Как составить идеальное расписание с помощью планировщика задач

Начните с полного списка задач: от стратегических целей до повседневных дел. Используйте планировщик, чтобы фиксировать всё в одном месте. Это позволит вам видеть общую картину и не упустить важные детали.​

Степень детализации списка должна зависеть от уровня планирования. Например, при описании стратегических планов и задач (на месяцы, годы и десятилетия) достаточно общих формулировок. В оперативном планировании (на день или неделю), потребуется больше деталей.

Определите, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут подождать. Методы, такие как матрица Эйзенхауэра или техника «Съешь эту лягушку», помогут вам сфокусироваться на действительно важных делах.​

Вот ещё несколько методик, на которые можно обратить внимание:

• Таймблокинг, или блокировка времени — оригинальная методика, предполагающая выделение строгих временных рамок для наиболее важных задач.

• MVP, или минимально жизнеспособный продукт — концепция, предполагающая описание и реализацию в первую очередь тех функций, без которых проект существовать не сможет.

• MoSCoW — оригинальная методика распределения приоритетов, очень близкая к MVP.

Существуют и другие подходы, вы можете использовать любой. Главное, чтобы методика обеспечивала понятные и доступные ориентиры для расстановки приоритетов, и они не противоречили конечному продукту (вашим целям).

Назначьте конкретные дедлайны для каждой задачи. Это придаст вашему расписанию структуру и поможет избежать откладывания дел на потом.​

Обратите внимание! При составлении рабочего расписания следует учитывать приоритетность задачи, время, необходимое для ее реализации в достаточном качестве, и другие параметры. Иными словами, задачи нужно оценить.

Оценка может проводиться с использованием различных методик и подходов. Подробнее в отдельном материале об оценке задач в проектах. Примеры:

• Покер-планирование

• PERT

• Метод критического пути

• WIP-лимиты

• PESTEL-анализ

• SWOT-анализ

К слову, существует специальная методика, которая позволяет концентрировать внимание и активность в течение определённого промежутка времени — метод Pomodoro. Наверняка вы о ней слышали.

В функционале Projecto есть специальный таймер, который можно включить во время выполнения задач. Быстрый бег часов, с одной стороны, не позволит вам лишний раз отвлекаться, а с другой — подскажет, когда придет время переключаться на другую задачу или сделать перерыв. Советуем попробовать!

Как в основных принципах управления: сначала идет планирование, затем — постановка задач, мотивация, обеспечение, и только потом — контроль. Так вот, за мотивацию в проектах чаще всего отвечают показатели эффективности (KPI).

Поскольку задачи неразрывно связаны со всеми бизнес-процессами компании или проекта, они должны учитывать и опираться на KPI. А значит, результат (то, что делает сотрудник) должен быть измеримым.

Эту измеримость важно четко прописать в примечаниях, в теле самой задачи (по аналогии с подходом SMART) или в дополнительных полях. Самое простое измерение – это сравнение плана с фактом.

Регулярно пересматривайте своё расписание: что удалось, что нет, и почему. Это позволит вам адаптироваться и улучшать планирование со временем.​

Не забывайте следить за балансом между работой и отдыхом. Чрезмерные нагрузки ведут к быстрому выгоранию.

В графике дел также будет логично предусматривать слоты с буфером времени для непредвиденных ситуаций. Некий резерв на случай форс-мажора.

Следуя этим шагам и используя планировщик задач, вы сможете создать эффективное расписание, которое поможет вам достигать целей без стресса и перегрузок.