О подтверждении подотчетных сумм справкой по банковской операции

Вопрос:

При оплате товаров или услуг сотрудник использовал безналичный расчет через мобильное приложение своего банка.

Банк предоставил справку по банковской операции, подтверждающую факт оплаты, вместо кассового чека.

Можно ли данную банковскую справку рассматривать как достаточный документ для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?

В случае признания такого документа недостаточным какие могут возникнуть риски по налогам?

Ответ:

Банковская справка об операции не является достаточным документом для подтверждения расходов сотрудника, поскольку в ней отсутствует информация о виде товара, услуги, приобретенных сотрудником, поэтому Организация не вправе признавать расходы в целях исчисления налога на прибыль только на основании справки банка.

В случае возмещения сотруднику расходов только на основании банковской справки у Организации существует риск исключения таких расходов из налоговой базы по налогу на прибыль. Также существует риск признания такого возмещения выплатой в пользу сотрудника, облагаемой НДФЛ и страховыми взносами.

На наш взгляд, в целях обоснованного признания расходов в виде стоимости товара, услуг, приобретенных сотрудником, необходимо приложить дополнительно к справке первичный документ, подтверждающий вид операции и ее стоимость, например, акт, товарную накладную, электронный кассовый чек.

Обоснование:

В силу пункта 1 статьи 252 НК расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно пункту 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ).

В общем случае первичными документами, подтверждающими приобретение товаров (работ, услуг) являются: товарные накладные, акты выполненных работ и т.п.

Документами, подтверждающими факт оплаты являются, в частности, кассовые чеки, справки или выписки банков.

Расходы могут быть учтены, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (письмо Минфина от 05.12.2019 № 03-03-06/2/94579).

В письме Минфина от 02.09.2024 № 03-03-07/82937 были даны следующие разъяснения в отношении возможности признания в составе расходов в целях исчисления налога на прибыль, затрат, которые подтверждаются кассовым чеком:

«Вопрос: О документальном подтверждении расходов, в том числе кассовым чеком, в целях налога на прибыль.

Ответ: …для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) требования к документальному оформлению расходов установлены в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следует учитывать, что согласно статье 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

В соответствии с пунктами 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если действующим законодательством Российской Федерации для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

В соответствии со статьей 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" кассовый чек - первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Учитывая изложенное, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены».

В письме Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905 высказана схожая позиция:

«В соответствии с пунктами 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если действующим законодательством Российской Федерации для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

В соответствии со статьей 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Учитывая изложенное, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены».

В письме Минфина от 24.03.2021 № 03-03-07/21069 был сделан следующий вывод:

«…расходы могут быть подтверждены другими документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, например кассовым чеком, при условии, что такой чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации».

В письме ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ в отношении электронных кассовых чеков были даны следующие разъяснения:

 «…Согласно статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно статье 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ) кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено настоящим Федеральным законом (пункт 2 статьи 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

Учитывая изложенное, кассовый чек может быть исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России", то он будет являться документом, подтверждающим расходы. Это утверждение относится и к скан-образу кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом, по которому кассовый чек можно найти в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России"…».

Отметим, что кассовый чек формируется лицом, осуществившим хозяйственную операцию. С учетом приведенных выше разъяснений можно сделать вывод о том, что кассовый чек может служить не только документом, подтверждающим расчеты, но и использоваться в качестве первичного документа, на основании которого расходы, осуществленные подотчетным лицом, учитываются в целях исчисления налога на прибыль, при условии, что в кассовом чеке содержится информация, позволяющая определить, какие именно расходы были осуществлены.

На основании изложенного, считаем, что банковская справка об операции не является достаточным документом, для подтверждения расходов сотрудника, поэтому Организация не вправе признавать расходы в целях исчисления налога на прибыль только на основании справки банка.

В случае возмещения сотруднику расходов только на основании банковской справки у Организации существует риск исключения таких расходов из налоговой базы по налогу на прибыль.

Также существует риск признания такого возмещения выплатой в пользу сотрудника, облагаемой НДФЛ и страховыми взносами (определение Верховного Суда от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414 по делу № А73-4898/2022).

На наш взгляд, в целях обоснованного признания расходов в виде стоимости товара, услуг, приобретенных сотрудником, необходимо приложить дополнительно к справке первичный документ, подтверждающий вид операции и ее стоимость, например, акт, товарную накладную, электронный кассовый чек. 

Только собственные авторские материалы в MAX-группе. Бухгалтерия, налоги, нововведения, юридические вопросы, иностранные компании и работники, сложные случаи.

Коллегия Налоговых Консультантов, 2 марта 2026 года