликт не «поехал» дальше, действуйте по плану:

• Аудит «группы риска». Составьте список сотрудников с доходами, близкими к 2,4 млн. Отметьте тех, у кого месячный брутто >200–220 тыс. Проверяйте динамику бонусов (прямо, чтобы не застало врасплох).

• Управленческое решение: брутто или «нетто-гросс». Решите, повышать ли начисления (gross-up) или оставить оклад и объяснять «за счёт чего» резкий Минус. Если повысить всем из группы риска – согласуйте бюджет. Если «держим брутто», готовьте коммуникацию (см. ниже).

• Пересмотр системы премий. Одна большая премия часто создаёт «минус-месяц». Постарайтесь разбить квартальные/годовые бонусы на меньшие части или заранее предупредить сотрудников о последствиях. Это не снизит общей суммы налога, но уменьшит шок.

• Настройка учёта. Проверьте: используется ли в программе «нарастающий итог» (ставка берётся по году), актуальны ли пороги 2,4/5 млн, нет ли ручных переделов ставок. Обновите справочники НПД, КБК, статусы налогоплательщика для 6-НДФЛ.

• Режим уведомлений. Назначьте ответственного за расчёт и отправку уведомлений НДФЛ по-новому (двухразово). Проверьте, чтобы платёжные поручения формировались до 28-го и 5-го (второй десяток мес.).

• Чёткий ответ на «серые» предложения. Имейте в арсенале официальный шаблон отказа на «конверт» и «сделать самозанятым». Укажите на риски (налоги+взносы+штрафы) – так, как их описывает ФНС.

• Мониторинг новых правил. Следите за письмами ФНС/Минфина (там могут быть разъяснения, например, про выплаты в натуральной форме или непрямые доходы).

• Принято решение: как компенсировать «прогрессивный минус» (брутто vs нетто).

• Определены сотрудники с доходом >200 000 ₽/мес (2,4 млн ₽/год).

• Согласован бюджет на повышение окладов/премий (если нужно).

• Подготовлена памятка для сотрудников («как считать НДФЛ»).

• Обновлён план премий (чтобы минимизировать выплаты после пересечения порога).

• Установлен ответственный за отправку НДФЛ-уведомлений (две пачки в месяц).

• Проверены договоры со «серыми» и самозанятыми – риски переквалификации.

Почему сотрудник получил меньше «на руки», хотя оклад не менялся?
Потому что формула начисления НДФЛ изменилась. После пересечения годового порога 2,4 млн ₽ налоговый агент начинает удерживать часть зарплаты по более высокой ставке. По закону зарплата считает как совокупность двух баз (13% до 2,4 млн, 15% на остальную часть), поэтому в месяце перехода вы получаете меньше. Это неожиданно для непосвящённого, но «всё по НК РФ».

Можно ли «просто доплатить налог» от компании?
Напрямую нет. Налоговые агенты не имеют права уплачивать НДФЛ за сотрудников за свой счёт (п.9 ст.226 НК РФ; Минфин напоминает). Чтобы сотрудник получил ту же сумму, надо увеличить его оклад до величины, из которой при удержании налог вычтет разницу. Это называется gross-up и делается через штатную систему начислений (ст.226 НК).

Дробить премии или платить одной суммой?
Закон это не запрещает, но влияет на самочувствие сотрудника. Большая разовая выплата может резко поднять налог, а несколько меньших – смягчит скачок. Важно объяснить сотруднику, что налоговая нагрузка в год та же, но «острота» восприятия разная.

Что будет, если разрешить «конверт»?
ФНС предупреждает: выплаты «в конверте» – прямой путь к доначислениям и проверкам. Налоговики считают это злостным нарушением, применяют штрафы и даже, при совпадении признаков, отправляют в арбитраж. Без печати на документах – ваша ответственность. Лучше предложите сотруднику вариант с более официальным ростом дохода или социальным пакетом.

Что делать, если сотрудник настаивает на схеме «я самозанятый/подрядчик»?
Если вы реально оформите его как самозанятого, по новым правилам повышается риск переквалификации в нанятый труд (ст.5 НК). ФНС смотрит, кому, сколько и как вы платите. При прямом выполнении работы по прежним обязанностям с регулярными платежами налоговики могут предъявить доначисления НДФЛ и взносов по ст. 122-123 НК.

Словом, любые такие схемы – потенциальный конфликт и с налоговой, и с законодательством о труде.

НДФЛ-2026 — это не просто новая ставка, это проверка готовности компании к коммуникации и к рискам. Сотрудники видят только «меньше денег», бухгалтерия знает про законы.

Если готовиться заранее — разъяснить формулы, пересчитать карманы и актуализировать выплаты — конфликтам удаётся избежать. А если избегать вопросов — у налоговиков вопросов не избежать.

На практике выиграет тот бизнес, где вовремя пересчитали бюджеты, подготовили ответы и не позволили ситуации уйти «в конверты и самозанятость».

И как обещал — небольшой сюрприз🎁.

Я собрал 450 налоговых решений по зарплатным налогам — НДФЛ и страховым взносам. Это реальные ситуации, разборы и решения, которые помогают понять, где компании теряют деньги, а где наоборот можно избежать лишних налоговых рисков.

Если тема зарплатных налогов для вас тоже стала ежедневной головной болью — эта подборка точно пригодится.

И да, не забудьте подписаться на мой профиль.
А если эта статья помогла вам хоть немного разобраться в происходящем (или хотя бы пережить очередной разговор про «почему мне пришло меньше») — поставьте ❤️.