Как проводится учет наличных в бизнесе

Денежные средства должны правильно учитываться, чтобы их можно было подтвердить и обосновать.

Учёт наличных денег осуществляется на основе первичных документов, таких как ПКО, РКО — если бизнес работает с кассой (ККТ), и актов, счетов, накладных, БСО и прочей первички, подтверждающей оплату от клиентов — если бизнес работает без кассы.

ПКО — это Приходный Кассовый Ордер, который оформляется в конце рабочего дня бизнеса на основе Z-отчета (отчет о закрытии смены), подтверждая поступление денег в кассу.

Оформляется один ПКО по форме КО-1 на всю сумму дневной выручки.

РКО — это Расходный Кассовый Ордер, который оформляется в конце рабочего дня бизнеса на основе Z-отчета, подтверждая выдачу денег из кассы.

Оформляется РКО по форме КО-2 на каждую операцию. Это может быть: снятие денег для пополнения расчетного счета, выплата заработной платы, снятие для расчётов с поставщиками или контрагентами и прочие нужды бизнеса.

На основе первичных документов, подтверждающих выручку или расход (ПКО, РКО и других), заполняется Кассовая книга.

Кассовая книга — это документ, в котором отображаются все поступления и выдачи наличных денег.

Это главный документ, который нужно проверить покупателю во время финансового аудита бизнеса.

Кассовая книга, как правило, ведётся в бухгалтерской программе.

Для проверки Кассовой книги нужно зайти в бухгалтерскую программу в раздел «Касса», «Кассовая книга» или «Денежные средства», выбрать период и сформировать отчет.

Если бизнес работает в «серую», где не используется касса и безналичные платежи, а только наличные, то при покупке такого бизнеса возникает значительно больше рисков.

Я не рекомендую такие бизнесы к покупке как эксперт в области продажи и покупки бизнесов.

В данном случае учёт наличных осуществляется также за счет Кассовой книги.

Заполняется она также на основе первичных документов, подтверждающих каждую продажу (БСО, чек, накладная, акт и других).

На основе этих первичных документов формируются ПКО и РКО — все вручную на бумаге.

То есть по факту можно легко подделать показатели. Можно «накрутить» финансы, пополняя бизнес собственными деньгами, чтобы увеличить капитализацию и стоимость продажи бизнеса, но сейчас не об этом.

Для того чтобы провести полную проверку учета наличных денежных средств в бизнесе, нужно:

1. Проверить выписку по кассе (ОФД) по наличным.

2. Проверить Кассовую книгу, сравнить разницу с выпиской.

3. Выбрать 3-5 дат наугад.

4. Проверить по каждой дате: Z-отчет и соответствующие ПКО/РКО.

Если цифры сходятся с выпиской, Кассовой книгой, ПКО/РКО и Z-отчетом, значит, в бизнесе наличные деньги учитываются правильно, «в белую».

Такой бизнес я отношу к категории «Экологичный».