Закупки по 223-ФЗ: типичные ошибки заказчиков

Одним из распространенных нарушений со стороны заказчиков является несоблюдение сроков размещения документов в Единой информационной системе (ЕИС).

Законодательство (223-ФЗ, ПП РФ № 908, ПП РФ № 1132) регламентирует перечень документов, подлежащих обязательному размещению в ЕИС, и сроки такого размещения. К ним относятся, в частности:

• Положение о закупке и изменения к нему — в течение 15 календарных дней с момента утверждения.

• План закупки и изменения к нему — в течение 10 календарных дней с момента утверждения.

• Извещения о закупке — сроки зависят от вида применяемой закупочной процедуры.

• Информация о заключенном договоре – в течение 3 рабочих дней со дня заключения.

• Информация о результатах исполнения договора — в течение 10 календарных дней со дня исполнения (приемки поставленного товара (работы, услуги) и/или оплаты договора).

• Ежемесячная — в течение 10 дней с момента окончания отчетного периода.

• Годовая отчетность — до 1 февраля за прошедший календарный год.

Заказчикам важно соблюдать установленные сроки размещения документов: за нарушение предусмотрены штрафы: 10-20 тыс. руб. для должностных лиц и 30-50 тыс. руб. для юридических лиц.

Одной из распространенных ошибок является проведение закупки в «бумажной» форме, когда законодательство требует электронный формат. Постановление Правительства РФ № 616 утверждает перечень товаров, работ и услуг (ТРУ), закупка которых обязательно должна осуществляться в электронной форме. В этот перечень входят популярные позиции, такие как транспортные услуги, канцелярские товары, оргтехника, услуги по уборке и др.

Несоблюдение требований об электронной форме закупки влечет за собой серьезные административные наказания: штрафы 5-30 тыс. руб. для должностных лиц и 50-100 тыс. руб. — для юридических лиц. 

Пример из практики: заказчик провел «бумажный» запрос котировок на покупку автомобиля. Однако автомобили включены в перечень Постановления № 616 и требуют проведения электронной закупки. В результате:

• Заключенный договор был признан недействительным.

• Заказчик был обязан вернуть автомобиль поставщику.

• Поставщик был обязан вернуть денежные средства заказчику.

• На заказчика и должностных лиц были наложены штрафы.

Ситуация обернулась значительными временными и финансовыми потерями.

Во избежание подобных нарушений и их тяжелых последствий необходимо на этапе планирования закупки четко определять форму ее проведения. Наиболее надежный способ снизить риски — перевести максимальное количество конкурентных закупок в электронную форму, что исключит вероятность такой ошибки.

Это еще одна категория нарушений, влекущая штрафы для должностных лиц и организации-заказчика. Устанавливая требования к участникам и предмету закупки, заказчик должен руководствоваться принципами обоснованности, соразмерности и недопущения необоснованного ограничения конкуренции. Любое требование должно быть связано с будущим исполнением договора и иметь четкое обоснование.

Серьезным нарушением также является отклонение от закупочной документации на этапе оценки заявок: предъявление требований или применение критериев, не указанных в документации, или игнорирование указанных. Комиссия по закупкам может оценивать заявки и предъявлять требования к участникам только на основании критериев и условий, прямо указанных в опубликованной закупочной документации. Изменять что-либо «на ходу» недопустимо. 

За установление незаконных требований к участникам закупок, к закупаемым товарам, работам, услугам или к условиям договора закон предусматривает: для должностных лиц – предупреждение или штраф 5-30 тыс. руб.; для юридических лиц – предупреждение или штраф 10-30 тыс. руб.

Пример 1: Избыточные требования к характеристикам товара, не влияющие на качество работ. При закупке услуг по комплексной уборке помещений заказчик установил требования к поставляемым мешкам (материал, толщина, размеры, цвет). Однако предмет контракта — уборка помещений, а не закупка мешков. Такое требование было признано избыточным, так как оно не влияло на качество выполняемых работ, ограничивало круг участников и конкуренцию.

Пример 2: Требования к опыту, не связанные с предметом закупки. В одном из дел заказчик установил критерий оценки «опыт предоставления услуг воздушного патрулирования и перевозок организациям системы «Транснефть». Это противоречило положениям 223-ФЗ, так как требование было слишком узким и не относилось к общему опыту, необходимому для выполнения работ по закупке. Заказчика обязали внести изменения в документацию.

Пример 3: Требования к наличию особого статуса или членства в организациях, если это не предусмотрено законом. Например, требование о членстве в СРО или наличии в реестре операторов клининговых услуг. Такие условия могут ограничивать конкуренцию и признаваться незаконными.

Пример 4: Требования к документам, не предусмотренным законом. Например, требование предоставить документы о качестве продукции (сертификаты, декларации и т. д.) в заявке. Закон 223-ФЗ не обязывает участников заранее приобретать продукцию и получать на нее документы.

Пример 5: Требования к наличию оборудования конкретных производителей без указания критериев определения аналогов. Например, требование подтвердить наличие лазерного дальномера «Leica DISTO D5» и цифрового фотоаппарата Canon A495 (давно снятого с производства). Такое условие было признано неправомерным. 

Конфликт интересов – это ситуация, при которой личная заинтересованность должностных лиц заказчика или членов его комиссий может повлиять на объективность и беспристрастность принимаемых ими решений в ходе закупочной деятельности. Исключение таких ситуаций – прямая обязанность заказчика и его руководства.

Предотвращение конфликта интересов регулируется Федеральным законом № 273-ФЗ «О противодействии коррупции». 

Конфликтом интересов признается:

• Наличие родственных или  семейных связей между должностными лицами организации-заказчика и организации – участника закупки. Даже бывшие супруги могут рассматриваться как связанные лица, особенно если сохраняются экономические или иные связи, влияющие на объективность.

• Владение должностными лицами заказчика (или их близкими родственниками) более чем 10% акций/доли в уставном капитале организации-участника.

• Занятие должностными лицами заказчика (или их близкими родственниками) руководящих постов (генеральный директор, учредитель, член совета директоров) в организации-участнике.

• Участие в закупках действующих или бывших (в течение 2 лет после увольнения) работников заказчика или связанных с ними компаний.

Для выявления скрытого конфликта интересов контрольные органы обращаю внимание на ряд факторов:

• Значительное отклонение цены закупки от среднерыночных значений.

• Регулярные закупки конкурентных ТРУ у одного и того же поставщика (или аффилированной группы).

• Концентрация значительной доли годового бюджета закупок в «одних руках». 

Наглядные примеры выявленного конфликта интересов:

Пример 1: В закупке товаров, являющихся результатами интеллектуальной деятельности, участвуют работники, чьи родственники или иные связанные с ними лица владеют исключительными правами. Например, родственник члена комиссии является правообладателем патента на технологию, которая используется в закупаемом продукте.

Пример 2: Член закупочной комиссии или другой сотрудник заказчика имеет долю в уставном капитале участника закупки. Даже минимальная доля владения может создать личную заинтересованность в принятии определенного решения. Например, если член комиссии является учредителем или соучредителем компании-участника, это создает конфликт интересов.

Конфликт интересов может проявляться не только через формальные связи, но и через создание необоснованных преимуществ для «своего» участника, даже при отсутствии родства:

Пример 3: Установление требований, которые заведомо удовлетворяют только определенного участника. Например, заказчик может включить в документацию о закупке детализированные характеристики товара или услуги, которые соответствуют продукции конкретного поставщика, но не являются объективно необходимыми для исполнения контракта. Это может быть указание на конкретный товарный знак, модель оборудования или другие признаки, позволяющие выделить одного участника.

Выявление конфликта интересов может привести к серьезным последствиям:

• Отстранению участника, отмене закупки.

• Увольнению должностного лица, не принявшего меры по предотвращению конфликта интересов, с включением сведений о нем в реестр уволенных в связи с утратой доверия сроком на пять лет.

• Признанию заключенного договора недействительным.

Признание договора недействительным может обернуться очень болезненными финансовыми потерями и для поставщика (подрядчика, исполнителя). Юридически недействительность означает, что договор не порождает правовых последствий с момента его заключения и каждая из сторон обязана возвратить другой все полученное по сделке. Если поставлялся товар, то, теоретически, поставщик получает его обратно, а заказчик — деньги. Но если по договору были выполнены работы или оказаны услуги, их физически вернуть невозможно. Подрядчик может понести значительные финансовые потери, даже если он добросовестно выполнил свои обязательства по договору.

Пример 4: Прокуратура обратилась в суд с иском о признании договора на выполнение работ недействительным из-за конфликта интересов. Было установлено, что один из членов закупочной комиссии заказчика являлся учредителем организации, которая победила в закупке, заключила договор и уже выполнила работы. Суд признал уже исполненный договор недействительным. В решении было указано, что председатель и члены закупочной комиссии не приняли должных мер для предотвращения или урегулирования конфликта интересов до заключения договора. Это было расценено как серьезное нарушение. Суд обязал подрядчика вернуть все полученные по договору денежные средства заказчику. При этом суд зафиксировал, что возврат результатов выполненных работ технически невозможен. Однако этот факт не освобождает подрядчика от обязанности вернуть деньги.

Пример 5: Случай признания договора недействительным из-за конфликта интересов по 223-ФЗ можно найти в постановлении 14 ААС от 09.10.2024 по делу № А05-1204/2024. 

Суть дела: орган прокуратуры обратился в арбитражный суд с требованием о признании договора на выполнение работ по санитарному содержанию общего имущества многоквартирных домов в Северодвинске недействительным. Также прокуратура просила применить последствия недействительности сделки — вернуть заказчику уплаченные по договору 11,2 млн рублей.

Основание для иска: один из членов закупочной комиссии заказчика являлся учредителем подрядчика, что противоречило ч. 7.2 ст. 3 Закона № 223-ФЗ. 

Решение суда: требования прокуратуры удовлетворены — договор признан недействительным. Однако в применении последствий недействительности сделки суд отказал. Суд исходил из следующего: председатель закупочной комиссии и член комиссии, у которого был конфликт интересов, не предприняли меры по его предотвращению и урегулированию при заключении сделки. Тот факт, что на момент подачи искового заявления член комиссии вышел из состава участников подрядчика, не имеет правового значения. Заказчик не оспаривал добросовестность подрядчика и соразмерность цены услуг. Возврат денежных средств заказчику привел бы к его необоснованному обогащению. 

Этот пример демонстрирует, что конфликт интересов у члена закупочной комиссии может стать основанием для признания договора недействительным, даже если на момент обращения в суд ситуация изменилась. Суд также учитывал фактические обстоятельства дела при решении вопроса о применении последствий недействительности сделки.

Важно отметить, что за подобные нарушения для должностных лиц могут наступать и другие последствия, например увольнение в связи с утратой доверия с внесением сведений об уволенном лице в публичный реестр. Поэтому необходимо прилагать все возможные усилия, чтобы исключить возможность подобных ситуаций и обеспечить прозрачность и честность закупок. 

Закупка у единственного поставщика (ЕП) по своей природе является неконкурентной процедурой. Ее часто используют из-за скорости проведения или необходимости приобрести товар конкретного бренда. 

Закон 223-ФЗ не устанавливает количественных ограничений на закупки у единственного поставщика, то есть теоретически, вы можете все закупки проводить таким образом, прописав это в своем Положении о закупке. Однако важно учитывать несколько ключевых моментов:

• Риск претензий от контролирующих органов. Высокая доля закупок у единственного поставщика с большой вероятностью привлечет внимание ФАС. Основанием для претензий будет противоречие такого подхода основным целям закона – обеспечению единства экономического пространства, развитию честной конкуренции, эффективному распоряжению финансами и т.д. Контролирующий орган может выдать предписание о сокращении доли закупок у единственного поставщика и внесении изменений в Положение о закупке. Можно попытаться оспорить такое предписание в суде, опираясь на отсутствие прямых ограничений в законе, но исход судебного разбирательства непредсказуем.

• Влияние на тарифы для регулируемых организаций. Если организация ведет деятельность, которая попадает под тарифное регулирование, расходы на закупки влияют на устанавливаемые тарифы. Тарифные органы могут не признать обоснованными закупки у единственного поставщика и, как следствие, снизить тарифы. 

Для того, чтобы избежать подобных рисков, заказчик должен подробно описать в своем положении о закупке правила применения процедуры закупки у единственного поставщика (порядок и условия проведения таких закупок, требования к документации, сроки, обмен документами, процедуру проверки ЕП на соответствие установленным требованиям), а также привести исчерпывающий перечень оснований для выбора этого способа закупки. Обоснование должно доказывать невозможность, нецелесообразность или затруднительность проведения конкурентных процедур, высокие риски неполучения или несвоевременного получения необходимого результата при использовании конкурентных способов, экономию времени, трудовых и финансовых ресурсов заказчика при прямом обращении к ЕП в конкретной ситуации.

Примеры корректных обоснований:  

• Возникновение срочной потребности в определенных товарах, работах, услугах, когда проведение конкурентных процедур приведет к невозможности удовлетворения этой потребности в требуемые сроки (например, ликвидация последствий аварий, ЧС).

• Нецелесообразность или невозможность конкурентных процедур, например закупка работ или услуг в труднодоступных, удаленных районах с особыми климатическими условиями, где отсутствует конкурентный рынок (например, для предприятий, ведущих деятельность в таких зонах). Проведение торгов будет формальностью, так как на них, скорее всего, не будет подано заявок.

• Требуемые товары, работы, услуги по своим техническим или технологическим характеристикам уникальны и могут быть предложены/выполнены только конкретным поставщиком.

• Поставщик обладает исключительными правами на объект закупки или использует уникальные технологии, недоступные другим.

В случае отсутствия обоснования случаев закупки у единственного поставщика или применения общих формулировок без указания каких-либо особых условий, оправдывающих отказ от конкурентных процедур, контрольный орган может счесть такие основания не соответствующими закону и принципам 223-ФЗ (обеспечение конкуренции, эффективности) и выдать предписание о переработке положения о закупке.

Таким образом, чтобы избежать претензий со стороны ФАС, важно грамотно обосновать необходимость применения закупки у ЕП. При этом нужно помнить, что  чрезмерное использование схемы закупок у единственного поставщика идет вразрез с ключевыми задачами 223-ФЗ — развитием конкурентной среды, эффективным расходованием средств и привлечением большего числа участников к торгам. В таких случаях контролирующие органы вправе потребовать снизить долю подобных сделок. Полезным ориентиром может служить практика работы по 44-ФЗ: там закупки у единственного поставщика жестко лимитированы — не более 600 тысяч рублей и максимум 20% от совокупного объема закупок. Оптимальным решением будет придерживаться схожих рамок или готовить детальное обоснование каждой такой сделки, опираясь на перечень допустимых случаев, приведенный в ст. 93 44-ФЗ.

В качестве безопасной и современной альтернативы закупкам у единственного поставщика можно использовать электронный магазин — современный и удобный инструмент, который объединяет простоту и оперативность неконкурентных закупок с прозрачностью и соответствием нормам законодательства:

• Электронный магазин обеспечивает полную прозрачность всех операций, формируя проверяемый цифровой след, который упрощает внутренний контроль и проведение аудита. 

• К системе можно подключить собственных поставщиков и получать сразу несколько предложений, при этом выбор не ограничивается только ценовым фактором. 

• При желании заказчик может закупать продукцию конкретных брендов, оставаясь в рамках закона: ч. 3.2 ст. 3 223-ФЗ допускает использование неконкурентных способов закупок, включая электронные магазины, если это закреплено во внутреннем Положении о закупках. 

• Весь цикл от подачи заявок до подписания договора может занимать всего от нескольких часов до одного дня. 

• Использование электронного магазина обеспечивает автоматическую интеграцию с ЕИС и заполнение отчетности, что значительно упрощает процесс и экономит время.

Закупочная деятельность по 223-ФЗ остается зоной повышенного риска из-за сложности регулирования и множества тонкостей в исполнении. Анализ основных ошибок показывает, что большинство проблем возникает из-за недостаточной подготовки специалистов, незнания нюансов законодательства и несоблюдении обязательных процедур.

Решить эти проблемы возможно за счет внедрения современных методов автоматизации закупочных процессов. Современные ЭТП предлагают широкий спектр опций, помогающих автоматизировать большинство рутинных процессов. Многие площадки сейчас активно внедряют сервисы на базе искусственного интеллекта: ИИ-ассистент анализирует закупку, дает разъяснения по законодательству, дает актуальные и точные ответы по сложным правовым нормам со ссылками на конкретные статьи законов, выявляет в закупочной документации возможные некорректные формулировки, ограничения конкуренции или несоответствия законодательству. Использование ИИ-ассистента позволяет заказчикам значительно сократить время на получение точной информации для принятия решений, разгрузить сотрудников от рутинных консультаций и снизить вероятность ошибок вследствие недостаточного знания нормативных актов.

Наряду с внедрением новых технологий важно продолжать обучение сотрудников на специализированных курсах, семинарах и конференциях с участием экспертов отрасли. Такой комплексный подход к управлению закупочными процедурами обеспечивает успешное проведение закупок, минимизирует риски и повышает доверие участников рынка.