Как отражать в отчетности НДФЛ и страховые взносы по командировочным расходам

Командировочные расходы делятся на:

1. Оплату дней командировки. Правила их оплаты отличаются от обычных рабочих дней, но в части налогообложения разницы нет: оплата дней командировки, в том числе в выходные и праздничные дни, подпадает под обложение НДФЛ и страховыми взносами.

2. Оплата расходов, связанных с командировкой. Например, проезд, проживание, оформление виз и т. д. Эти расходы работодатель обязан возмещать работнику в полном объеме (ст. 168 ТК) на основании предоставленных чеков, договоров и прочих подтверждающих расходы документов. Таким образом дохода у работника не возникает, а значит необходимости удержать НДФЛ и начислить страховые взносы тоже нет.

Но у работодателя могут возникать расходы, связанные с командировкой, которые он понес в интересах работника. Тогда для командированного это натуральный доход. В этом случае работодатель, как налоговый агент и страхователь, обязан удержать НДФЛ и начислить взносы. 

3. Суточные. Это компенсационная выплата командированному работнику за то, что он вынужден жить вне дома. Часто в суточные закладывают стоимость питания. В ст. 217 и 422 НК сказано, что суточные при поездках по России в размере 700 рублей в сутки, а также при заграничных командировках в размере 2 500 рублей в сутки, освобождены от НДФЛ и страховых взносов. Суммы суточных свыше этих значений, подпадают под налогообложение. Аналогичный подход и нормативы нужно применять и в отношении безотчетных сумм.

Например, работник поехал в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на 3 дня. Работодатель выплатил суточные из расчета 1 500 рублей в сутки.

• Выплаченные суточные (фактически) = 3 * 1 500 руб.= 4 500 руб.

• Нормативные суточные = 3 * 700 руб. = 2 100 руб.

• Сверхнормативные суточные = 4 500 руб. — 2 100 руб. = 2 400 руб.

• НДФЛ = 2 400 руб. * 13% = 312 руб.

• Страховые взносы = 2 400 руб. * 30% = 720 руб.

Далее разберем, как работодатели должны отражать командировочные в отчетности.

Заработная плата за дни, которые работник находился в командировке, в части отражения в отчетности по НДФЛ ничем не отличается от зарплаты за обычные рабочие дни. Оплата дней командировки относится к коду 2000 «Вознаграждение за труд (зарплата)» и под этим же кодом отражается в справке 2-НДФЛ.

Оплата расходов, связанных с командировкой, попадает в отчетность по НДФЛ только тогда, когда эти расходы совершены в интересах работника или расценены как натуральный доход работника. Например, парковка личного автомобиля в аэропорту во время нахождения работника в командировке, или платные услуги гостиниц вроде прачечной или бассейна, которыми воспользовался командированный, а работодатель решил их оплатить. Для таких расходов предусмотрены коды 2510 и 2520.

Сверхнормативные суточные могут проходить в справке 2-НДФЛ под кодом 2015 или 2017 в зависимости от того, была ли командировка внутренней или заграничной.

В расчете 6-НДФЛ все этим выплаты вне зависимости от кода попадают в строку 120 раздела 2. А исчисленный с них НДФЛ — в строки 161 — 166 в зависимости от даты выплаты работнику. 

Ко всем видам подпадающих под НДФЛ командировочных расходов применяется прогрессивная шкала. Это значит, что и в 6-НДФЛ эти выплаты попадают на листы в соответствии со ставкой, по которой налог был удержан.

Подберем лучший формат для вашего корпоративного мероприятия

Заполните форму и наш менеджер предложит вам уникальные скидки на все составляющие мероприятия

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

В отличие от отчетности по НДФЛ командировочные расходы попадают отчетность по страховым взносам, даже если не облагаются ими. То есть их нужно включать в персонифицированные сведения, расчет по страховым взносам и ЕФС-1 в части взносов на травматизм. 

Но далее важно правильно распределить расходы по строкам отчетов, чтобы взносооблагаемая база формировалась корректно:

В РСВ сумму всех командировочных включайте в строку 030 подраздела 1 раздела 1. Далее не облагаемые взносами суммы укажите в строке 040. Строка 050 — это разница строк 030 и 040. Сумма в ней должна быть равна сумме командировочных, с которых работодатель заплатил страховые взносы.

Важно: В РСВ нужно отражать командировочные, даже если их размер не превысил лимиты, а расходы напрямую нес работодатель, например, заранее покупал билет на самолет (письмо Минфина от 15.05.2025 № 03-15-05/47702).

В разделе 2 ЕФС-1 общую сумму командировочных отражайте в строке 1, а их необлагаемую часть — в строке 2. В строке 3 формируется база. В части командировочных это оплата дней поездки, сверхнормативные суточные, сверхнормативные безотчетные суммы и т. п.

Персонифицированные сведения — отчет, который напрямую не связан с уплатой какого-либо налога, но он предусматривает отражение доходов и других выплат работнику. Поэтому командировочные расходы в полном объеме нужно включать в строку 070 по каждому командированному.

Millennium интегрируется с 1С, SAP и другими внутренними учетными программами и в автоматическом режиме готовит все отчетные документы по командировке, даже если в командировке работник жил в нескольких гостиницах или задействовал разные виды транспорта. Это поможет бухгалтеру собрать все командировочные расходы и корректно отразить их в отчетности.

Читайте также:

• Изменения в командировках с 1 сентября 2025 года: как работать по новым правилам.

• Больничный во время командировки: топ вопросов и ответов для бухгалтера.

• Новые правила авиаперевозок: что меняется для пассажиров с 1 сентября 2025 года.

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFGcAQX2