Ваш новый главный бухгалтер — молодец? Как за 90 дней понять, что вы взяли профессионала

Здравствуйте! С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting. Мы уже поговорили о том, почему выбор бухгалтера — это вопрос выживания, разобрали, где искать профессионалов, и даже обсудили налоговую реформу 2026 года. Казалось бы, полдела сделано: вы нашли специалиста, подписали договор и выдохнули.

Но здесь начинается самое интересное. Как понять, что вы наняли того самого профи, а не «бомбу замедленного действия»?

Представьте ситуацию: вы взяли бухгалтера, он сидит тихо, вопросов не задает, что-то печатает. Вы думаете: «Отлично, процесс идет». А через полгода прилетает блокировка счета или требование на миллион. Оказывается, все это время отчеты сдавались с ошибками, а первичка просто складывалась в тумбочку.

Первые 90 дней — это не просто испытательный срок для сотрудника. Это ваша единственная возможность безболезненно проверить систему на прочность до того, как ошибки станут фатальными. Сегодня я дам вам пошаговую инструкцию: куда смотреть, что спрашивать и как понять, что пора расставаться, не дожидаясь беды.

Статистика неумолима: каждый третий новый сотрудник увольняется в первые три месяца работы. Для бухгалтерии эта цифра еще страшнее, потому что цена ухода здесь умножается на стоимость ошибок.

Почему этот период критичен:

1. Высокая цена ошибки. Если новый бухгалтер в первый же квартал неверно начислит НДС или пропустит срок сдачи отчета, вы узнаете об этом не сразу. Налоговая может прислать требование через 3–6 месяцев. К этому моменту исправление будет стоить вам нервов, денег на пени и, возможно, услуг аудиторов.
   
   2. Стресс адаптации. По шкале Холмса-Рейха смена работы — это 39 баллов стресса (сопоставимо с болезнью члена семьи). Даже опытный главбух в новой среде может растеряться. Если вы бросите его «в воду» без поддержки и контроля, он может утонуть вместе с вашей отчетностью.

   3. Иллюзия компетенции. На собеседовании все хотят казаться лучше. Реальные навыки — умение работать с вашей версией 1С, знание специфики вашей отрасли, скорость реакции — проявляются только в «бою».

Ваша задача как руководителя — не ждать чуда, а управлять этим процессом. Давайте разберем, что конкретно нужно делать.

Первые две недели — самые показательные. Новый человек еще не погрузился в рутину, его глаз «не замылился», и он может (и должен!) увидеть проблемы, оставшиеся от предшественника.

Если бухгалтер говорит: «Да я потом разберусь, давайте работать», — это тревожный звонок. Профессионал начнет с акта приема-передачи дел.
Что должно быть в акте:

• Перечень переданных документов (не просто «папки», а опись за последние 3–5 лет).

• Состояние базы 1С (до какого периода закрыт год, есть ли ошибки).

• Список несданной отчетности или ответов на требования (если такие есть)

Это банально, но большинство компаний забывают об этом.

• Банк: проверьте доступы старого главбуха. Старый доступ — заблокировать немедленно. На нового сотрудника нужно сделать отдельный доступ.

• 1С и сервисы: У сотрудника должна быть своя учетная запись.

Даже если вы не разбираетесь в 1С, вы можете попросить нового бухгалтера сделать одну простую вещь: запустить отчет «Экспресс-проверка ведения учета».

• Как это сделать: Меню «Отчеты» → «Анализ учета» → «Экспресс-проверка».

• На что смотреть: Попросите показать результат. Если там сплошные красные сообщения об ошибках (особенно в разделах «Ведение книги покупок/продаж» или «Кассовые операции») — спросите, как он планирует это исправлять. Его реакция скажет вам о многом. Если он говорит «это программа глючит» — плохой знак. Если составляет план исправлений — хороший.

  Если вы уже немного гуру, то запросите оборотно-сальдовую ведомость за налоговый период и задайте вопросы по красным остаткам. В базе 1С чаще всего красным помечены ошибки. Нужно выслушать ответ и логику бухгалтера.

• Если вы гуру следующего уровня, вы можете открыть анализ налога на прибыль, УСН и НДС и спросить у бухгалтера, как сформировалась налоговая база. Для вас как для собственника важна логика ответа, возможность вашего главбуха доступно и на пальцах объяснить сложные отчеты.

Прошел месяц. Период «медового месяца» закончился. Пора смотреть на реальные результаты. Если на этом этапе есть хаос, дальше будет только хуже.

С 2023 года мы все живем с Единым налоговым счетом (ЕНС). Это один  из главных  индикаторов здоровья.

Задание бухгалтеру: «Закажи справку о сальдо ЕНС и покажи мне».

• Положительное сальдо: Отлично, у вас есть переплата.

• Нулевое: Тоже хорошо (хотя редкость).

• Отрицательное: Это долг.

Важно: Если минус возник из-за старых долгов — новый бухгалтер должен был вам об этом уже доложить и предложить план погашения. Если минус стал сюрпризом для него самого — это профнепригодность. Он обязан мониторить ЛК налогоплательщика еженедельно.

Попросите показать общую «оборотку» за месяц. Вам не нужно знать план счетов, просто ищите глазами красный цвет.

• Красные минусы в остатках (например, по счету 50 «Касса», 51 «Банк», 41 «Товары») — это катастрофа. Нельзя потратить из кассы денег больше, чем там было. Нельзя продать товар, которого нет на балансе.

• Что это значит: Либо документы не заведены, либо заведены с ошибками, либо кто-то ворует. Профессионал никогда не оставит «красноту» в конце месяца.

Остаток по счету 51 в программе 1С должен копейка в копейку совпадать с выпиской из вашего банк-клиента. Если есть расхождение хоть на рубль — учет недостоверен. Это базовое правило гигиены.

Первая выплата зарплаты новым бухгалтером — это стресс-тест.

• Все ли получили расчетные листки? (Да, их обязаны выдавать).

• Были ли ошибки в суммах?

• Вовремя ли ушли налоги?

Жалоба сотрудника на «недоплатили 100 рублей» может показаться мелочью, но для Трудовой инспекции это повод для проверки всей компании.

Цифры проверили. Теперь смотрим, как человек работает. Бухгалтер — это сервисная функция. Он должен облегчать жизнь бизнесу, а не усложнять её.

Подойдите к рабочему столу бухгалтера (или попросите показать структуру папок на сервере, если он на удаленке).

• Хаос: Документы валяются горой, «я потом разберу». Это гарантия того, что 10-15% первички будет потеряно. А значит — вы переплатите НДС и налог на прибыль.

• Система: Папки подписаны («Банк», «Поставщики», «Договоры»), документы в 1С заносятся день в день или хотя бы раз в неделю.

  Кейс: У нас был клиент, который год не мог добиться от штатного бухгалтера порядка. Когда мы зашли на аудит, нашли коробку (!) из-под обуви, набитую накладными на несколько миллионов рублей. Бухгалтер просто «не успевала» их провести. Компания переплатила налогов на 400 тысяч рублей просто из-за лени сотрудника.

Попросите бухгалтера показать акты сверки с 3–5 вашими ключевыми поставщиками.

• Все подписано и сходится? Отлично.

• «Они не прислали, я не виноват»? Плохой ответ. Задача бухгалтера — добыть документы. Бухгалтер, который ждет, пока ему принесут — это не партнер, а секретарь.

Задайте бухгалтеру «глупый» вопрос. Например: «Почему прибыль есть, а денег на счете нет?».

• Хороший ответ: Он спокойно, на пальцах (может быть, с рисунком) объясняет про кассовые разрывы, дебиторку и запасы.

• Плохой ответ: Закатывает глаза, сыплет терминами («это метод начисления, вы не поймете») или говорит «так программа посчитала».
  Если вы не можете общаться с бухгалтером на одном языке сейчас, представьте, что будет в кризисной ситуации.

90 дней на исходе. Пора принимать решение: оставляем, прощаемся или переводим на аутсорс.

Профессионализм бухгалтера можно измерить. Вот 4 главных метрики:

1. Своевременность: Все декларации сданы в срок. Вы видите зеленые галочки («Сдано») в системе отчетности (СБИС, Контур, 1С-Отчетность).

2. Чистота: Сумма штрафов и пеней за эти 3 месяца — 0 рублей. Любой штраф — это ЧП.

3. Качество учета: Закрытие месяца в 1С проходит автоматически, без ручных правок и «костылей».

4. Отсутствие блокировок: Если за 3 месяца вам хоть раз заблокировали счет из-за ошибки бухгалтера (не ответил на требование, забыл недоимку в 10 рублей) — это повод для увольнения.

Если вы заметили что-то из этого списка — не ждите окончания испытательного срока.

• Скрытность: Бухгалтер не дает вам доступ к базе 1С («там сложно, вы что-то сломаете»). База — это ваша собственность. Отказ в доступе — это попытка скрыть ошибки или мошенничество.

• Паника: Приходит требование от ФНС, и бухгалтер впадает в ступор, истерику или начинает игнорировать проблему («само рассосется»).

• Странные контрагенты: В ОСВ мелькают названия фирм, с которыми вы не работали. Это может быть признаком вывода денег.

• «Серые» советы: Бухгалтер сам, без вашего запроса, предлагает схемы обналички или «бумажного НДС», уверяя, что «все так делают». Это прямой путь к уголовному делу.

В конце каждого месяца честно ответьте себе на 5 вопросов.

1. Прозрачность: Я понимаю, сколько налогов платит моя компания и почему именно столько? (Бухгалтер смог мне это объяснить).

2. Безопасность: Я уверен, что у налоговой нет к нам претензий прямо сейчас? (Я видел чистую справку о сальдо ЕНС).

3. Управление: Я получаю данные о прибыли и расходах вовремя, чтобы принимать решения

4. Климат: Мои сотрудники не жалуются на задержки зарплаты, а поставщики — на потерянные документы?

5. Комфорт: Мне комфортно общаться с этим человеком, он не создает лишнего стресса?

Вердикт:

• 5 «Да»: Поздравляю, вы нашли бриллиант. Берегите его.

• 1-2 «Нет»: Поговорите с сотрудником. Возможно, это вопрос притирки или нечетко поставленных задач. Дайте испытательный срок еще на месяц с четкими KPI, по ТК РФ это можно сделать при согласовании сторон.

• 3 и более «Нет»: Вам нужно расставаться. Этот сотрудник не тянет.

Увольнение бухгалтера — это всегда риск. Он может удалить базу, забрать документы или «забыть» сдать отчет перед уходом.

Если решили менять:

1. Сначала найдите замену (или заключите договор с аутсорсингом).

2. Сделайте полную копию базы 1С до уведомления об увольнении.

3. Проведите передачу дел в согласованные для 2-х сторон сроки. Расставаться всегда надо красиво.

Подписывайтесь на наш блог на «Клерк» и на наш телеграм-канал, чтобы не пропустить свежие материалы и получать проверенные практические советы для развития вашего бизнеса. 

Это четвертая статья из серии:

Часть 1. Как выбрать бухгалтера, который не убьет ваш бизнес
Часть 2. Цена ошибки — миллионы. Как выбрать бухгалтера, который защитит, а не подставит?
Часть 3. Где и как найти хорошего бухгалтера: гид для руководителя