Тендеры без ошибок: про работу на торговых площадках и применение МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника действовать от имени ИП или организации. МЧД выдается в виде электронного документа и «упакована» в формат xml. 

Зачем нужна МЧД. Руководитель компании напрямую не участвует в тендерах — не подает заявки, не направляет ценовые предложения на торговых площадках. Для этого у него есть специалист (доверенное лицо). Полномочия специалиста указываются в МЧД, благодаря которой он может легально работать на торговых площадках от имени компании. 

• Раньше удостоверяющие центры выдавали сотрудникам организаций и ИП сертификаты ЭП с реквизитами юрлица или ИП. С 1 сентября 2023 года правила изменились.

• Сейчас, чтобы участвовать в тендерах от имени организации или ИП, у специалиста должны быть — ЭП физического лица (с ИНН физлица) и МЧД. Руководитель компании или ИП заверяет МЧД своей электронной подписью (заверять у нотариуса не нужно).

Таким образом, сотрудник может использовать свою ЭП физлица в личных и рабочих целях.

Сколько нужно МЧД. Доверенность выдается сотрудникам ИП, компаний и государственных организаций. Если специалист участвует в тендерах от имени нескольких компаний, то каждая из них должна выпустить для него МЧД от своего имени. При этом специалисту достаточно одной ЭП физлица — в ней содержатся только его персональные данные. 

Например, если специалист участвует в тендерах от имени трех организаций, то «на руках» он должен иметь одну ЭП и три доверенности.

Где выпустить МЧД. Сформировать доверенность можно в двух государственных информационных системах (ГИС) — ЕИС и Торги (государственные и имущественные закупки). Выпустить МЧД для работы на корпоративных и коммерческих ЭТП можно в сервисе Астрал Доверенность.

Есть несколько видов доверенностей, которые используются в различных целях:

• Для обмена документами в сервисах ЭДО. Наделить полномочиями можно менеджера, который будет подписывать договоры и акты с контрагентами.

• Для взаимодействия с госорганами. Уполномочить можно юриста, который будет взаимодействовать с организациями госсектора. Или бухгалтера — для подачи сведений в ФНС.

• Для работы на торговых площадках. Доверенный сотрудник сможет подавать заявки и участвовать в торгах от имени организации или ИП.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с четкими требованиями к его структуре (требования к содержанию МЧД установлены в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857).

Обязательные пункты:

• номер и наименование документа;

• сведения о доверителе (данные ИП или юрлица);

• информация о доверенном лице (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН);

• срок действия документа;

• список обязанностей представителя;

• пункт о возможности передоверия;

• УКЭП, которой подписывается доверенность;

• сведения об информационной системе, в которой будет использоваться МЧД.

В сфере закупок все МЧД включаются в реестр доверенностей ЕИС. Использовать их можно для работы в ГИС ЕИС, Торги и на электронных торговых площадках.

Выпустить электронную доверенность на сотрудника может руководитель или администратор компании. 

• Руководитель действует без доверенности — от своего имени он может выпустить МЧД на сотрудника.

• Администратору нужна доверенность с правом передоверия — в этом случае он сможет выпустить МЧД на сотрудника. Важно отметить, что администратор может наделять специалиста только теми правами, которые есть у него самого (отмечены в его доверенности).

Итак, рассмотрим на примере, как ИП выпустить доверенность на сотрудника в ЕИС:

• Шаг 1. Откройте сайт ЕИС и перейдите в «Личный кабинет участника закупок».

• Шаг 2. В меню слева перейдите в раздел «Администрирование» → «Пользователи». Выберите нужного сотрудника из списка зарегистрированных пользователей.

• Шаг 3. В разделе «Права доступа пользователя» отметьте полномочия, которыми хотите наделить сотрудника (проставьте «галочки» напротив соответствующих строк). После настройки полномочий нажмите «Сохранить».

• Шаг 4. Система начнет формирование МЧД — дождитесь окончания этого процесса.

• Шаг 5. Подтвердите согласие на подписание документа своей УКЭП (поставьте «галочку» в чек-боксе). Затем нажмите кнопку «Подписать и разместить».

• Шаг 6. Появится системное окно — выберите действие «Выдать доверенность» и нажмите «Далее».

• Шаг 7. Большинство сведений система заполнит автоматически. Остальные — укажите вручную (возможность передоверия, данные доверенного сотрудника). Нажмите «Сохранить и подписать».

• Шаг 8. Проверьте доверенность на наличие ошибок. Если все указано верно — подтвердите согласие на подписание своей УКЭП и нажмите «Подписать». 

После оформления МЧД будет включена в реестр доверенностей ЕИС.

В ЛК пользователя на сайте ЕИС есть функция по выгрузке доверенности на рабочий стол ПК. Для этого нужно найти сотрудника, открыть список его полномочий и внизу страницы нажать «Скачать».

На рабочем столе компьютера хранить МЧД необходимо в виде xml-файла. Этот вариант доверенности сотрудник прикрепляет на ЭТП при подаче заявки, если на площадке не реализован функционал по работе с МЧД.

Руководитель или администратор компании при оформлении МЧД может выбрать из списка часть обязанностей для сотрудника. Отмечать все полномочия не нужно, если в этом нет необходимости. 

Через время можно будет расширить обязанности сотрудника. Сделать это можно двумя способами:

1. Выпустить новую МЧД с новыми полномочиями. В этом случае у сотрудника будет две доверенности с дополняющими друг друга списками обязанностей.

2. Аннулировать старую доверенность и выдать новую МЧД. Весь список обязанностей — в одной доверенности, а не в двух.

Какой способ выбрать — остается на усмотрение доверителя.

Чтобы отменить полномочия сотрудника, доверитель должен сформировать заявление об отмене МЧД. При необходимости можно выпустить новую доверенность (например, при расширении полномочий сотрудника).  

Машиночитаемую доверенность можно использовать для совершения действий, требующих подписи, в ЕИС и на ЭТП. Сама МЧД при этом хранится в ЕИС. 

Найти информацию об МЧД можно в личном кабинете пользователя на сайте ЕИС или в подписанном документе (если сотрудник ранее подписывал документы).

В рамках интеграции ЕИС и ЭТП информация об МЧД поступает на торговые площадки. При подаче заявки сотрудник подтверждает на площадке свои полномочия с помощью МЧД.

Всего существует восемь федеральных ЭТП, на которых проходят закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ:

1. ЭТП «Сбербанк-АСТ».

2. ЭТП «Росэлторг».

3. ЭТП «Заказ.рф».

4. ЭТП «РТС-тендер».

5. ЭТП «Фабрикант».

6. ЭТП «РАД».

7. ЭТП «ТЭК-Торг». 

8. ЭТП «ГПБ».

Найти сведения об МЧД на площадке можно в личном кабинете пользователя. Название раздела может отличаться на разных площадках. 

Например, на ЭТП «Сбербанк-АСТ» сведения о доверенностях находятся в разделе «Реестр доверенностей (по закону 44-ФЗ) или «Мои доверенности» (по закону 223-ФЗ), на ЭТП «Фабрикант» — в разделе «Машиночитаемые доверенности».    

Выпустить доверенность для работы на восьми федеральных ЭТП по закону 44-ФЗ можно только в двух информационных системах — ГИС ЕИС и Торги. 

В коммерческих закупках полномочия сотрудника можно указать в свободной форме или выбрать по кодам из классификатора полномочий (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856).

В государственных закупках полномочия сотрудника указываются на сайте ЕИС при формировании МЧД (доверитель проставляет «галочки» напротив обязанностей). Отметить нужно необходимое количество полномочий: минимум — одно, максимум — выбрать все. 

Основная цель МЧД — обеспечить прозрачность и контроль в закупках. Неправильное оформление доверенности может привести к ограничению работы в ЕИС и на ЭТП, а также потере деловой репутации.

1. Без МЧД сотрудник не сможет действовать от имени организации (подавать заявки, направлять запросы на разъяснения, направлять ценовые предложения на торгах и т.д.). В итоге компания потеряет интересные контракты и заработок.

2. Неполный список полномочий в МЧД ограничит возможности поверенного — он не сможет выполнить определенные действия, например, подписать проект контракта или создать документ о приемке.

3. Оформление МЧД в последний момент может привести к задержкам в работе — например, поверенный не успеет в срок подать заявку и компания потеряет этот тендер.

4. Торговая площадка не примет МЧД из-за некорректного формата. Например, это может произойти, если доверитель сформирует доверенность в формате 002, а не 003. Сейчас все федеральные ЭТП принимают МЧД единого формата 003.

5. Некоторые компании пытаются искать лазейки и работать без МЧД — например, создают пиратские копии УКЭП и передают их сторонним тендерным специалистам. Это незаконно и может привести к утечке конфиденциальных данных. Кроме того, компания может получить штраф по ч. 1,2 ст. 19.23 КоАП или быть привлечена к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 327 УК (за подделку документов, штампов, печатей).

1. МЧД нужна для работы с любыми электронными документами от имени организации или ИП.

2. Доверенность формируется в формате xml, доверитель подписывает ее своей УКЭП.

3. МЧД действует только в связке с ЭП физлица (доверенного сотрудника).

4. Выпустить доверенность может руководитель или администратор компании.

5. У сотрудника может быть одна ЭП физлица, но несколько доверенностей, если он действует от разных организаций. 

6. Для работы на восьми федеральных ЭТП используется МЧД, выпущенная в ГИС ЕИС. Для имущественных торгов выпустить доверенность нужно в ГИС Торги.

7. Выпустить доверенность для работы на корпоративных и коммерческих ЭТП можно в специализированном сервисе Астрал Доверенность.

Формируйте МЧД в сервисе Астрал Доверенность для любых целей — взаимодействия с госорганами, ЭДО, работы на торговых площадках. Наделите сотрудников полномочиями действовать от имени организации или ИП. В сервисе легко управлять и контролировать МЧД — отслеживать сроки действия, сортировать по группам, отзывать неактуальные доверенности, скачивать на ПК.

Читайте также:

• Как упростить работу с МЧД в 2025 году.

• Изменения НДФЛ: новые ставки и порядок расчета налога на доходы физических лиц в 2025 году.

• Как подготовиться к переходу на транспортный ЭДО в «1С».

Готовьте и отправляйте отчетность с сервисами Астрал

Отчеты в налоговую и другие контролирующие органы

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFJ93ESL