Учет основных средств в 2026 году: новые правила и технологическое решение для безупречного исполнения

Январь 2026 года принёс бухгалтерам значительные изменения в методологии учёта основных средств. Организации госсектора перешли на новые Федеральные стандарты, а для всех компаний стал обязательным электронный УПД. Однако новые требования к точности и прозрачности данных вступили в противоречие с традиционными, бумажными методами контроля активов. В этой статье мы разберём ключевые изменения и покажем, как современные технологии мобильного учёта позволяют не просто соответствовать нормативам, а кардинально упростить работу бухгалтера.

Для организаций государственного сектора 2026 год стал переломным. Переход на Федеральные стандарты бухгалтерского учёта госфинансов меняет саму логику работы. Основным документом для учёта основных средств теперь является СГС «Основные средства», а применение Единого плана счетов требует повышенного внимания к методологическим решениям. Например, согласно СГС «Запасы», такие объекты, как бензопилы или сучкорезки, можно учитывать как в составе материальных запасов, так и в составе основных средств. Это решение необходимо закрепить в учётной политике, а для его практической реализации необходим абсолютный контроль над каждым таким объектом на всех этапах его жизненного цикла.

С 2026 года для всех организаций и ИП, использующих электронные передаточные документы, стало обязательным применение формата универсального передаточного документа. Это требование напрямую затрагивает оформление поступления и выбытия основных средств. Новый формат УПД повышает стандарты к точности и структурированности исходных данных. Однако он решает проблему внешнего документооборота, но не внутренних процессов. Риск возникновения «разорванной цепочки» сохраняется: актив может быть корректно оприходован по УПД, но его последующие перемещения и состояние будут фиксироваться с задержками и ошибками в бумажных внутренних актах.

В то время как госсектор переживает масштабные реформы, коммерческие компании продолжают применять ФСБУ 6/2020 «Основные средства». Ключевые правила сохраняются: установление лимита стоимости, определение ликвидационной стоимости и непрерывность амортизации. Для некоммерческих организаций особое внимание следует уделять имуществу, приобретённому за счёт целевого финансирования, которое теперь подлежит амортизации. Эти правила требуют не только формального отражения в учёте, но и обеспечения точных, своевременных данных для расчётов и подтверждения целевого использования активов.

Формальное соблюдение новых стандартов — это лишь часть работы. Реальная сложность возникает при организации процессов сбора и фиксации первичных данных на местах. Современные требования СГС и ФСБУ предполагают оперативность и точность, которые трудно достичь при использовании бумажных носителей и ручного ввода. Бухгалтерский учёт превращается в двойную работу: сначала нужно обеспечить физический контроль над активом, а затем вручную перенести данные о нём в учётную систему. Этот разрыв становится источником ошибок, задержек и рисков при проверках.

Чтобы понять глубину проблемы, необходимо разложить процесс учёта ОС на составляющие. Мы выделим три основных этапа, где потери времени и ошибки носят системный характер.

Точка 1: Идентификация и фиксация операций. Поиск инвентарного номера на оборудовании, заполнение бумажного акта о перемещении, ожидание подписей ответственных лиц — каждая операция занимает непропорционально много времени. Данные фиксируются постфактум, часто по памяти, что ведёт к неточностям.

Точка 2: Перенос данных из «поля» в учётную систему. Информация, собранная на складе или в цехе на бумажных носителях, должна быть вручную введена в 1С. Это создаёт задержку в несколько дней, в течение которых учётные данные не соответствуют физической реальности. Возникает ситуация, когда материально ответственное лицо уже передало актив, а в системе он числится на старом месте.

Точка 3: Организация и проведение инвентаризации. Процедура, необходимая для подтверждения данных учёта, становится масштабной и затратной операцией. Обход территории с бумажными описями, последующий ручной ввод и сверка данных отнимают ресурсы и время, отвлекая специалистов от аналитической работы.

Первый шаг к решению — устранение самой медленной операции. Технология радиочастотной идентификации (RFID) позволяет заменить визуальный поиск штрихкода на бесконтактное считывание. Уникальная метка крепится на объект ОС и считывается специальным терминалом на расстоянии до нескольких метров, даже без прямой видимости. Это позволяет за секунды идентифицировать всё оборудование в шкафу или на стеллаже, не перемещая его. Скорость операций приёмки, перемещения или спроса повышается на порядок, а человеческий фактор ошибки при вводе инвентарного номера исключается.

Устранение «бумажного шлюза» — следующий критически важный этап. Информация, считанная с RFID-метки на складе, должна мгновенно становиться частью учётных данных. Для этого используются мобильные приложения, напрямую интегрированные с 1С. Например, применяя мобильное решение «Учёт 15» от Клеверенс на терминале сбора данных (ТСД) или смартфоне, сотрудник в цехе сканирует метку станка, выбирает в приложении операцию «Перемещение» и указывает новое структурное подразделение. Данные в тот же момент по защищённому каналу передаются в 1С, где автоматически создаётся и проводится необходимый документ. Бухгалтер видит актуальную информацию в реальном времени, не выполняя ручного ввода.

Инвентаризация перестаёт быть авралом, если её можно проводить быстро и в разных режимах, адаптируя процедуру под конкретные задачи. Современные системы мобильного учёта поддерживают оба необходимых сценария. Режим инвентаризации по факту («вслепую») позволяет быстро просканировать все метки на определённой территории, чтобы получить актуальный срез наличия и выявить неучтённые объекты. Режим инвентаризации по плану предполагает загрузку на ТСД задания из 1С с конкретным списком активов. В процессе сканирования система сразу сверяет, найден объект или нет. В «Учёте 15» оба режима заканчиваются автоматической выгрузкой результатов в 1С для формирования итоговых актов по утверждённым формам.

Рассмотрим, как на практике выглядит реализация новых методологических требований с применением мобильных технологий. Согласно учётной политике, учреждение решило учитывать специализированный измерительный прибор со сроком службы более года как основное средство. Комиссия проводит осмотр. Сотрудник с ТСД, на котором запущено приложение «Учёт 15», сканирует RFID-метку прибора. В приложении выбирается операция «Изменение статуса актива», указывается новый вид актива — «Основное средство», при необходимости прикладываются цифровые копии технической документации. Данные мгновенно передаются в 1С, где автоматически формируются все необходимые документы, включая Решение о признании объекта нефинансовым активом по актуальной форме. Цифровой след объекта остаётся цельным, а требование СГС о единообразии учёта выполняется точно и своевременно.

Для коммерческих организаций ключевым является скорость и точность всего цикла жизни актива. Новый станок поступает на склад. Кладовщик сканирует его RFID-метку в «Учёте 15», и в 1С автоматически создаётся приходный ордер на основе данных из УПД поставщика. При передаче в цех сканирование метки и выбор цеха-получателя в приложении формирует акт внутреннего перемещения. Через полгода проводится выборочная инвентаризация. Сотрудник службы внутреннего аудита с тем же ТСД в режиме «по плану» за несколько минут проверяет наличие станков в цехах. Все операции, от приёмки до контроля, отражаются в учётной системе без задержек и бумажных носителей, обеспечивая полное соответствие требованиям ФСБУ 6/2020 к документальному оформлению.

Новые требования 2026 года следует рассматривать не как дополнительную нагрузку, а как стимул к модернизации управленческих процессов. Автоматизация учёта основных средств на основе RFID-технологий и мобильных решений, подобных «Учёту 15», кардинально меняет роль бухгалтерии. Рутинные операции по сбору и вводу данных уходят в прошлое. Вместо этого бухгалтер получает доступ к точным, актуальным данным в реальном времени, что позволяет сосредоточиться на анализе, методологическом обеспечении учёта и контроле за эффективным использованием активов. Таким образом, инвестиция в технологию превращает учёт основных средств из затратной статьи и области риска в мощный инструмент повышения прозрачности и управляемости активами организации.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН: 7720514281, erid: 2W5zFG9Szn4