Как выбрать оператора ЭПД в 2026 году: критерии, реестр и подводные камни

В сфере транспортно-экспедиционной деятельности происходят масштабные изменения. С 1 сентября 2026 года все участники перевозок обязаны использовать электронные перевозочные документы (ЭПД):

• электронные транспортные накладные (ЭТрН);

• заказы-заявки;

• экспедиторская расписка

• складская расписка

• поручение экспедитору

• жд и авиа накладные

Крупные компании начали переход заранее, чтобы преодолеть трудности адаптационного периода. Малому бизнесу также не стоит затягивать этот процесс: до запуска остается немного времени. С 1 сентября 2026 года усилятся проверки со стороны регуляторов. 

Правительство вводит государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). ГИС ЭПД запущена в 2022 году, но обязательной становится с 1 сентября 2026 года. Все участники транспортно-логистической деятельности должны быть подключены к оператору ГИС ЭПД. 

О чем нужно знать:

1. ГИС ЭПД обеспечивает хранение документов и контроль в области грузоперевозок. Координатор системы — Минтранс. 

2. Участники грузоперевозок не могут подключиться к ГИС ЭПД напрямую и передавать сведения: для этого им следует использовать сервис оператора ИС ЭПД, аккредитованный Минтрансом. По сути — это специализированный сервис ЭДО для участников грузоперевозок. У таких сервисов есть еще одно название — «транспортный ЭДО».    

Какие функции выполняет оператор ИС ЭПД:

Отличия от ЭДО. Сервисы ЭДО — шире, их может использовать любой бизнес независимо от направления деятельности для обмена всеми видами электронных документов. ИС ЭПД — это специализированный сервис для обмена исключительно электронными перевозочными документами. Реестр ИС ЭПД ведет Минтранс в соответствии с установленным порядком (приказ от 10.02.2022 № 40).   

Актуальный перечень операторов ИС ЭПД опубликован на сайте Минтранса. В списке — организации, которые выступают посредниками между участниками транспортно-логистической деятельности и ГИС ЭПД (приказ от 25.05.2022 № 200). 

Реестр Минтранса можно скачать в виде таблице с ключевыми сведениями об операторах: 

• наименования юрлиц;

• ИНН;

• адреса;

• даты вступления в реестр или продления;

• статусы — подключен, приостановлен или в процессе;

• контакты — номера телефонов и электронные почты техслужб, ссылки на официальные сайты.

Рекомендация: регулярно проверяйте актуальность сведений в реестре Минтранса. Оператора могут исключить из списка или, наоборот, добавить в список новые компании.   

На момент написания статьи на официальном сайте Минтранса размещена информация об 11 аккредитованных операторах ИС ЭПД: данные могут измениться, следите за их актуальностью. Разберемся, на что обратить внимание при выборе сервиса.  

Проверьте, что сведения об операторе включены в реестр аккредитованных организаций: оказывать услуги могут только операторы, одобренные Минтрансом. Обратите внимание на срок действия реестровой записи — он может заканчиваться до ваших дедлайнов, и неизвестно, будет ли компания продлевать срок. 

Операторы из списка Минтранса выполняют передачу данных в ГИС ЭПД — на это указывает статус «Подключен». Если напротив оператора стоит статус «В процессе», то дождитесь результатов рассмотрения.   

Наличие интеграционных решений позволит участнику обмениваться электронными формами в режиме «одного окна» разными способами. Например, это интеграции — с 1С (Бухгалтерия, ERP, Управление торговлей и т. д.), TMS, WMS, SAP. С помощью интеграций участник сможет оформлять и обмениваться ЭПД, как ему удобно — из учетной системы, на сервере оператора или в специальном интерфейсе, встроенном в учетку по API. Оцените, какой вариант для вас оптимален и уточните у оператора его наличие. 

Водители могут подписывать электронные транспортные накладные через мобильное приложение простой электронной подписью (ПЭП) — при условии, что затем документ будет подписан УКЭП или УНЭП перевозчика. В приложении смартфона можно сформировать QR-код и показывать его на маршруте инспекторам ГИБДД. QR-код можно отправить в мессенджер или на электронную почту. В мобильных приложениях также можно вести учет ГСМ, отслеживать технические и медицинские осмотры. 

Операторы ИС ЭПД обеспечивают связь между своими сервисами: у контрагентов (пользователей разных систем) не должно возникать проблем, чтобы открыть, ознакомиться и подписать документ. «Стыковка» сервисов устанавливается с помощью роуминга. Оценивайте операторов по количеству настроенных соединений. Если у вашего контрагента другой сервис, то уточните у своего оператора, возможно ли подключить роуминг между вашими системами. 

При небольших объемах грузоперевозок выгоднее подключить плату за единицу документа или пакет. Если перевозки происходят регулярно, то лучше рассмотреть вариант с абонентской платой. Например, если в год оформляется до 600 документов, то плата составит до 3–4 тыс. рублей. Некоторые операторы дают возможность ознакомиться с сервисом бесплатно в демо-версии.  

Службы поддержки есть у всех операторов ИС ЭПД. Но ориентироваться следует на эти показатели: круглосуточно или по графику работает техподдержка, насколько быстро отвечают специалисты, формат обращений — по телефону или электронной почте. У участников вопросы возникают уже на первом этапе подключения к сервису — хорошо, если на сайте компании есть инструкции и обучающие материалы.  

Правильный подход при выборе ИС ЭПД исключит возможные переплаты в будущем, а также не придется менять оператора в процессе работы. С чем нужно разобраться «на берегу»:

• Оператор ЭДО ≠ оператор ЭПД. Не каждый сервис ЭДО подходит участникам грузоперевозок. Для обмена ЭПД следует подключаться к сервисам, аккредитованным Минтрансом.

• В бесплатные тарифы могут входить усеченные услуги. Например, доступ не ко всем форматам электронных перевозочных документов или доступ к системе на ограниченный срок. После окончания предложения тариф может оказаться дороже, чем у другого оператора. 

• Роуминг с другими операторами. Если контрагент пользуется другим сервисом ЭПД, то проверьте совместимость заранее. Количество настроенных соединений у операторов отличается: у одних их больше, у других — меньше. 

• Срок действия реестровой записи. Обратите внимание на дату окончания аккредитации оператора ИС ЭПД (в таблице Минтранса). Период действия реестровой записи должен превышать ваши дедлайны. 

• Мобильное приложение. Руководители смогут отслеживать данные о перевозках с экрана смартфона, а водители — подписывать ЭТрН простой электронной подписью. 

Многие компании пользуются в работе учетными системами, поэтому важна интеграция с сервисом ИС ЭПД: доработка конфигурации 1С или интерфейс, встроенный по API. Заранее составьте список вопросов на основании названных пунктов.  

Астрал — первый аккредитованный оператор ИС ЭПД в реестре Минтранса

1С-ЭПД — сервис обмена электронными перевозочными документами в грузоперевозках

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Переход на ЭПД имеет несколько преимуществ для бизнеса: сокращается количество бумажных документов, не тратится время на долгие отправки документов и согласования, нужные документы всегда под рукой. Важный этап — это выбор сервиса для обмена ЭПД. Рекомендуем задать оператору вопросы перед подключением:

Астрал — первый аккредитованный оператор ИС ЭПД в реестре Минтранса с 2022 года. Сервис 1С-ЭПД разработан специально для обмена электронными перевозочными документами между участниками транспортно-логистической деятельности. Доступна интеграция с типовыми и индивидуальными учетными системами 1С, а также по API и в собственные платформенные решения. Оценить удобство сервиса вы можете в бесплатном тренажере: научитесь, как создавать и обмениваться документами. 

Читайте также:

• Чек-лист перехода на обязательные ЭПД до 1 сентября 2026.

• Реестр экспедиторов на ГосЛог: пошаговая регистрация, штрафы и обязательства после включения.

• Страховые взносы за директора с МРОТ в 2026 году: кто платит и как отразить в учете.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFHKVECq