Старые расходы нашли позже: когда их можно учесть и не проиграть ФНС

У бизнеса вечная история: расходы были, товар купили, запчасти использовали, услуги получили, но документы всплыли через год. Иногда в старой базе, иногда у кладовщика, иногда — классика жанра — под сиденьем машины директора.

Вопрос бухгалтерии простой: можно ли включить эти расходы сейчас?

Ответ: можно не всегда. Главное — правильно определить, это ошибка прошлого периода или расходы, период которых установить невозможно.

Основная статья — п. 1 ст. 54 НК РФ. Если компания обнаружила ошибку в исчислении налоговой базы за прошлый период, по общему правилу нужно исправлять тот период, где ошибка возникла.

Но есть исключение: если ошибка привела к излишней уплате налога, ее можно исправить в текущем периоде. При этом есть ограничения.

Нельзя просто взять старые расходы и поставить их сейчас, если:

• точно известен период ошибки;

• в прошлом периоде был убыток;

• в прошлом периоде ставка налога была ниже;

• истек трехлетний срок;

• нет документов, подтверждающих реальность расходов.

Безопаснее учитывать старые расходы в текущем периоде, если компания не может определить период возникновения ошибки.

Например, в учете числятся ТМЦ, фактически их уже нет, сотрудники подтверждают, что материалы использовали, но первичных документов на передачу или списание не сохранилось. В такой ситуации рекомендуется провести инвентаризацию и оформить вывод комиссии, что установить точную дату выбытия невозможно. В загруженном материале прямо указано: если невозможно выяснить, когда ТМЦ передали работникам, расходы можно учесть в текущем периоде, но нужно подтвердить это инвентаризацией.

Возможное основание — подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ: внереализационные расходы в виде недостачи материальных ценностей при отсутствии виновных лиц либо при невозможности установить виновных.

Если из документов видно, что расход относится к конкретному периоду, лучше подавать уточненную декларацию за тот год.

Пример: акт оказанных услуг датирован декабрем 2023 года, счет-фактура тоже декабрьская, услуга принята именно тогда. Компания просто забыла отразить расход. Это не «расход текущего периода», а ошибка 2023 года.

Здесь попытка поставить сумму в 2026 году может закончиться снятием расходов.

Чтобы позиция выглядела нормально, а не как «нашли бумагу — уменьшили налог», подготовьте пакет документов.

1. Приказ о комиссии. В приказе укажите, что комиссия должна проверить первичные документы, электронные архивы, 1С, складской учет и установить период выбытия ТМЦ.

2. Инвентаризация. Оформите акт. В нем зафиксируйте расхождения между данными учета и фактическим наличием имущества.

3. Акт работы комиссии. Опишите, что именно проверили: складские журналы, материальные отчеты, 1С, архивы, переписку, документы контрагентов. В материале приведена логика: комиссия должна показать, что проверка была реальной, а не формальной.

4. Объяснительные сотрудников. Возьмите пояснения у кладовщика, инженера, механика, материально ответственного лица. Если сотрудник уволился — зафиксируйте это в акте.

5. Сверка с контрагентом. Если расход связан с поставщиком или подрядчиком, сделайте акт сверки. Это не заменяет первичку, но усиливает позицию.

6. Бухгалтерская справка. В справке укажите основание учета, ссылку на инвентаризацию, акт комиссии, нормы НК РФ и вывод: период фактического выбытия установить невозможно.

Расходы должны соответствовать ст. 252 НК РФ: быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода. Если расход реальный, но документы оформлены слабо, спор будет не о том, «было или не было», а о том, доказала ли компания право на уменьшение налоговой базы.

Старые расходы можно учесть, но только после диагностики:

• период известен — подаем уточненку;

• период установить невозможно — оформляем инвентаризацию и комиссию;

• документов нет вообще — сначала восстанавливаем доказательства;

• прошло больше трех лет — риск резко возрастает.

Судебная практика допускает учет старых расходов при подтверждении их реальности и связи с деятельностью. Например, подход поддерживался в Постановлении АС Уральского округа от 16.02.2016 № А60-10015/2015.

Старые расходы — это не мусор и не подарок судьбы. Это налоговый актив, который нужно аккуратно оформить.

Если директор нашел документы под сиденьем машины, радоваться рано. Сначала комиссия, инвентаризация, объяснительные, сверка, бухгалтерская справка и анализ периода ошибки.

Коротко: расходы можно спасти, но не фразой «нашлось», а документами.

Если у вас похожая ситуация — нашли старые расходы, не знаете, ставить их в текущий период или подавать уточненку, есть риск спора с ФНС — лучше сначала оценить позицию, чем потом объяснять ее в проверке.

Помощь по налоговым проверкам, требованиям ФНС, восстановлению документов и защите расходов.

Мои книги по налогам, проверкам, защите бизнеса и работе с ФНС.

Налоговые льготы, вычеты и специальные решения (сейчас действует специальная цена).

Если статья была полезна — ставьте лайк и подписывайтесь.
Лайк, конечно, не восстановит первичку из 2023 года, но иногда помогает