Электронный документооборот: как легально отказаться от бумаги. Часть 1

Подписывайтесь на мой телеграм-канал, там много полезного: https://t.me/teterlevaanna

В эпоху цифровизации многие бухгалтеры и руководители задаются вопросом: действительно ли необходимо распечатывать и хранить кипы бумажных документов? Банковские выписки, платежные поручения, счета — все эти бумаги занимают место и усложняют архивное дело. Современное законодательство дает возможность перевести большую часть документооборота в электронный вид, но с соблюдением ключевых условий. В этой статье мы подробно разберем, от какой бумаги можно отказаться уже сегодня и как сделать это правильно, чтобы не вызвать претензий у проверяющих органов.

Правовая база для перехода на электронные документы в России уже давно сформирована. Основными документами, регулирующими этот процесс, являются:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Пункт 5 статьи 9 прямо разрешает составлять первичный учетный документ не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Статья 29 устанавливает обязанность хранить средства, обеспечивающие проверку подлинности электронной подписи, не менее 5 лет.

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 6 закрепляет важнейший принцип: информация, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью.

Таким образом, закон не только разрешает, но и приравнивает электронные документы к бумажным при условии использования правильного типа подписи.

Короткий ответ: нет, не нужна.

Электронные выписки и платежные поручения, сформированные вашим банком через систему «Клиент-Банк», по умолчанию подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) кредитной организации. Согласно закону, такие документы являются полноценными юридически значимыми оригиналами.

• Распечатывать их для целей бухгалтерского и налогового учета не требуется.

• Хранить их необходимо именно в электронном виде — в тех исходных форматах, в которых они были получены (как правило, XML), с сохранением всех подписей и меток времени. Именно эта электронная связка (документ + подпись) является первоисточником.

Это самый распространенный вопрос, и здесь кроется ключевая ошибка многих бухгалтеров.

PDF — это всего лишь формат представления данных. Его юридический статус полностью зависит от наличия электронной подписи.

• PDF, подписанный УКЭП (встроенной в файл или идущей в отдельном файле-контейнере) — это полноценный электронный оригинал. Его можно хранить и предоставлять проверяющим.

• PDF без подписи (например, распечатанный и отсканированный документ или просто экспорт из системы в PDF) — это всего лишь копия для удобства просмотра. Юридической силы у такого файла нет. Оригиналом остается исходный электронный документ с подписью (например, тот же XML-файл из банка).

Вывод по первой части: Законодательство позволяет не распечатывать банковские документы при условии, что они подписаны УКЭП и хранятся в виде, пригодном для проверки подлинности подписи в течение всего срока хранения.

Что ждет во второй части?
Во второй части статьи мы подробно разберем спорный вопрос со счетами на оплату: когда их можно не печатать, а когда электронной версии будет недостаточно. Кроме того, мы дадим практические рекомендации по оформлению учетной политики для перехода на электронный документооборот, чтобы ваш архив был полностью легальным и защищенным от претензий.