Как правильно передать коды маркировки при отгрузке товара

Передача маркированного товара — это не просто физическая доставка. Это юридически и технически регламентированный процесс, в котором каждая сторона обязана выполнить свои действия в строгом порядке. Вот как всё должно работать:

✅ 1. Подготовка к отгрузке (со стороны продавца)

Перед формированием УПД убедитесь, что выполнены все предварительные условия:

• ✅ Все коды маркировки на упаковке товара введены в оборот в системе «Честный Знак».

• ✅ Коды числятся на вашем балансе в ГИС МТ (Государственной информационной системе мониторинга).

• ✅ Покупатель зарегистрирован в системе «Честный Знак» и имеет активный кабинет.

• ✅ Настроен роуминг между операторами ЭДО — вашего и покупателя. Без этого документ не дойдёт.

⚠️ Важно: если хотя бы один из пунктов не выполнен — передача кодов не состоится, даже если товар уже в пути.

📄 2. Формирование УПД с кодами маркировки

В универсальном передаточном документе (УПД) должны быть указаны:

• Реквизиты продавца и покупателя: ИНН, КПП, юридические адреса.

• Наименование и количество товара по позициям.

• GTIN (глобальный идентификатор товара) — если используется.

• Коды маркировки (КИЗ) каждой единицы продукции — по одному на строку.

• Функция документа: «СЧФДОП» (счёт-фактура + доп. документ) или «ДОП» (дополнительный документ).

💡 Совет: используйте автоматизированные системы учёта — они корректно формируют УПД и подтягивают коды из «Честного Знака».

🔐 3. Подписание и отправка УПД

• Продавец подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Документ отправляется покупателю через оператора ЭДО.

📩 После отправки система ЭДО уведомляет покупателя о поступлении документа.

📦 4. Приёмка товара (со стороны покупателя)

Покупатель обязан:

1. Физически пересчитать поступивший товар.

2. Отсканировать коды DataMatrix на каждой единице.

3. Сверить отсканированные коды с данными в УПД.

✅ Если всё совпадает — покупатель подписывает УПД своей УКЭП.
❌ При несоответствии — документ отклоняется, и инициируется урегулирование.

🔄 5. Передача данных в систему «Честный Знак»

После взаимного подписания УПД:

• Оператор ЭДО автоматически передаёт информацию в ГИС МТ.

• Коды маркировки переходят на баланс покупателя.

• В личном кабинете «Честный Знак» обе стороны видят обновлённый статус.

✅ Теперь покупатель может свободно вводить товар в оборот, отгружать дальше или продавать.

⏳ Важные нюансы: сроки и ответственность

• Приёмка и подписание УПД должны быть завершены не позднее 3 рабочих дней с момента получения товара.

• Задержка может привести к блокировке операций в системе и запросам от контролирующих органов.

• Все действия фиксируются в ГИС МТ — аудит возможен в любой момент.

💡 Вывод:

Передача маркированного товара — это цепочка из 5 этапов, где каждый участник несёт ответственность. Ошибки на любом этапе — и коды «зависнут», а товар не пойдёт в продажу.

Главное правило:

«Не отгружай, пока не проверишь баланс. Не принимай, пока не сверишь коды.»