Как вести транспортный отдел в компании⁠⁠. Структура и правовые документы

Данное направление в компании считается легальным только в том случае, если работа отдела организована в соответствии с правилами действующих законов.

Особенности организации

Транспортный отдел утверждается владельцем компании и организуется путем формирования приказа руководителя. В самом подразделении обязательно присутствует начальник, который имеет высшее техническое образование и стаж работы на руководящей должности не менее 5 лет. У начальника должен быть заместитель, которым может выступать специалист по БДД.

В процессе работы транспортный отдел опирается на следующие нормативно-правовые акты:

• Устав компании.

• Актуальные законы.

• Внутренние постановления, указы, приказы.

• Методические рекомендации и иные материалы в отношении транспортных перевозок.

• Внутренние правила отдела и коллективный договор.

При работе отдела начальник учитывает мнение всех членов коллектива при принятии решений, впоследствии информируя сотрудников и коллег о вердикте в отношении тех или иных вопросов.

Как оценивать работу транспортного отдела

В процессе важно ставить определенные задачи, формировать разные функции. Спустя какой-либо период времени (например, пара месяцев, полгода или год) необходимо отслеживать, были ли достигнуты поставленные цели, реализованы функции. Именно это продемонстрирует, насколько качественно функционирует отдел.

Какие задачи могут быть у транспортного отдела

Структурное подразделение, отвечающее за перевозки и эксплуатацию транспорта, может руководствоваться следующими задачами:

1. Разработка мероприятий, направленных на улучшение показателей деятельности отдела.

2. Контроль выполнения функций и задач, корректировка планов в отношении перевозок и погрузочно-разгрузочных работ.

3. Подготовка пакета документов БДД (включая профилактику ДТП, инструктажи и т.д.).

4. Своевременное техническое обслуживание транспортных средств.

5. Организация предрейсовых осмотров.

Основные функции

• Перевозка пассажиров и транспортировка грузов.

• Составление маршрутов для разных видов перевозок.

• Планирование графиков в отношении перевозок.

• Распределение обязанностей между водителями, механиками и другими сотрудниками транспортного отдела.

• Составление сметы предполагаемых расходов на ГСМ, ремонт, замену запчастей транспорта и т.д.

• Формирование грузопотоков для достижения целей, поставленных организацией.

• Ведение графиков, журналов и других необходимых документов.

• Контроль прохождения маршрутов, загрузки и выгрузки в соответствии с заранее разработанными планами.

• Формирование транспортной документации, ведение отчетов.

• Ремонт и техническое обслуживание транспорта.

• Контроль расходов ГСМ.

• Своевременный ремонт и обслуживание транспортных средств.

• Поддержание в порядке парковочных мест корпоративного транспорта.

• Разработка мероприятий, с помощью которых транспортный отдел работает лучше и эффективнее.

Что входит в транспортный отдел

Структура подразделения формируется и утверждается владельцем компании. Для штатного состава, количества транспортных средств, создаются отдельные приказы, которые учитывают объем работ и специфику деятельности предприятия. Например, транспортный отдел может состоять из информационно-диспетчерского бюро, экспедиционный группы, ремонтной мастерской с гаражом.

За распределение внутренних обязанностей в отделе отвечает начальник, при этом для должностей разрабатываются специальные инструкции. Все документы утверждает руководитель.

Когда компания четко ведет документацию, у организации не возникает проблем, а показатели эффективности возрастают. Благодаря этому предприятие пользуется уважением и популярностью у партнёров и клиентов, не имея проблем с законом и надзорными органами!