Самое главное:
С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов бизнес будет составлять в электронном виде.
На цифровой формат обязательно переводят ЭТрН, заказы и заявки на автоперевозку, экспедиторские документы, ж/д и авиационные грузовые накладные.
В электронном виде можно формировать и другие виды перевозочных документов, например путевой лист.
Транспортную накладную, заказ и заявку на автоперевозку можно оформить на бумаге только в случаях, установленных Минтрансом.
Основание для оформления бумажных перевозочных документов фиксируйте во внутреннем регламенте, пояснении к рейсу или переписке с контрагентом.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и некоторые другие виды перевозочных документов по общему правилу нужно оформлять в электронном виде. Изменения устанавливает закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес поправки в закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ, закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ, Устав железнодорожного транспорта и Воздушный кодекс.
Бумажные транспортные документы не исчезают полностью. В некоторых ситуациях ТрН вообще не требуется, потому что нет договора перевозки. В других накладная нужна, но ее можно оформить на бумаге — если случай входит в перечень, утвержденный Минтрансом.
Нужна ли транспортная накладная
Перед тем как выбирать формат, уточните, нужна ли ТрН в принципе. Сам документ подтверждает заключение договора перевозки груза (ч. 1 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Поэтому сначала выясните, считается ли перевозка отдельной услугой и заключали ли договор. В следующих случаях он часто не составляется:
Компания доставляет покупателю свой товар. Например, продавец привозит товар покупателю своим автомобилем. Доставка включена в договор поставки или купли-продажи, отдельную услугу перевозки стороны не выделяют, стороннего перевозчика не привлекают.
В такой ситуации компания не оформляет ТрН, а передачу товара подтверждает УПД или товарной накладной. Для самой поездки нужен путевой лист (ч. 1 ст. 6 закона № 259-ФЗ). Его можно составить в бумажном или цифровом виде.
Покупатель забирает товар сам. Другой пример — самовывоз. Покупатель приезжает на склад продавца и забирает товар своим транспортом. Продавец в этом случае не оказывает услугу перевозки и не принимает на себя обязанность доставить груз. ТрН не требуется.
Продавец оформляет отгрузку товара УПД или товарной накладной.
Компания перемещает товар между своими точками. Еще одна частая ситуация — перевозка между своими складами, магазинами, филиалами или производственными площадками. Если компания использует собственный транспорт и не заключает договор перевозки, ТрН обычно не оформляют.
Движение товара внутри компании подтверждают накладной на внутреннее перемещение, требованием-накладной или другим документом, который установлен учетной политикой.
Обратите внимание. Если грузополучатель и грузоотправитель — одно лицо, это не автоматически означает, что ТрН не нужна. Например, производитель перевозит товар со склада в свой магазин через транспортную компанию. Она выступает перевозчиком, то есть лицом, которое приняло на себя по договору обязанность перевезти груз в пункт назначения и выдать его получателю (п. 13 ч. 1 ст. 2 закона № 259-ФЗ).
То есть перевозка есть, сторонний перевозчик оказывает услугу, поэтому и ТрН нужна. Но в случае, если отправитель и получатель один и тот же, ТрН допустимо оформить на бумаге. Это один из случаев-исключений, которые устанавливает приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262.
Далее разберем другие случаи, когда Минтранс разрешает оформлять перевозочные документы на бумаге.
Когда перевозочные документы можно оформить на бумаге: список исключений Минтранса
Для отдельных ситуаций Минтранс сохраняет бумажный формат — в том числе после 1 сентября 2026 года.
Для автоперевозок перечень таких случаев установлен приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262. Он касается транспортной накладной, заказа и заявки. Похожие исключения есть и для других перевозочных документов — экспедиторских, железнодорожных и авиационных.
Документ и основание | Когда можно оформить на бумаге |
Транспортная накладная, заказ, заявка на автоперевозку |
|
Экспедиторские документы |
|
Транспортная железнодорожная накладная |
|
Грузовая накладная при воздушной перевозке |
|
Даже если в отдельных случаях документы можно оформить на бумаге, основной поток перевозок после 1 сентября 2026 года перейдет в электронный формат. Поэтому важно заранее настроить работу с ЭТрН, электронными заказами и заявками, экспедиторскими документами и другими ЭПД.
Сервис «1С-ЭПД» от Астрала помогает оформлять ЭПД в привычном интерфейсе 1С. Он поддерживает формат ЭТрН и новые требования закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Сервис можно интегрировать в учетную программу 1С, чтобы формировать, подписывать и отправлять документы без отдельных расширений и обработок.
«1С-ЭПД» подтягивает сведения из заказов и прошлых поездок, проверяет реквизиты по базе ФНС и снижает риск ошибок при оформлении документов.
Как бухгалтеру и логисту зафиксировать использование бумажных перевозочных документов
После перехода на обязательные ЭПД закрепите порядок работы с перевозочными документами во внутреннем регламенте.
В нем предусмотрите:
Какие перевозочные документы использует компания (ЭТрН, электронные заказы и заявки, ЭПЛ, экспедиторские документы, бумажные документы по исключениям).
Кто проверяет основание для оформления бумажной ТрН.
Кто подписывает ТрН и кто передает оригинал в бухгалтерию.
Где хранится бумажная ТрН, каков срок хранения, кто отвечает за хранение.
Пропишите полномочия сотрудников. Например, логист проверяет маршрут, участников перевозки и основание для бумажной ТрН. Бухгалтер проверяет комплект документов и реквизиты первички.
Регламент описывает общий порядок работы, но по спорным рейсам этого может быть недостаточно. Если бумажную ТрН оформили из-за сбоя, отсутствия интернета или другой нестандартной причины, лучше оставить пояснение по конкретной перевозке. Это может быть служебная записка, комментарий к рейсу во внутренней системе, письмо контрагенту или другой документ, из которого ясно, почему использовали бумажную форму.
В пояснении укажите:
дату перевозки,
номер бумажной ТрН,
маршрут, участников перевозки,
причину, по которой документ оформили на бумаге.
Если причиной стал технический сбой, к пояснению можно приложить скриншот ошибки, уведомление оператора ИС ЭПД, переписку с контрагентом. Это поможет подтвердить, что бумажную форму составили на законном основании.
Как хранить бумажную ТрН
Бумажную ТрН храните в общем комплекте документов по перевозке. Кроме ТрН, в нем могут быть:
договор перевозки,
заказ или заявка,
акт оказанных услуг,
счет,
УПД,
путевой лист,
пояснение о причине бумажного оформления.
Бухгалтерии важно, чтобы комплект подтверждал сам факт перевозки, ее участников, маршрут, стоимость услуги и связь с хозяйственной операцией. Общие требования к первичным документам установлены ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
По ст. 29 закона № 402-ФЗ первичные учетные документы хранятся не менее пяти лет после отчетного года. Если в компании установлен более длинный срок, храните бумажные ТрН по внутреннему правилу вместе со всем комплектом по сделке.
Когда ТрН может привести к спору
Разберем несколько ошибок и спорных ситуаций, которые могут возникнуть с оформлением ТрН.
Бумажный документ оформили по привычке
Самый очевидный риск — компания продолжила работать с бумажными накладными после 1 сентября 2026 года. Это нарушение, если перевозка не попадает в перечень исключений Минтранса.
Будет ли штраф. Минтранс предложил до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного ограничиваться устным замечанием при остановке машины инспектором. Президент поддержал эту инициативу. Но это не отменяет саму обязанность применять ЭПД.
При этом водителю за доставку грузов без накладных грозит штраф — 500 руб. (п. 2 ст. 12.3 КоАП).
Маршрут короткий, а ТрН нет
Короткий однодневный маршрут иногда создает ложное ощущение, что ТрН не нужна. Но важно не путать бумажную форму с отсутствием документа. Если перевозочный документ не нужен, его не оформляют ни на бумаге, ни электронно. Если нужен, но ситуация входит в перечень Минтранса, можно составить накладную на бумажном носителе. В остальных случаях требуется ЭПД.
Контрагент ожидал ЭТрН, а получил документ на бумаге
Спор может возникнуть и с контрагентом. Например, он уже перешел на ЭТрН, а водитель привез бумажную ТрН.
Чтобы избежать споров, в договоре с контрагентом или приложении к нему заранее пропишите, что стороны переходят на ЭПД, кроме установленных законом случаев. Также выясните, через какого оператора ИС ЭПД работает контрагент. Если ваши операторы различаются, настройте роуминг.
Бумажный оригинал потеряли или не передали в бухгалтерию
У электронной накладной есть маршрут обмена и история действий в информационной системе. С бумажным документом все зависит от внутренней дисциплины — от того, кто забрал оригинал у водителя и кто передал его в бухгалтерию.
Если бумажную ТрН не передали в бухгалтерию, будет сложнее подтвердить расходы на доставку. По п. 1 ст. 252 НК расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если из-за неподтвержденных расходов возникнет недоимка по налогу, возможен штраф по ст. 122 НК — 20% от неуплаченной суммы (40% — при умышленном нарушении).
Кроме того, отсутствие первичных документов грозит штрафом по ст. 120 НК — 10 000 руб. Если нарушение затронуло несколько налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб.
Закрепите в ЛНА, кто получает бумажную ТрН от водителя или перевозчика, в какой срок передает ее в бухгалтерию и где хранится оригинал.
«1С-ЭПД» — сервис Астрала для оформления ЭТрН, ЭПЛ, поручений экспедитору, электронных расписок и других ЭПД.
Сервис работает внутри 1С и связывает учетную программу с ГИС ЭПД, контрагентами и операторами ЭДО. Оператор ИС ЭПД обеспечивает передачу данных в ГИС ЭПД и обмен документами между участниками перевозки. Если партнер подключен к другому оператору, документы можно передать через роуминг.
Как ТрН связана с другими перевозочными документами
Транспортная накладная — только один из документов в перевозочном документообороте. В целом, ЭПД перечислены в п. 27 ч. 1 ст. 2 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. К ним относятся, в частности:
ЭТрН;
электронный заказ-наряд;
электронная сопроводительная ведомость;
электронный договор фрахтования;
электронный путевой лист;
электронный заказ;
электронная заявка;
электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
Не все документы из этого перечня нужно формировать в электронном виде с 1 сентября 2026 года. Обязательный электронный формат касается ТрН при автоперевозке, заказов и заявок на автоперевозку, экспедиторских документов, транспортных ж/д накладных и грузовых накладных при воздушной перевозке.
На практике у бизнеса возникает много вопросов по автомобильным перевозкам. В одном рейсе могут использоваться сразу несколько документов: транспортная накладная, заказ или заявка, путевой лист, а при участии экспедитора — еще и экспедиторские документы. Они отвечают за разные участки документооборота.
ЭТрН подтверждает договор перевозки груза и фиксирует основные сведения о ней.
Электронный заказ или заявка (ЭЗЗ) фиксируют договоренности сторон о том, что нужно перевезти, откуда и куда, в какие сроки и на каких условиях. ЭЗЗ не заменяет ЭТрН. Заказ или заявка оформляют договоренность о перевозке, а ЭТрН подтверждает договор перевозки и сопровождает выполнение рейса.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) используют, когда ТС перевозит пассажиров, багаж или грузы. ЭТрН и ЭПЛ решают разные задачи. ТрН подтверждает перевозку груза по договору. Путевой лист подтверждает выпуск автомобиля на линию, сведения о ТС, водителе, маршруте и другие данные, связанные с рейсом.
Экспедиторские документы нужны, если перевозка организована через экспедитора и заключен договор транспортной экспедиции. Их не оформляют при обычной автоперевозке.
Чтобы правильно работать с перевозочными документами, сначала определите, какие из них нужны по конкретной перевозке и в каком формате. Бумажная ТрН не заменяет ЭПЛ, заказ, заявку или экспедиторские документы. И наоборот — наличие ЭПЛ или заявки не отменяет ЭТрН, если по перевозке нужна транспортная накладная.
Настройте работу с ЭТрН заранее
Сервис можно интегрировать в учетную программу 1С
Оставьте заявку на консультацию:
Читайте также:
ЭТрН с 1 сентября 2026 года: FAQ для перевозчика и экспедитора за 4 месяца.
Кто какой титул ЭТрН и ЭПЛ подписывает: полная памятка для всех участников перевозки.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFGKSKcd
Начать дискуссию