Прием на работу сотрудника в 2026 году

К вам на предприятие пришёл новый сотрудник. Вы как кадровик должны провести его по всем этапам оформления. В 2026 году вступили ряд новшеств для приёма сотрудника. Давайте рассмотрим эти этапы подробнее

1. Во первых это ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами. Работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с правилами трудового распорядка, коллективным договором (если он есть) и другими локальными актами, которые касаются его работы. 

2. Представитель отдела кадров попросит предоставить документы.

3. Затем идёт заключение трудового договора. Договор вступает в силу с момента его подписания, а не с момента фактического начала работы. 

4. Издаётся приказ о приёме на работу (если работодатель использует такую форму документа).

5. Далее идёт регистрация трудовой деятельности в СФР через форму ЕФС-1. В 2026 году все новые сотрудники оформляются только с электронными трудовыми книжками (ЭТК). При приёме на работу необходимо внести сведения о приёме в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и подать её в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или начала работы. 

Если же сотрудник ранее подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель должен продолжить её ведение в соответствии со ст. 66 ТК РФ. 

Теперь более подробно о предоставляемых документах сотрудника в отдел кадров.

Согласно ст. 65 ТК РФ, список обязательных документов включает:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка (если работник не впервые устраивается на работу);

• СНИЛС;

• документ об образовании или квалификации (если должность требует специальных знаний). 

В отдельных случаях предоставляются следующие документы:

• для мужчин призывного возраста (от 18 до 27 лет) — военный билет или документ о постановке на воинский учёт;

• для работы во вредных или опасных условиях труда — результат предварительного медосмотра;

• для иностранных граждан — патент или разрешение на работу, миграционная карта, регистрация по месту пребывания и медицинские документы (в зависимости от типа работы и страны происхождения). 

С 1 января 2026 года начал действовать новый общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ОК 016-2025). В него добавлены новые должности (например, аналитик, администратор безопасности компьютерных систем и сетей, веб-дизайнер), а устаревшие позиции исключены.

При заполнении формы ЕФС-1 по-прежнему используют код ОКЗ в сведениях о трудовой деятельности. Минтруд рекомендует использовать ОКПДТР, только когда в ОКЗ не находится подходящий код для должности. 

Возрастные ограничения:

• по общему правилу трудовой договор можно заключить с 16 лет;

• с 14 лет — при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителя) и при условии лёгкого труда в свободное от учёбы время;

• до 14 лет — только в творческих и спортивных организациях (кино, театр, цирк и т. п.) с согласия родителя и разрешения органа опеки.

Новые нормы подъёма тяжестей (с 1 марта 2026 года, приказ Минтруда от 10.06.2025 №369н):

• юноши 14–15 лет — до 3 кг постоянно;

• юноши 16–17 лет — до 4 кг постоянно;

• девушки — на 1 кг меньше, чем юноши.

Ограничения:

• нельзя устанавливать испытательный срок;

• запрещено заключать договор о полной материальной ответственности;

• нельзя привлекать к работе по совместительству, вахтовым методом, в религиозных организациях. 

Теперь о рабочем времени:

• до 16 лет — не более 24 часов в неделю (при совмещении с учёбой — не более 12 часов в течение учебного года);

• от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю (при совмещении с учёбой — не более 17,5 часов в течение учебного года). 

С 1 сентября 2025 года разрешено привлекать несовершеннолетних к работе в выходные и праздничные дни в период летних каникул, по направлению службы занятости или в составе студенческих отрядов. 

Теперь перейдем к иностранным гражданам какие изменения коснулись их?

Требования к документам зависят от статуса иностранца:

• Временно пребывающие (с патентом или разрешением на работу). Требуется проверить действующий патент, оплату авансового платежа по НДФЛ, срок действия. 

• Временно проживающие (с разрешением на временное проживание — РВП). Могут работать только в том субъекте РФ, где получили разрешение. 

• Постоянно проживающие (с видом на жительство — ВНЖ). Могут работать в любом регионе России, в любой сфере и без дополнительных разрешений. 

Важные нюансы:

• С 1 марта 2026 года работодатели получили право увольнять иностранных сотрудников для приведения их численности в соответствие с региональными ограничениями (Федеральный закон от 17.11.2025 №419-ФЗ). 

• Необходимо проверять, не включён ли иностранец в реестр контролируемых лиц (утверждён постановлением Правительства РФ от 26.12.2024 №1899). 

• После заключения трудового договора работодатель обязан в течение 3 рабочих дней уведомить МВД. 

• Психиатрическое освидетельствование. С 1 марта 2026 года работодатель должен направить на такое освидетельствование сотрудника, у которого при обязательном периодическом медосмотре выявили признаки психического расстройства. Исключение — сотрудники с допуском к гостайне. 

• Квоты для инвалидов. С 1 марта 2026 года квоту должны устанавливать все обособленные подразделения, расположенные в других регионах относительно головной организации. Размер квоты рассчитывается с учётом среднесписочной численности работников самого подразделения за предыдущий квартал (Федеральный закон от 28.11.2025 №445-ФЗ). 

• Электронные справки об инвалидности. С 1 марта 2026 года такие справки формируют в электронном виде и направляют гражданам либо их представителям в личные кабинеты на Госуслугах. 

Неправильное оформление документов или отказ в приёме на работу по причине отсутствия необязательных документов может привести к юридической ответственности работодателя. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства влечёт за собой штрафы: для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. 

Работодатель не имеет права требовать у работника документы, не предусмотренные Трудовым кодексом или иными нормативно-правовыми актами. 

При оформлении приёма на работу важно учитывать не только общие требования ТК РФ, но и специфические изменения 2026 года, а также следить за обновлениями законодательства.