Как автоматизировать учёт? Как подготовиться, и какие есть способы?

4 признака того, что учёт пора автоматизировать

Автоматизация — дело трудоёмкое и затратное. Но о ней однозначно стоит задуматься вот в каких ситуациях:

1. Финансисты компании тратят слишком много времени, готовя стандартные отчёты, и даже в них иногда ошибаются.

2. В рабочих папках скапливается огромное количество файлов «Отчёт.xlsx», но в единую картинку они никак не складываются. Информации всё равно не хватает, и финдир начинает путаться в собственных цифрах.

3. Бизнес кажется прибыльным, но нет ответов на простые вопросы: какие проекты приносят деньги, за счёт чего можно увеличить доходы, и почему иногда всё-таки случаются кассовые разрывы?

4. Аналитика ведётся вполне качественно, хоть и на коленке, но бизнес-модель усложняется, финансисты уже не помнят наизусть всех контрагентов, а собственник планирует захватить мир или, как минимум, открыть новый филиал и взять кредит.

Как подготовиться к автоматизации?

Прежде чем бросаться в омут с головой, стоит понять, где вы находитесь сейчас.

Оценить ситуацию

Начинаем с подробной диагностики учёта в текущей форме и честных ответов на вопросы:

• Какие у системы сильные и слабые стороны;

• Где специалисты компании ошибаются чаще всего;

• Какие запросы финдира вызывают больше всего паники;

• Чего не хватает в учёте.

Это позволит чётко описать текущую ситуацию в компании.

Спланировать задачи

Описывая точку Б, начните со списка проблем, которые вы хотели бы решить. Рекомендуем автоматизировать учёт «на вырост», то есть заранее подумать, какие задачи встанут перед бизнесом завтра, через месяц и через год.

Навести порядок

Не приступайте к автоматизации, пока в учёте не наведён полный порядок. Автоматизировать учёт с «кривыми» входными данными и непонятной даже для вас бизнес-моделью — как затеять в ванной капитальный ремонт и заложить всё дорогой плиткой, забыв поменять старые трубы. Поначалу будет выглядеть стильно и современно, но рано или поздно трубу обязательно прорвёт, и всё придётся делать заново.

Что даст автоматизация? 4 фактора «за»

Время

Драгоценные часы, которые раньше уходили на сведение бесконечных таблиц в одну, теперь можно потратить на более сложную работу — например, разработать новую стратегию.

Контроль

Как только вы автоматизировали учёт, вы получили суперспособность контролировать все показатели в режиме онлайн, а не только при сдаче отчётности в налоговую.

Прозрачность

Если выручка вдруг упадёт, вы легко сможете разложить падение на составляющие и понять, где именно провал.

Информация

Есть достоверная информация, которая действительно помогает принимать верные решения, а не просто отчитываться перед руководством.

Какой способ автоматизации выбрать?

Есть несколько вариантов, как автоматизировать управленческий учёт.

Excel

Хороший вариант для маленького бизнеса с простой и понятной моделью. Даже из этого инструмента можно извлечь массу пользы. Тем не менее, времени на подготовку отчётов в ручном режиме уходит много, а ошибиться легко — достаточно на минуту задуматься при вводе данных, внести цифру не в ту ячейку или протянуть формулу не туда. А цена ошибки велика даже для малого бизнеса.

Программы на базе 1С и ERP

На рынке существует много программ на основе систем 1С и ERP (организационная стратегия интеграции). У них есть существенные плюсы — стандартные отчёты уже настроены, доработать можно частично самостоятельно. Есть и минусы. Например, внедрить такой продукт долго и дорого.

Специальные облачные сервисы

Такие сервисы изначально созданы именно для управленческого, а не бухгалтерского учёта и позволяют настроить аналитику именно под ваши цели.

Например, у сервиса «Финансист» широкий функционал и наглядность отчётности. Он интуитивно понятен. Можно формировать управленческую отчетность, визуализировать данные и строить финансовое планирование. Быстро интегрирует 1С и банками. Существуют также и другие платформы.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.