Самозанятые на кассе: как их считает налоговая

Шесть касс минус три человека в расчёте по взносам равно трём неоформленным кассирам. Так считает налоговая в Амурской области, и считает по данным, которые бизнес передаёт ей сам.

Формулу опубликовало УФНС по Амурской области. В ноябре то же управление отчиталось о результате: из 14 проверенных кафе пять подали уточнённые расчёты и доплатили почти 1,4 млн рублей НДФЛ и взносов. Остальные девять ещё объясняются.

Сегодня я вела на «Клерке» вебинар «Учет в общепите: специфика отрасли». Почти два часа, 954 бухгалтера онлайн. Говорили о том, что в кафе технологические карты, списания, остатки и касса должны сходиться между собой. Разбор ниже о другой сверке. Её делает инспекция, и узнаёте вы о ней из письма.

Пример собирательный, цифры изменены. Владелица сети кофеен звонит бухгалтеру: пришло письмо из инспекции, расхождение между числом касс и числом сотрудников. Бухгалтер спокойна. Бариста работают как самозанятые, чеки пробиты, налоги уплачены.

Слов «конверт» или «серая зарплата» в письме нет. Есть арифметика: касс 6, людей в расчёте по взносам 3. Как оформлены люди у кассы, инспекция из этих данных не видит. Она сравнивает два счётчика.

Привожу по релизу УФНС по Амурской области от 27.02.2026 («87 бизнесменов в зоне риска…»).

Касса идёт в расчёт, если выручка по ней за три месяца не меньше 50 тысяч рублей. Релиз добавляет «в среднем за анализируемый квартал», и формулировка двусмысленная.

Людей считают по разделу 3 расчёта по страховым взносам: уникальные СНИЛС, которым в периоде выплачен доход. Для ИП прибавляют единицу, самого предпринимателя.

Расхождение равно числу касс минус число людей. Релиз прямо называет его числом сотрудников, «неоформленных кассиров», не заявленных в отчётности. Из него выводят «отклонение по сумме выручки»: выручку по ККТ делят на число касс и умножают на расхождение.

Отдельный флаг ставят тем, у кого кассы работают, а 6-НДФЛ и расчёт по взносам не сданы или нулевые. Категорию риска присваивают по критериям, утверждённым ФНС России.

Две оговорки. Релиз региональный. Считают ли так же в Калининградской области, я не знаю; данные для такой сверки есть у любой инспекции, но это мой вывод, а не источник. И релиз не говорит о типе касс. Касса самообслуживания, касса сайта и касса доставки формально такие же ККТ, а попадают ли они в расчёт, из текста не следует.

ООО на УСН, шесть киосков «кофе с собой», в каждом одна касса. Выручка по ККТ за второй квартал 4 500 000, по каждой кассе заметно больше 50 тысяч (за год 18 млн, в пределах порога по НДС). В разделе 3 три СНИЛС: директор, управляющий и водитель, который возит молоко и стаканчики. В каждом киоске бариста-самозанятый, ему платят 40 000 в месяц. Других работников нет.

Расхождение: 6 − 3 = 3. У ИП в той же ситуации было бы 6 − (3 + 1) = 2.

Отклонение по выручке: 4 500 000 / 6 = 750 000 на кассу, на три кассы 2 250 000. Вторым способом: 4 500 000 × 3/6 = 2 250 000. Для киоска масштаб обычный: 250 тысяч в месяц на кассу, около 8 тысяч в день.

Релиз не объясняет, что значат эти 2,25 млн. Я читаю их так: выручка, прошедшая через кассы, за которыми по отчётности стоять некому.

Здесь история и разворачивается. Формула не отличает конверт от договора на НПД. Самозанятый в разделе 3 не появляется: взносы с выплат ему не начисляются, так что сведений по нему там нет. Это правило я по норме отдельно не открывала, но релиз считает именно раздел 3.

Критерий «по самозанятым» при этом не срабатывает. В материале «Амур.инфо» от 14.01.2026, размещённом на сайте того же управления, специалисты называют риском сотрудничество больше трёх месяцев с десятью и более самозанятыми, у которых доход больше 20 тысяч в месяц. Пороги не жёсткие: смотрят ещё на долю таких выплат в доходе исполнителя и на число чеков в месяц. У нашей сети шесть исполнителей, до этого критерия она не дотягивает. Зато есть касса.

Допустим, всех шестерых признали работниками за полгода: 6 × 40 000 × 6 = 1 440 000 выплат.

НДФЛ 13%: 187 200 (у каждого за период 240 000, до 2,4 млн далеко). Взносы 30%: 432 000, в пределах предельной базы. Пониженные тарифы для МСП по ст. 427 НК я не учитывала и применимость к такому кейсу не проверяла, у вашего клиента взносы могут выйти заметно ниже. Итого 619 200.

Штрафы. По п. 1 ст. 123 НК 20% от суммы, подлежащей удержанию: 37 440. По п. 1 ст. 122 НК 20% от неуплаченных взносов: 86 400. Вместе 123 840 без пеней. Проверка: 619 200 × 20% = 123 840. Если инспекция увидит умысел, п. 3 ст. 122 даёт 40%, и штраф по взносам вырастет до 172 800.

В оценку не вошли налог, который исполнители уже заплатили как самозанятые, и вопрос, из каких денег платить НДФЛ с выплат, где он не был удержан. Это отдельная тема.

Если расхождение настоящее, штрафа можно избежать. Условия в ст. 81 НК.

Уточнённый расчёт подан после срока подачи и срока уплаты. Ответственности нет, если вы подали его до того, как узнали, что инспекция обнаружила неотражение или неполноту сведений либо назначила выездную проверку по этому налогу за этот период. Второе условие: на момент подачи на ЕНС лежит положительное сальдо в размере недостающего налога и пеней (п. 4 ст. 81). Ещё один случай освобождения — уточнёнка после выездной проверки, которая ничего не нашла. Эти правила действуют для налоговых агентов (п. 6 ст. 81) и для плательщиков взносов (п. 7 ст. 81).

Отсюда порядок: сначала деньги на ЕНС, потом уточнёнка. Наоборот не освобождает.

П. 2 ст. 123 здесь не поможет. Он требует, чтобы расчёт был сдан в срок, без неотражённых сведений, и налог перечислен до того, как агент узнал об обнаружении. Людей, которых не было в отчётности, он не покрывает.

Не путайте с п. 4 ст. 122. По нему неуплаты нет, только если положительное сальдо ЕНС держалось без перерыва со дня срока уплаты до решения о привлечении к ответственности. Пополнение задним числом по этому пункту не работает.

Для 6-НДФЛ есть ещё ст. 126.1: 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями. Освобождение, если агент сам нашёл ошибку и подал уточнённые документы до того, как узнал, что её обнаружила инспекция (п. 2 ст. 126.1). Применяют ли эту статью к людям, которых в отчёте не было совсем, я не знаю, поэтому в расчёт штрафов её не включала.

Открытый вопрос: письмо о «рисках» уже означает, что вы «узнали об обнаружении»? Кодекс не отвечает. Практику я не искала; если знаете позицию судов, напишите.

Со сроком проще. Если письмо оформлено как требование по п. 3 ст. 88 НК, на пояснения пять дней, и это рабочие дни (п. 6 ст. 6.1). Но такое требование выставляют в рамках камеральной проверки, а она длится три месяца со дня подачи расчёта (п. 2 ст. 88). В Амурской области письма были именно такими требованиями: работа шла в камеральных проверках расчётов по взносам и 6-НДФЛ. Если письмо пришло по давно сданному кварталу, возможно, это информационное письмо без пятидневного срока. Это моя гипотеза: смотрите, на какую норму оно ссылается.

Релиз управления от 02.11.2026 (на него же ссылается новость «Клерка» от 10.11.2026). В 2026 году под проверку попали 14 владельцев кафе из Благовещенска и района. Инспекторы сравнивали зарплаты с прожиточным минимумом и отраслевым уровнем, выплаты в отчётности с банковскими выписками, число касс с числом работников, которым начисляют зарплату.

Требования пояснить расхождения и вызов на рабочие встречи получили все 14. К троим приехали с выездными информационными рейдами вместе с межведомственной комиссией. Пятеро подали уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ за первый и второй кварталы. Управление отдельно пишет, что своевременная уточнёнка помогает избежать штрафов.

В общепите выручка идёт через кассу, а людей за кассой видно. Инспекция давно умеет это сводить: в амурском случае у неё были кассы, раздел 3, банковские выписки и отраслевой уровень зарплат.

Бухгалтер, который знает устройство такой сверки, найдёт расхождение сам за полчаса и спокойно решит, что с ним делать. Тот, кто не знает, узнаёт о нём из требования, и на ответ по требованию в камеральной проверке у него пять рабочих дней.

Общепит вообще одна из самых сложных ниш для бухгалтера: закупка, производство, касса, маркировка и сменный персонал в одном месте. Поэтому в курсе повышения квалификации «Учет в общепите: льготы, НДС, работа в 1С и маркировка», который «Клерк» запускает 15 ноября (я одна из авторов программы), интеграция с кассой и защита от штрафов при проверках идут отдельными темами, рядом с себестоимостью блюд и льготами.

1. Посчитайте кассы. В личном кабинете ОФД выгрузите выручку по каждой кассе за квартал и оставьте те, где она от 50 тысяч рублей. Порог в релизе двусмысленный, поэтому кассы около 50 тысяч проверьте и помесячно.

2. Посчитайте людей. Расчёт по взносам за последний квартал, раздел 3, уникальные СНИЛС с выплатами. Кто весь квартал был без выплат (отпуск, больничный), в счёт не попадает. Для ИП прибавьте единицу; если сам предприниматель на точке не работает, посчитайте оба варианта.

3. Вычтите и умножьте. Касс минус людей. Если больше нуля, выручка по ККТ, делённая на число касс и умноженная на расхождение, и есть «отклонение по выручке». В высокую группу риска в релизе попали разрывы от двух до десяти; про разрыв в единицу релиз молчит, но в расчёте он виден так же. Ноль или меньше: по этому критерию всё в порядке, сохраните расчёт в папке клиента.

4. По каждой «лишней» кассе выпишите, кто за ней стоит. Собственник, сотрудник по трудовому договору, исполнитель по ГПХ, самозанятый, автомат или касса сайта. Исполнитель по ГПХ, с выплат которому начисляются взносы, должен быть в разделе 3 и в 6-НДФЛ. Если его там нет, это вопрос к отчётности, а не повод для пояснения. По самозанятым нужны договор и чеки, по остальным объяснение, как работает касса. Документы собирайте до письма, а если оно пришло, то в первые два дня.

5. Если за кассой стоит неоформленный человек, посчитайте цену по схеме выше и покажите владельцу. Решение за ним. Дальше три развилки.

Письма нет. Пополняйте ЕНС и подавайте уточнёнку подряд, не растягивая: налог и пени должны лежать на счёте до подачи (п. 4 ст. 81), а после письма условие «до того, как узнали об обнаружении» может уже не выполняться.

Письмо пришло. Освобождение по п. 4 ст. 81 под вопросом, но уточнёнку и ответ это не отменяет. Срок ответа идёт, ждать денег на ЕНС ради него не нужно.

ЕНС в минусе. Чтобы сальдо стало положительным, закройте долг и сверху внесите недостающий налог и пени. Нет денег, значит не будет освобождения по п. 4 ст. 81, но обязанность подать уточнённый расчёт при занижении остаётся (п. 6 ст. 81 для агента, п. 7 для взносов). Если уточнёнки уже подавались, недостающий налог считайте от последней принятой версии. По п. 4 ст. 122 пополнение после срока уплаты тоже не спасает.

6. Письмо пришло: в тот же день запишите три вещи. Дату получения, норму, на которую оно ссылается, и последний день срока. По п. 3 ст. 88 это пять рабочих дней (п. 6 ст. 6.1); по другой норме, например при запросе документов, срок другой. Ответ должен быть пояснением с документами по каждой кассе, одной фразы «все самозанятые» мало. Не успеваете собрать документы, отправьте в срок промежуточное пояснение и дошлите остальное.

Если у вас УСН, НДС или маркетплейсы — подписывайтесь на блог. Здесь я разбираю реальные налоговые ситуации без пересказа пресс-релизов.

Приходило ли вашим клиентам письмо о расхождении касс и сотрудников? И принимала ли инспекция ответ «исполнители на НПД» без дополнительных документов?