Как ИИ упрощает работу с документами в 1С:Документооборот и сокращает рутинные операции?

В современном бизнесе каждая минута на счету, а ошибки в документах могут дорого обойтись. ИИ в 1С:Документооборот берёт на себя рутинную работу, ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок. 

В этой статье мы покажем, какие возможности искусственного интеллекта уже доступны в системе и как их использовать, чтобы работа с документами стала проще и быстрее.

Почему автоматизация документооборота важна для бизнеса

Ручная обработка документов занимает много времени и требует высокой концентрации. Ошибки могут привести к финансовым потерям, срыву сроков или неверным управленческим решениям.

Проблемы ручного документооборота:

• Медленное распределение документов по подразделениям.

• Ошибки при заполнении типовых форм.

• Риск потери или дублирования информации.

• Ручное создание протоколов и отчетов.

Решение этих проблем — автоматизация документооборота с помощью ИИ.

Какие процессы в 1С:Документооборот можно автоматизировать с помощью ИИ

Искусственный интеллект берет на себя наиболее рутинные и трудоемкие задачи документооборота. Вместо того чтобы сотрудники тратили часы на ручной ввод данных, система выполняет эти операции за считанные секунды.

Автоматическая сортировка и маршрутизация документов

ИИ анализирует содержание входящих документов и самостоятельно направляет их в соответствующие подразделения. Например, юридические договоры поступают в юридический отдел, финансовые документы — в бухгалтерию, а технические спецификации — в отдел разработки. Система обучается на основе предыдущих решений и со временем становится все более точной.

Автозаполнение стандартных форм

При подготовке типовых документов — счетов, договоров, актов — ИИ автоматически подставляет данные из существующих записей в системе. Названия организаций, реквизиты и стандартные условия заполняются без участия сотрудника. Это сокращает время работы и снижает риск ошибок в документах.

Создание событий в календаре на основе писем

Если в письме упоминается встреча или событие, система самостоятельно формирует запись в календаре. ИИ распознает дату, время, место и участников, создавая готовое мероприятие без дополнительных действий пользователя.

Распознавание текстов из файлов и изображений

Одна из самых востребованных возможностей ИИ — перевод сканов, фотографий и PDF-документов в редактируемый текст. Система поддерживает форматы PDF, JPEG, PNG и другие популярные расширения.

Два варианта настройки распознавания:

1. Встроенный сервис — подключается через облако 1С:Распознавание первичных документов, не требует установки дополнительного ПО, оплата идет за количество обработанных страниц.

2. Внешние программы — установка Ghostscript, ImageMagick и CuneiForm на сервер компании. Процесс бесплатный, но требует времени на первоначальную настройку.

Оба метода обеспечивают высокое качество распознавания. Большая часть текста переводится без ошибок, иногда возможны незначительные неточности в знаках препинания или регистре символов.

Автозаполнение карточек первичных документов

В последних версиях 1С:Документооборот ИИ может автоматически распознавать и заполнять поля структурированных документов:

• Универсальные передаточные документы (УПД)

• Счета-фактуры (включая новые формы с октября 2024 года)

• Счета на оплату

• Товарные накладные ТОРГ-12

• Акты выполненных работ

Система не просто извлекает текст, а анализирует структуру документа и заполняет соответствующие поля, что особенно важно при работе с большими объемами первичной документации.

Преимущества:

• Поддержка разных форматов — сканы, фото с телефона, цифровые файлы.

• Сокращение времени обработки документов до 80%.

• Уменьшение числа ошибок ввода и ускорение согласования.

Распознавание аудиофайлов: от записи к протоколу

Голосовые технологии позволяют создавать текстовые документы на основе аудиозаписей, заменяя необходимость стенографиста. Система преобразует речь в текст в реальном времени.

Сервис Таймлист: автоматическое протоколирование

• Запись совещаний и создание протоколов с отметкой времени каждого выступления, выделением ключевых тезисов и структурированием по докладчикам.

• Стенограммы телефонных переговоров и видеоконференций.

• Голосовое создание писем и документов, удобное для руководителей, которые хотят быстро формулировать задачи без набора текста.

Голосовое управление задачами

В интерфейсе системы появляется значок микрофона. После активации произнесенная речь автоматически превращается в текст. Функция доступна при:

• Создании задач и поручений

• Добавлении комментариев к документам

• Составлении резолюций

• Написании писем

• Поиске сотрудников по имени или должности

Ограничения:

Качество распознавания зависит от четкости речи и качества микрофона. Цифры и специальные символы лучше вводить вручную. Пунктуацию можно добавлять голосом, но это может замедлять диктовку.

Чат-бот Ася: персональный помощник сотрудников

Ася — интеллектуальный чат-бот, который отвечает на вопросы на естественном языке и помогает решать рабочие задачи. Бот обучается на базе документов компании и становится персональным консультантом.

Возможности:

• Поиск документов и инструкций по ключевым словам или содержанию.

• Подбор справочной информации для подготовки к встречам, переговорам и презентациям.

• Помощь в стандартных процедурах: отпуска, больничные листы, командировки.

• Техническая поддержка по вопросам ПО и типовых компьютерных проблем.

Ася настраивается под специфику конкретной организации буквально за несколько часов. Администратор загружает внутренние регламенты, инструкции и FAQ, после чего бот начинает отвечать на вопросы на основе этих материалов. Чем больше база знаний, тем точнее ответы.

Эффект внедрения:

• Снижение нагрузки на HR, IT и административный персонал.

• Мгновенные ответы сотрудникам на стандартные вопросы.

• Особенно полезно для крупных компаний с большим потоком запросов.

Преимущества автоматизации документооборота с ИИ

Компании, внедрившие искусственный интеллект в 1С:Документооборот, получают следующие выгоды:

• Сокращение времени обработки документов на 70–80 %.

• Снижение числа ошибок и опечаток.

• Высвобождение ресурсов сотрудников для стратегических задач.

• Ускорение согласования и принятия управленческих решений.

Эффект от внедрения становится заметен уже в первые месяцы благодаря росту производительности и оптимизации бизнес-процессов.

Заключение

ИИ превращает рутинные операции с документами в автоматические процессы. Компании, которые внедряют эти технологии, получают ощутимые преимущества:

• ускорение обработки документов на 70–80%;

• снижение числа ошибок при вводе данных;

• освобождение сотрудников от рутинной работы;

• ускорение согласования и принятия решений.

Современная версия 1С:Документооборот 3.0 предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации документооборота с помощью ИИ. Эффект внедрения заметен уже в первые месяцы: повышается продуктивность, оптимизируются бизнес-процессы, а работа с документами становится быстрее и проще.

А больше о том, как ИИ помогает автоматизировать рутинные задачи и улучшать работу с документами в 1С, читайте в нашем Telegram-канале. Эксперты «Первого Бита» объясняют технологии просто, на примерах и с юмором. Подписывайтесь и оставайтесь в курсе свежих IT-решений для бизнеса.