Как перейти на кадровый электронный документооборот и автоматизировать работу отдела кадров

КЭДО - это кадровый документооборот в электронном виде. Вместо бумажных документов сотрудники и работодатели обмениваются электронными файлами, подписанными электронной подписью. К таким документам относятся трудовые договоры, приказы, заявления, уведомления и другие бумаги, предусмотренные трудовым законодательством.

• Снижение затрат на печать, доставку и архивное хранение документов

• Ускорение согласования и подписания кадровых бумаг

• Удобный доступ сотрудников к своим документам в любое время

• Минимизация рисков потери или порчи документов

При этом документы сохраняют юридическую значимость при использовании электронной подписи.

Основные правила КЭДО закреплены в Федеральном законе от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ. Согласно закону, работодатель вправе вести кадровый документооборот в электронном виде только при наличии письменного согласия работника.

На практике КЭДО позволяет перевести в электронный формат, например:

• заявления на отпуск;

• заявления на справки и копии документов;

• графики отпусков и ознакомления с ними;

• приказы о приеме, переводе, отпуске, командировке;

• уведомления и ознакомления с ЛНА;

• расчетные листки;

• дополнительные соглашения;

• часть документов по дистанционной работе;

• служебные записки и внутренние кадровые обращения.

Есть исключения, по которым кадровый электронный документооборот не применяется. В бумажном или отдельном установленном порядке продолжают оформляться:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;

• акты о несчастном случае на производстве;

• приказы об увольнении;

• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, если для них требуется личная подпись работника.

Поэтому перед запуском КЭДО нужно составить перечень документов: что переводим в электронный вид, что остается на бумаге, а что ведется по специальным правилам.

Основная выгода КЭДО — не в том, что «не надо тратить бумагу» (хотя это несомненно тоже плюс). Главный эффект — в скорости и автоматизации процессов.

Например, в бумажном варианте заявление на отпуск может проходить так:

1. сотрудник написал заявление;

2. руководитель подписал;

3. кадровик подготовил приказ;

4. бухгалтерия рассчитала отпускные;

5. сотрудника ознакомили с приказом;

6. документы подшили в личное дело.

Если сотрудник работает удаленно, в филиале или часто в разъездах, каждый этап согласования и подписания затягивается.

В КЭДО маршрут можно настроить так, чтобы заявление сразу ушло руководителю, затем кадровику, затем в расчет зарплаты. Система фиксирует дату, время, статус документа и подпись.

Для бухгалтерии это особенно важно по массовым операциям:

• отпуска;

• командировки;

• больничные и отсутствия;

• расчетные листки;

• заявления на справки;

• ознакомления с документами, влияющими на оплату труда.

По нашему опыту внедрения сервисов КЭДО, самый заметный эффект компании получают не с трудовых договоров, а с ежедневных массовых процессов: отпусков, заявлений, расчетных листков и ознакомлений. Именно они чаще всего занимают время кадровика и бухгалтера.

Переходить на КЭДО лучше не с покупки или подключения сервиса, а с аудита кадровых процессов.

Не обязательно переводить сразу все. Для старта удобно выбрать 3–5 процессов, которые чаще всего повторяются.

Например:

• заявления на отпуск;

• заявления на справки;

• расчетные листки;

• ознакомление с локальными нормативными актами;

• приказы на отпуск.

После пилотного запуска можно добавлять остальные документы.

Если зарплата и кадры ведутся в 1С, логично выбирать решение, которое интегрируется с действующей базой. Например, при работе в 1С:ЗУП часто используют сервис 1С:Кабинет сотрудника, через который работники подают заявления, получают документы и подписывают их электронной подписью.

Нужно заранее описать:

• кто создает документы;

• кто согласует;

• кто подписывает от имени работодателя;

• кто контролирует статусы;

• кто отвечает за архив;

• кто помогает сотрудникам при технических проблемах.

Для запуска КЭДО понадобится внутренний комплект документов.

Обычно в него входят:

В КЭДО могут применяться разные виды электронных подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;

• усиленная неквалифицированная электронная подпись;

• простая электронная подпись.

Для работодателя обычно используется усиленная квалифицированная подпись уполномоченного лица.