ЭТрН с 1 сентября 2026 года: FAQ для перевозчика и экспедитора за 4 месяца 

Закон не делает исключений по размеру бизнеса. Перейти на электронную транспортную накладную с 1 сентября 2026 года должны все перевозчики.

Бумажные транспортные накладные останутся, но будут действовать не для всех перевозок. Конкретные случаи, когда разрешено использовать бумажные транспортные накладные, будет определять Минтранс (ч. 3 закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Соответствующие изменения внесены в закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ.

Например, бумажные транспортные накладные разрешат использовать в перевозках грузов физлицами для личных нужд, в условиях ЧС и военного положения, в целях госбезопасности и обороны. Проект НПА (ID 166281) находится на стадии публичного обсуждения: документ неокончательный, в него могут внести изменения.

В остальных случаях — для большинства коммерческих перевозках между юрлицами и ИП — с 1 сентября 2026 года будут действовать электронные транспортные накладные. ЭТрН станет обязательной для грузовых, авиа- и ж/д перевозок.

После 1 сентября 2026 года участники транспортно-экспедиционной деятельности (ТЭД) смогут пользоваться бумажными транспортными накладными, если перевозка относится к разрешенным Минтрансом случаям (см. выше). Нарушением это не считается.

Для большинства перевозок бумажная транспортная накладная перестанет действовать с 1 сентября 2026 года.

За отсутствие электронной транспортной накладной в случаях, когда она должна использоваться, нарушителю грозят штрафы. Ответственность может быть разной — за отсутствие ЭТрН при проверке на дороге, за нарушение сроков регистрации документа в системе, за расхождение данных с фактической перевозкой.

Например, за отсутствие товарно-транспортных документов на водителя могут наложить штраф в размере 500 руб. или вынести предупреждение (ст. 12.3 КоАП). Использование в этом случае бумажной накладной может приравниваться к отсутствию ЭТрН. За отсутствие сведений в ГИС ЭПД юрлица и ИП могут получить штрафы от 100 до 300 тыс. руб. (ст. 11.14.3 КоАП).

Новые штрафы должны стать стимулом для бизнеса перестроить процессы: от отказа от бумажных накладных до разработки внутренних регламентов и фиксации нового порядка обмена документами с контрагентами.

Водителю отдельная КЭП не нужна, если он работает по найму у перевозчика (компании или ИП). Он подтверждает данные в ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП) — через код из СМС на телефоне. Но чтобы ЭТрН была действительной, затем она должна быть подписана на стороне перевозчика — его УКЭП или УНЭП Госключ.

Для работы с ЭТрН в организации руководителю или должностному лицу понадобится УКЭП. Предприниматели могут использовать УКЭП или УНЭП Госключ.

Мобильное приложение устанавливается на смартфон или планшет водителя — это может быть личное устройство водителя или выданное организацией. В приложении формируется специальный QR-код — его водитель показывает инспектору ГИБДД.

Частый вопрос — нужен ли интернет в пути. Нет, во время движения подключение к сети не требуется. QR-код можно показать офлайн, а инспектор считает его своим служебным устройством. Но интернет все же понадобится в местах погрузки и выгрузки. Там система передает и обновляет данные по ЭТрН между участниками перевозки.

Да, нужна — если ИП выполняет коммерческую перевозку. Например, перевозит груз клиента по договору и получает за это оплату. В этой ситуации ИП выступает как перевозчик и должен оформлять ЭТрН. Для подписания документов потребуется УКЭП или УНЭП Госключ. В ЭТрН перевозчик заполняет титулы Т2 и Т4.

Получить УКЭП можно в ФНС или аккредитованном Удостоверяющем центре.

Но есть исключение: если ИП перевозит собственный груз на своем автомобиле, ЭТрН оформлять не нужно. Например, предприниматель сам везет свой товар на склад маркетплейса или между своими точками. В этом случае он не оказывает услуги перевозки другому лицу, поэтому электронная транспортная накладная и электронная подпись для нее не требуются.

Подписывать ЭТрН из-за границы технически возможно: для этого у ИП или руководителя должна быть КЭП, доступ к интернету и сервису оператора ЭДО. Но могут возникнуть технические сложности и юридические риски — например, ограничения по СКЗИ или в юрисдикции иностранного государства. Уточните условия у оператора ИС ЭПД.

Электронная транспортная накладная используется только на российской территории. Если груз ввозится в Россию из Китая или ЕАЭС, то до границы с РФ действует международный документ (CMR). А для перемещения по России до точки выгрузки необходимо оформлять ЭТрН.

Такого требования нет. Обмениваться перевозочными документами можно в сервисе любого аккредитованного оператора из реестра Минтранса. Все компании из перечня проходят проверку на соответствие требованиям из приказа от 25.05.2022 № 200. У контрагентов не должно возникать сложностей, если они используют разные сервисы.

• Операторы ИС ЭПД обеспечивают беспрепятственный обмен данными, даже если одна сторона работает в одном сервисе, а вторая — в другом. Это значит, что каждый участник может без проблем открыть, прочитать и подписать ЭТрН.

• Сервисы «стыкуются» между собой с помощью роуминга. Перед подключением уточните у оператора о количестве настроенных соединений. Если ваш контрагент пользуется другим сервисом, то узнайте, поддерживают ли роуминг ваши системы.

Время подключения зависит от того, чем пользуется бизнес в перевозочной деятельности. Например, есть интеграции с программами 1С, системами управления транспортом (TMS), а также можно обмениваться документами в веб-версии.

Быстрее всего получить веб-доступ — начать работать с перевозочными документами на сайте оператора. Подключение занимает несколько дней. На интеграцию по API c системой 1С или ТМS уйдет от двух недель до двух месяцев.

Выбрать оператора ЭДО и подключиться к сервису нужно уже сейчас. Чем ближе к 1 сентября, тем сильнее будут загружены системы операторов.

До 1 сентября 2026 года разрешается обмениваться бумажными транспортными накладными. Для обмена ЭТрН после этой даты необходимо подключиться к оператору ИС ЭПД — лучше сделать это заранее. За несоблюдение новых правил ответственность грозит обеим сторонам.

Рекомендуем начать переговоры с контрагентом, не откладывая на последний день:

• Отправьте официальное письмо контрагенту — опишите кратко суть нововведений с ссылкой на закон № 140-ФЗ.

• Проинформируйте о необходимости подключения к оператору ИС ЭПД.

Если контрагент не ответит или откажется перейти в сервис ЭПД, то, возможно, после 1 сентября придется отказаться от сотрудничества с ним, чтобы не подвести свой бизнес под штрафы. 

Нет, это разные системы:

• ГосЛог — это платформа для экспедиторов и перевозчиков. Действующие экспедиторы должны были зарегистрироваться в ней до 30 апреля 2026 года. Без регистрации в ГосЛог деятельность экспедиторов считается незаконной. Перевозчики обязаны будут регистрироваться в ГосЛог с 1 марта 2027 года.

• ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Государство строит цифровую платформу, чтобы вывести из серой зоны нелегальных перевозчиков. С 1 сентября 2026 года регистрироваться в ГИС ЭПД обязаны все участники ТЭД — грузоперевозчики, отправители, получатели, экспедиторы.

Нет, сама по себе регистрация в ГосЛог не нужна для оформления ЭТрН. Это разные требования, которые регулируются разными нормативами.

Что важно понимать: с 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной для большинства участников перевозки — в том числе для перевозчиков и экспедиторов. А регистрация в системе ГосЛог связана не с ЭТрН напрямую, а со статусом участника рынка перевозок и экспедирования.

Как это работает на практике:

• Экспедиторы с 1 мая 2026 года обязаны состоять в реестре экспедиторов ГосЛог. Без регистрации оказывать транспортно-экспедиционные услуги нельзя. Поэтому, если экспедитор оформляет ЭТрН, он уже должен быть зарегистрирован в системе.

• Перевозчики пока работают иначе. Для них обязательная регистрация в ГосЛог начнется только с 1 марта 2027 года и коснется коммерческих перевозок транспортом тяжелее 3,5 тонн. Это значит, что перевозчики пока не регистрируются в системе ГосЛог, но оформлять ЭТрН обязаны с 1 сентября 2026 года.

В своей структуре ЭТрН имеет 4 обязательных и 5 опциональных титулов. Каждая из сторон заполняет свой раздел. Принципиальное отличие от оформления на бумаге в том, что экспедитор может заполнять ЭТрН от имени грузоотправителя, а перевозчик — подписывает как исполнитель.

Напомним, кто и какие титулы заполняет. По ним легко отследить этапы движения груза:

Титулы Т1–Т4 формируются и подписываются обязательно, а титулы Т5–Т9 — если необходимо внести изменения в данных.

Для осуществления перевозок грузов автомобильным транспортом необходим статус ИП (пп. 13 п. 1 ст. 2 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). 

Соответственно, чтобы оказывать услуги по перевозке грузов, самозанятый водитель должен открыть ИП. В этом случае он — законный участник транспортно-экспедиционной деятельности и обязан подписывать ЭТрН.

Понятный документооборот в логистике

Все перевозочные документы в интерфейсе 1С

Оставьте заявку, чтобы получить предложение

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

До 1 сентября 2026 года остаются считанные месяцы — уже сейчас нужно понимать, что и в какие сроки успеть. Ниже — таблица с рекомендациями для ИП-перевозчиков и небольших ООО-экспедиторов.

Астрал — первый аккредитованный оператор ИС ЭПД в реестре Минтранса с 2022 года. Настройте обмен электронными перевозочными документами и их передачу в ГИС ЭПД в сервисе 1С-ЭПД. Сервис легко встраивается по API в вашу учетную систему 1С или собственную программную разработку. А чтобы быстрее разобраться в преимуществах сервиса, вы можете заказать 30-минутную демонстрацию или потренироваться создавать документы в тренажере.

Читайте также:

• Как выбрать оператора ЭПД в 2026 году: критерии, реестр и подводные камни.

• Реестр экспедиторов на ГосЛог: пошаговая регистрация, штрафы и обязательства после включения.

• Чек-лист перехода на обязательные ЭПД до 1 сентября 2026.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFHdbEf3