Аренда личного автомобиля у сотрудника в 2026–2027 году: как избежать переквалификации выплат в зарплату 

Содержать свой автопарк для бизнеса — дорого. Автомобили изнашиваются, требуют затрат на ремонт, страховку и парковку. Особенно это невыгодно компаниям с разъездными сотрудниками: менеджерами по продажам, курьерами или юристами. В таких случаях держать штат водителей и десяток служебных машин просто нецелесообразно.

Аренда личного автомобиля сотрудника — быстрое решение. Не нужно закупать транспорт, ставить его на баланс и учитывать амортизацию. Подписали договор — и машина сразу в работе.

Но есть оборотная сторона. Налоговые и трудовые инспекторы тщательно проверяют такие договоры. Если выяснится, что аренда — лишь прикрытие для зарплаты, сделку переквалифицируют. Последствия будут такими:

• доначисление страховых взносов и НДФЛ;

• штрафы от 20% (при неуплате по неосторожности — п. 1 ст. 122 НК) до 40% (при доказанном умысле — п. 3 ст. 122 НК) от суммы недоимки плюс пени за каждый день просрочки;

• штраф от трудовой инспекции по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — от 50 до 100 тысяч рублей на организацию.

Существует два основных вида аренды транспорта:

• Без экипажа (ст. 642 ГК). Сотрудник передает компании только автомобиль. Управление, заправка, ремонт — все на стороне арендатора. Это классическая аренда имущества.

• С экипажем (ст. 632 ГК). Вместе с автомобилем владелец предоставляет услуги водителя и техобслуживания. По закону (ст. 634 ГК) именно он делает текущий и капитальный ремонт, а также несет ответственность за ущерб третьим лицам (ст. 640 ГК).

Для компании, которая арендует авто у собственного работника, безопаснее первый вариант. Причина проста: по договору с экипажем члены экипажа должны быть сотрудниками арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК). Если арендодатель — физлицо без наемных сотрудников, возникает правовая коллизия. Суды нередко указывают на невозможность такой конструкции между компанией и ее же штатным работником. 

Плата по договору аренды имущества облагается НДФЛ. Компания выступает налоговым агентом — удерживает НДФЛ и перечисляет в бюджет. Доход отражается в 6-НДФЛ.

Страховые взносы на арендную плату не начисляются (п. 4 ст. 420 НК). Выплаты по договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не считаются объектом обложения. Это принципиальное отличие от договоров на оказание услуг или выполнение работ.

Если же договор переквалифицируют в трудовой или в договор возмездного оказания услуг, вся сумма «аренды» мгновенно становится базой для взносов. И вот тут начинаются доначисления.

Прямого запрета в законе нет. Свобода договора позволяет сторонам включать в соглашение элементы разных сделок (ст. 421 ГК). Гражданин может быть единственным членом экипажа собственного автомобиля. Минфин в ряде писем не оспаривал саму возможность такой конструкции.

Но риск переквалификации здесь выше. Поэтому оптимальная модель, если нужно и авто, и управление: заключить два отдельных договора. Первый — аренда без экипажа. Второй — гражданско-правовой договор на оказание услуг по управлению авто. При этом на вознаграждение по второму договору страховые взносы начисляются в полном объеме.

Инспекторы и судьи смотрят не на название договора, а на экономическую суть. Если за гражданской сделкой скрывается обычная зарплата, ее переквалифицируют. Вот главные маркеры, которые ищут проверяющие.

• Экономические. Арендная плата привязана к часам, сменам или километражу. Ставка меняется в зависимости от данных путевых листов. Это классическая сдельная оплата труда, а не плата за имущество. 

• Организационные. Вождение прописано в должностной инструкции сотрудника. Человек подчиняется внутреннему графику, получает указания от диспетчера. Нет границы между работником и арендодателем. 

• Имущественные. Машина фактически не переходит к компании. Сотрудник ездит на ней домой, забирает на выходные, ключи всегда у него. Нет акта приема-передачи, подтверждающего смену владельца прав пользования. 

• Финансовые. Все расходы — бензин, ТО, страховка, мойка — несет сам сотрудник. По ГК при аренде без экипажа эти затраты обязан брать на себя арендатор. Если платит собственник, сделка выглядит подозрительно и нерыночно. 

• Документальные. Нет путевых листов. В полисе ОСАГО нет отметки о коммерческом использовании или прокате.

Судебная практика последних лет показывает, что инспекции стали чаще запрашивать данные с камер ГИБДД и систем платной парковки. Если машина арендована компанией, но постоянно ездит по личным делам сотрудника или стоит у его подъезда ночью, это прямой путь к доначислениям.

Распределение расходов — это не просто вопрос того, чья карта будет использована на заправке. Это минное поле для налога на доходы физических лиц.

Если вы арендуете машину без экипажа, обязанности по ее содержанию ложатся на арендатора — то есть на компанию (ст. 644, 646 ГК). Собственник (сотрудник) просто предоставляет автомобиль.

Вот как это работает на практике и где прячутся налоги.

Компания должна заправлять и мыть арендованную машину. 

Как сделать безопасно: оформите корпоративные топливные карты или заключите прямой договор с сетью АЗС и автомоек. Если сотрудник заправился за наличные в командировке, он сдает авансовый отчет с чеком. 

Главное — в договоре должна быть прописана формулировка: «Все эксплуатационные расходы, включая ГСМ, несет Арендатор».

Многие бухгалтеры скачивают из интернета шаблон договора «с экипажем» и не меняют пункт об обслуживании. В договоре с экипажем ремонт делает собственник. Если вы оставили эту фразу, но фактически компания оплачивает ТО, замену масла или покупку шин, у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Налоговая логика проста: вы оплатили улучшение и содержание чужого личного имущества. 

В таком случае инспекция доначислит НДФЛ на стоимость каждой детали и каждой работы по ТО, плюс штраф 20% от суммы неудержанного налога. 

Как сделать безопасно: в договоре прямо пропишите, что текущий и капитальный ремонт осуществляет и оплачивает Арендатор. Заключите прямые договоры с корпоративными СТО, где плательщиком будет ваша компания.

Юридически собственник машины — сотрудник. Но по договору аренды лицом, ответственным за эксплуатацию, а значит и за оплату штрафов ГИБДД, становится компания. 

Арендатор оплачивает все штрафы за нарушение ПДД, включая те, что зафиксированы камерами и по умолчанию приходят владельцу. Это условие необходимо заранее прописать в договоре, чтобы избежать споров.

Страхователем и выгодоприобретателем по полису должна выступать компания. Если полис оформлен на физлицо, а компания просто ежемесячно переводит ему деньги «на страховку», налоговая сочтет это скрытой материальной помощью. 

Исключение: если в договоре прописано, что страховку покупает сотрудник, но ее стоимость изначально заложена в повышенную рыночную ставку арендной платы. Тогда это просто часть цены аренды, с которой вы уже удержали стандартный НДФЛ. 

Как сделать безопасно: страховаться напрямую от имени юрлица.

Решили за свой счет поставить на арендованную машину дорогую сигнализацию, парктроники или переоборудовать салон под грузоперевозки? Если сотрудник не возмещает вам стоимость этих улучшений, у него возникает экономическая выгода. На сумму улучшений нужно начислить и удержать НДФЛ в момент возврата автомобиля сотруднику. 

Как сделать безопасно: либо пропишите в договоре обязанность сотрудника выкупить улучшения, либо делайте только отделимые улучшения (например, покупайте съемные багажники на крышу), которые останутся собственностью компании.

Чтобы минимизировать риски, следуйте инструкции:

• Шаг 1. Проверьте права. Запросите СТС или выписку из ЭПТС. Убедитесь, что сотрудник — реальный собственник. 

• Шаг 2. Составьте договор аренды без экипажа. Четко пропишите, что услуги по управлению и технической эксплуатации не оказываются. 

• Шаг 3. Оформите акт приема-передачи. Зафиксируйте в нем пробег, царапины, уровень топлива. Сделайте фотографии машины и приложите их к акту. 

• Шаг 4. Решите вопрос со страховкой. Можно выбрать один из вариантов — полис, в котором прописан водитель из компании, или страховка без ограничений. 

• Шаг 5. Обязательно ведите путевые листы. Они нужны для подтверждения деловой цели поездок. Указывайте конкретные адреса и цели. 

• Шаг 6. Платите фиксированную сумму. Перечисляйте деньги ежемесячно в одни и те же даты. Никаких привязок к часам или километражу. 

• Шаг 7. Удерживайте НДФЛ с каждой выплаты, так как вы — налоговый агент. И не забывайте про 6-НДФЛ. Страховые взносы на саму аренду не начисляйте. 

• Шаг 8. Храните обоснование цены. Подшейте в папку аналитику по рынку, чтобы при проверке быстро показать инспектору происхождение суммы. 

• Шаг 9. Настройте учет в программе. Арендованный автомобиль должен числиться на забалансовом счете 001. Арендную плату проводите через счет 73 или 76, но ни в коем случае не через счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Ошибочная проводка станет для проверяющих косвенным доказательством того, что вы маскируете зарплату.

Готовый шаблон из интернета часто содержит опасные формулировки. Инспекторы знают их наизусть и сразу видят попытку замаскировать зарплату. Используйте безопасные конструкции, которые четко подчеркивают имущественный характер сделки.

Почему. Фраза «оказывает услуги по управлению» автоматически превращает сделку в аренду с экипажем (ст. 632 ГК). А аренда с экипажем у собственного работника — зона повышенного риска. Закон требует, чтобы члены экипажа были работниками арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК). У физлица без наемных сотрудников это условие невыполнимо. Для аренды без экипажа (ст. 642 ГК) услуги управления не нужны. Если сотрудник сам за рулем, оформите это отдельным договором или допсоглашением к трудовому договору.

Почему. Если в договоре нет данных, позволяющих точно определить объект аренды, условие считается несогласованным (п. 3 ст. 607 ГК). Договор могут признать незаключенным. VIN, госномер, пробег, год выпуска, цвет — обязательный минимум. Пробег и техническое состояние фиксируются в акте приема-передачи, а не только в договоре.

Почему. Разделение на «аренду» и «услуги управления» в одном договоре допустимо для аренды с экипажем, но для аренды без экипажа создает путаницу: инспектор увидит две суммы и решит, что вторая — скрытая зарплата. Фиксированная месячная ставка без привязки к часам и километражу — главный маркер реальной аренды. Привязка к часам, рейсам или путевым листам указывает на сдельную оплату труда. Суды переквалифицируют такие схемы стабильно.

Почему. При аренде с экипажем ремонт остается обязанностью арендодателя (ст. 634 ГК), при аренде без экипажа — переходит к арендатору (ст. 644 ГК). Если в договоре без экипажа ремонт фиксируется за сотрудником, это нелогично для рыночной сделки. Инспектор трактует такую конструкцию следующим образом: сотрудник несет расходы собственника, значит, машина фактически не выбывала из его владения. Арендная плата тогда выглядит как доплата за работу, а не как плата за имущество. Если компания оплачивает ремонт по договору с экипажем, у сотрудника возникает доход в натуральной форме и нужно удержать НДФЛ (п. 2 ст. 211 НК). При аренде без экипажа компания платит за ремонт сама, дохода у сотрудника не возникает.

Почему. Фраза «управляет лично» — маркер аренды с экипажем. В договоре без экипажа компания получает только машину. Кто будет за рулем — решает компания. Если за рулем тот же сотрудник, это должно быть оформлено отдельно — трудовой договор с функцией водителя, допсоглашение о разъездном характере или ГПХ на услуги управления. Смешивать в одном договоре нельзя.

Почему. Если сотрудник ездит на арендованной машине домой и на дачу, проверяющие делают такой вывод: имущество фактически не выбыло из владения арендодателя. Значит, аренды нет. В этом случае все выплаты считаются замаскированным доходом работника. Запрет личных поездок и хранение на территории компании — прямое доказательство того, что машина реально передана арендатору.

Под запретом любые фразы вроде «оплата за каждый час по путевому листу», «вознаграждение за километраж», «арендная плата начисляется в дни фактического использования». Это прямое доказательство сдельной оплаты труда. Также избегайте формулировок «Арендодатель обязуется управлять Автомобилем» — это автоматически превращает сделку в аренду с экипажем со всеми налоговыми последствиями.

Автомобиль в совместной собственности супругов. По Семейному кодексу распоряжение общим имуществом требует согласия второго супруга. Без нотариального согласия договор могут признать недействительным. Можно выбрать один из вариантов оформления: нотариальное согласие супруга или трехсторонний договор, где оба супруга — арендодатели.

Собственник — самозанятый. Если компания берет в аренду машину у своего сотрудника, который зарегистрирован как самозанятый, возникает вопрос: можно ли с выплат по такому договору платить налог на профессиональный доход (НПД).

Позиция ФНС. Налоговая считает, что так делать нельзя (письмо от 03.08.2021 № СД-4-3/10980@):

• Сдача имущества в аренду — это услуга.

• Закон прямо запрещает применять НПД к доходам от услуг для своего работодателя (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

• Тот же запрет действует, если с момента увольнения прошло меньше двух лет.

Эту же позицию подтверждает письмо Минфина от 21.09.2021 № 03-11-11/76444.

Позиция судов. Суды не согласны с налоговой. Например, Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 04.04.2023 № Ф04-841/2023 по делу № А46-12519/2022 решил, что арендовать машину у своего работника-самозанятого можно с применением НПД. Аргумент суда:

• Договор аренды транспортного средства без экипажа — это договор о передаче имущественных прав (ст. 606, 642 ГК), а не об оказании услуг (гл. 39 ГК).

• Так как аренда — это не услуга, то ограничение из п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ здесь неприменимо.

• Верховный Суд поддержал этот подход и отказался пересматривать дело (определение от 14.08.2023 № 304-ЭС23-11687).

Таким образом, сложилась противоречивая практика: налоговые органы против применения НПД в таких схемах, но судебная практика на уровне кассации и ВС разрешает ее использовать.

Разъездной характер работы. Если в трудовом договоре уже прописаны постоянные разъезды, аренда личного автомобиля выглядит подозрительно. Инспектор может счесть это дублированием функций: разъездной характер работы по закону предполагает возмещение связанных с поездками расходов (ст. 168.1 ТК), а договор аренды создает иллюзию отдельной платной услуги.

Безопасная модель: в трудовом договоре указать разъездной характер работы без обязанности предоставлять личный транспорт и использовать классическую компенсацию по ст. 188 ТК, определив порядок выплат и размер отдельным соглашением или локальным нормативным актом. 

Рыночная цена. Обоснование суммы арендной платы нужно обязательно, особенно при сделках с взаимозависимыми лицами (директор, учредитель, родственник). Сделайте аналитическую справку: распечатайте 5–7 объявлений с агрегаторов по аналогичным маркам в вашем регионе, выведите среднюю арифметическую. Подшейте справку к договору.

Обязательный минимум:

• Договор аренды с актом приема-передачи и фотофиксацией.

• Копии ПТС / СТС и полисов ОСАГО / КАСКО.

• Путевые листы за каждый день использования автомобиля.

• Платежные поручения об уплате арендной платы.

• Аналитическая справка о рыночной цене.

• Приказы о назначении ответственных за эксплуатацию арендованного транспорта.

Срок хранения — не менее 5 лет. Но лучше хранить дольше: выездные проверки по взносам могут охватывать трехлетний период, а по НДФЛ и налогу на прибыль сроки могут сдвигаться.

Как доказывать реальность. Маршруты в путевых листах должны совпадать со служебными заданиями, адресами клиентов, контрагентов. Пробег должен быть логичным: нельзя за день накатать 800 км по городу. Данные с камер видеофиксации и платных парковок легко опровергнут легенду, если машина фактически стоит у дома сотрудника.

Смешение функций. Штатный менеджер по продажам сдал компании свою машину в аренду и сам на ней ездит. Это зона максимального риска. Чтобы не было проблем, составьте два договора. Первый — на аренду без экипажа, где выплаты не облагаются взносами. Второй — допсоглашение к трудовому договору или гражданско-правовой договор на услуги водителя, при котором выплаты облагаются взносами. 

Компенсация за износ. Некоторые компании отдельно платят «за повышенный износ» сверх арендной платы. Но износ имущества — это риск собственника, и он уже заложен в рыночную ставку аренды. Дополнительная «компенсация» с высокой вероятностью будет признана скрытой частью зарплаты.

Автомобиль используется в личных целях. Если сотрудник ездит на арендованной машине в отпуск или на дачу в выходные, проверяющие делают вывод: имущество фактически не выбыло из владения арендодателя. Сделки нет. Значит, выплаты — это замаскированный доход сотрудника. Чтобы исключить риск, в договоре нужно прямо запретить личное использование, а ключи на нерабочее время сдавать ответственному лицу компании.

Неотделимые улучшения. Если компания поставила на арендованную машину сигнализацию, багажник или переоборудовала салон, у работника возникает доход в натуральной форме. С этой суммы нужно удержать НДФЛ. Исключение: когда работник возмещает стоимость улучшений. Тогда дохода нет.

Контроль сдачи отчетности в ФНС

Отслеживайте статус каждого отчета и не пропускайте сроки сдачи в ФНС с сервисами Астрал 5.0 и 1С-Отчетность

Оставьте заявку на консультацию:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Можно. Но это зона максимального риска. Вам нужно доказать, что вы оплачиваете два разных объекта: право пользования автомобилем и услугу по его управлению. Безопасный путь — два договора. Один на аренду самой машины (без взносов), второй — гражданско-правовой договор на услуги водителя или допсоглашение к трудовому договору (со взносами).

Взаимозависимость привлекает внимание. Подготовьте аналитическую справку. Соберите предложения по аналогичным маркам в вашем городе на сайтах объявлений, выведите среднюю. Или закажите отчет у независимого оценщика.

Нет. Договор аренды имущества не влияет на стаж и не отражается в пенсионной отчетности. Вы показываете эти выплаты только в 6-НДФЛ и в учете по налогу на прибыль.

Распоряжаться общим имуществом можно только с согласия второго супруга. Чтобы договор не оспорили, оформите нотариальное согласие. Либо сделайте трехсторонний договор, где оба супруга выступают арендодателями.

По трудовому договору сотрудник не работает, но машина в аренде у компании. Арендная плата должна продолжать начисляться в полном объеме. Если вы перестанете платить или уменьшите сумму на период болезни, проверяющие сразу поймут, что аренда привязана к трудовому процессу.

Отчетность по налогам и страховым взносам удобно сдавать с помощью решений от компании Астрал. Сервис Астрал Отчет 5.0 позволяет сформировать отчеты на любом устройстве с доступом к интернету, а затем своевременно отправить их в налоговую инспекцию. 

Читайте также:

• Бумажная транспортная накладная после 1 сентября 2026 года: в каких случаях допустима.

• Подробный гайд по выбору ККТ для грузоперевозчиков.

• Отмена штрафов за нулевые декларации с 26 июня 2026 года: что нужно знать бухгалтеру.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFGaPwaH