Маркировка как страховка: как защитить компанию от списания исправного оборудования

На первый взгляд, списание — обычная процедура. У оборудования закончился срок службы, оно изношено — логично исключить его из учёта. Но на практике нередко списывают вполне рабочие активы, которые просто «потерялись» в бумагах или не были учтены правильно.

• Финансовые потери — ведь имущество фактически есть, но по документам его нет.

• Проблемы с аудитом и проверками.

• Нарушение принципа точности данных в бухгалтерии.

• Потеря контроля над активами и ответственными лицами.

1. Отсутствие прозрачного учёта активов. Если данные о местонахождении и состоянии оборудования ведутся вручную, ошибок не избежать.

2. Нет системы маркировки. Без уникальных меток сложно отследить, что именно находится в эксплуатации.

3. Редкие или формальные инвентаризации. Когда проверка делается «для галочки», несоответствия копятся.

4. Нечёткие регламенты. Если не определено, кто отвечает за что, оборудование может «пропасть» в процессе передачи.

5. Слабая автоматизация. Без цифрового контроля данные быстро устаревают.

Маркировка — это основа современного учёта активов. Каждому объекту присваивается уникальный идентификатор (например, штрих-код или QR-код), и данные об этом активе сохраняются в системе.

Что это даёт:

• мгновенная идентификация любого объекта;

• фиксация местоположения и ответственного лица;

• быстрая сверка при инвентаризации;

• контроль состояния и срока эксплуатации.

Совместно с системой автоматизации маркировка превращается в надёжный инструмент защиты от ошибочного списания.

Присвойте каждому объекту уникальную метку и внесите его в базу. Метка остаётся с оборудованием на всём его жизненном цикле — от ввода до списания.

Для каждого актива создаётся карточка с фото, описанием, датой установки, ответственным сотрудником и текущим статусом. При изменениях (ремонт, перемещение, проверка) данные обновляются.

Проводите инвентаризации не реже одного раза в год, а лучше — ежеквартально. С помощью сканирования меток сверяйте реальные объекты с данными в базе.

Определите, кто отвечает за ведение учёта, за проверки, за обновление информации. Создайте понятные правила списания: без заключения комиссии и технической оценки актив не исключается из базы.

Программное обеспечение фиксирует все изменения автоматически — это исключает человеческий фактор. Данные всегда актуальны и доступны для отчётов и аудита.

Современные инструменты, такие как «Учёт 15» и «Учёт имущества» от Клеверенс, делают все эти процессы простыми и автоматизированными. Рассмотрим их ключевые преимущества.

Системы позволяют присвоить каждому объекту метку, внести его характеристики и отслеживать перемещения. В любой момент можно увидеть, где находится оборудование, кто за него отвечает и когда оно последний раз проверялось.

Перед процедурой списания система показывает актуальный статус актива — рабочий, на ремонте, временно не используется. Это помогает вовремя заметить, что оборудование ещё исправно, и избежать ненужных потерь.

Информация о каждом активе синхронизируется с базой в режиме реального времени. Вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, сводится к минимуму.

Решения Клеверенс легко интегрируются с 1С, поэтому данные не нужно дублировать вручную. Это экономит время и исключает несоответствия между разными системами учёта.

При проверках можно моментально предоставить отчёты: где находится актив, кто ответственный, когда проводилась последняя инвентаризация. Это существенно снижает риски и повышает прозрачность учёта.

1. Проведите полную инвентаризацию. Соберите список всех активов и отметьте, где они находятся.

2. Маркируйте оборудование. Для каждого объекта — метка, карточка и фото.

3. Настройте цифровой учёт. Внедрите систему (например, «Учёт 15»), чтобы фиксировать состояние и перемещения.

4. Регулярно проверяйте данные. Раз в квартал — сверка и обновление статусов.

5. Обучите сотрудников. Каждый должен понимать, зачем нужна маркировка и как пользоваться системой.

Вопрос: Нужно ли маркировать каждое оборудование?
Ответ: Нет строгого требования, но чем больше активов промаркировано, тем выше точность учёта и ниже риск потерь.

Вопрос: Что делать, если оборудование старое и без маркировки?
Ответ: Создайте карточку вручную, добавьте фото и описание. Позже можно добавить метку.

Вопрос: Как часто нужно проверять активы?
Ответ: Минимум раз в год, но оптимально — раз в 3–6 месяцев. Это позволяет вовремя выявить несоответствия.

Вопрос:  Можно ли интегрировать систему Клеверенс с 1С?
Ответ: Да, это одно из ключевых преимуществ. Интеграция обеспечивает единые данные и автоматическое обновление записей.

Вопрос: Чем полезна автоматизация учёта?
Ответ: Она снижает нагрузку на сотрудников, уменьшает количество ошибок и обеспечивает прозрачность всех движений имущества.

Маркировка основных средств — это не просто формальность, а реальный способ защитить компанию от списания исправного оборудования. Когда все активы промаркированы, информация хранится в единой системе, а процессы автоматизированы, риск ошибок резко снижается.

Программы Клеверенс «Учёт 15» и «Учёт имущества» дают компаниям инструмент для точного, прозрачного и полностью контролируемого учёта. Это не просто учёт — это страховка от потерь, уверенность в достоверности данных и готовность к любой проверке.