Как учитывать расходы на ГСМ и топливо в 2026 году: инструкция для бизнеса и бухгалтера

ГСМ — это горюче-смазочные материалы. К ним относят бензин, дизельное топливо, газ, моторные масла, технические жидкости. Для бухгалтерского и налогового учета все это — материальные запасы, которые компания использует для обеспечения работы транспортных средств, спецтехники и оборудования. 

Но грани, разделяющие использование транспорта и ГСМ для него на производственные, административные нужды или личные цели, очень тонкие. Нарушения грозят доначислениями налогов, штрафами и пени. Поэтому корректный учет ГСМ критически важен для налоговой безопасности бизнеса.

Для учета ГСМ необходимы подтверждающие документы. Если не будет правильно оформленных документов, налоговая может не признать расходы. В каждой компании, которая покупает и списывает ГСМ, даже если речь идет всего об одном автомобиле, должны быть:

• Учетная политика, в которой прописан порядок списания ГСМ:

  • Принцип закупки и учета топлива — через подотчет или договор с поставщиком.

  • Способ списания стоимости ГСМ.

  • Требования к путевым листам — минимальный состав реквизитов, сроки предоставления в бухгалтерию и т. д.

• Нормы расхода топлива в целях контроля за его использованием и выявления перерасхода. Нормы расхода топлива компании устанавливают добровольно. Это может быть отдельный приказ об утверждении или приложение к учетной политике. Нормы должны подтверждаться расчетом на основании распоряжений Минтранса или разработаны индивидуально — с учетом модели транспортного средства, условий эксплуатации, сезонности и прочих переменных, если модель транспортного средства отсутствует в распоряжениях Минтранса.

• Договоры с поставщиками топлива и операторами топливных карт, накладные от поставщиков, реестр операций по топливным картам.

• Кассовые чеки с АЗС и авансовый отчет при покупке топлива наличными.

• Путевые листы. Можно использовать унифицированную форму или разработанную самостоятельно, но с соблюдением требований к составу полей и реквизитов. Показания одометра и остаток топлива в баке в путевом листе должны быть равны показаниям соответствующих приборов в автомобиле.

• Служебные записки или объяснительные при отклонениях от норм с пояснением причин.

Бухгалтерский учет ГСМ ведут на счете 10 «Материалы». 

Если ГСМ приобрело подотчетное лицо и оплатило наличными, в учете нужно сделать следующие проводки:

• Дт 60 Кт 71 — покупка ГСМ через подотчетное лицо;

• Дт 10-3 Кт 60 — отражение ГСМ в учете по стоимости приобретения (без НДС);

• Дт 19 Кт 60 — отражение НДС со стоимости ГСМ в учете;

• Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Документы основания — кассовые чеки с АЗС, авансовый отчет от сотрудника, счет-фактура.

Если НДС не принимается к вычету, то в учете нужно отразить полную стоимость ГСМ (с включенным НДС). 

Если компания приобрела ГСМ по топливным картам, в учете нужно сделать проводки:

• Дт 60-аванс Кт 51 — деньги поступили на счет топливной карты;

• Дт 19 Кт 60-НДС — отражение НДС с аванса;

• Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС с аванса;

• Дт 10-3 Кт 60 — отражение ГСМ, которые купили по топливной карте;

• Дт 19 Кт 60 — отражение НДС со стоимости приобретенных ГСМ;

• Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету;

• Дт 60 Кт 60-аванс — зачтен аванс в счет приобретенных ГСМ;

• Дт 60-НДС Кт 68 — восстановление НДС с суммы аванса.

Документы основания — товарная накладная от поставщика, реестр операций по топливным картам.

Списание ГСМ, которые использовали в деятельности бизнеса, отражают в учете следующей проводкой:

• Дт 20 (26, 44) Кт 10-3 — отражение себестоимости ГСМ в расходах по обычным видам деятельности.

Документы, с помощью которых можно определить количество ГСМ к списанию:

• для перевозчиков пассажиров, багажа и грузов — путевые листы со всеми необходимыми реквизитами;

• для компаний, не являющихся перевозчиками пассажиров, багажа и грузов — путевые листы, маршрутные листы, справки о перемещениях автомобиля по сведениям из системы ГЛОНАСС.

Если компания добровольно установила нормы расхода топлива, то при выявленных отклонениях нужно определить причины. Расходы ГСМ, превышающие установленные нормы, можно списать:

• в расходы по обычным видам деятельности, если превышение обосновано;

• на виновных лиц, если их удалось определить;

• на прочие расходы, если нет обоснования превышению и установленных виновных лиц.

Расходы на ГСМ включают в состав:

• материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК), если топливо используется в производственном процессе;

• прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК), если транспорт используется для управленческих или вспомогательных нужд.

Условия признания расходов (п. 1 ст. 252 НК):

Учесть затраты на топливо можно при соблюдении общих условий для признания расходов (п. 1 ст. 252 НК). Так, стоимость ГСМ можно включить:

• В материальные расходы, если топливо используется в производственных целях. Расходы признаются на дату оплаты.

• В расходы на содержание транспорта компании, если топливо используется для служебных поездок. Расходы признаются после их оплаты.

Если компания добровольно установила нормы расхода ГСМ, то превышение можно включить:

• в расходы, если сверхнорматив обоснован;

• во внереализационные расходы, если виновное лицо возместило ущерб и его отразили в доходах;

• во внереализационных расходах, если виновное лицо не установили и есть соответствующий документ — например, постановление о приостановлении предварительного следствия.

Если превышение установленных норм не имеет обоснования и нет подтверждения отсутствия виновного лица, то такой сверхнорматив не включается в расходы (определение ВАС от 09.07.2012 № ВАС-8327/12).

Для вычета НДС по ГСМ обязательно нужен счет-фактура. Чека ККТ с выделенным НДС для этого недостаточно (письмо Минфина от 19.07.2021 № 03-07-11/57329).

Чтобы списать топливо, нужно определить, сколько ГСМ израсходовано. Для этого нужно взять данные из путевого листа.

Если компания установила нормы расхода на топливо, тогда еще нужно рассчитать расход по нормам, взяв информацию из путевого листа. В этом случае нужно сравнить фактический расход с рассчитанным по нормам.

Нормы компания устанавливает самостоятельно, но с учетом требований и рекомендаций Минтранса и обоснованием. Для каждой модели и модификации транспортного средства — своя норма расхода топлива. При расчете нормы нужно брать базовый показатель и корректировать его на коэффициенты в зависимости от времени года, возраста автомобиля, численности населения в городе и др.

Если базовые нормы какой-либо модели и модификации автомобиля отсутствуют в нормативных актах Минтранса, компания устанавливает нормы на основании контрольных замеров и пробегов.

Пример. Рассчитаем норму расхода топлива на шестилетний автомобиль Kia Magentis 2.0 с объемом двигателя 1,998 мощностью 164 л.с., пятиступенчатой механической коробкой переключения передач и климат-контролем в Москве в зимнее время года.

Базовая норма расхода бензина для Kia Magentis 2.0, 164 л.с. по распоряжению Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-Р — 8,3 литра на 100 км пробега.

К этой норме применяем поправочные коэффициенты:

• работа на дорогах общего пользования — 10%;

• работа в населенном пункте с численностью населения более 5 млн человек — 35%;

• эксплуатация автомобиля в возрасте 5 — 7 лет — 5%;

• использование климат-контроля — 7%;

• работа при среднесуточной температуре менее 5 градусов Цельсия — 10%.

Суммируем все поправочные коэффициенты: 10% + 35% + 5% + 7% +10% = 67%.

Считаем норму: 8,3 л. + 67% = 13,86 л.

В учетной политике компании закреплено списание по методу FIFO, в расчетном периоде цена топлива не менялась и составила 70 руб./л. Рассчитаем сумму списания топлива по автомобилю Kia Magentis 2.0, 164 л.с. за март 2026 года. Данные путевого листа за март:

1. Пробег за март 2026 года: 104 400 км — 103 500 км = 900 км.

2. Объем израсходованного топлива: 900 км * 13,86 л. /100 км. = 124,74 л.

3. Сумма списания израсходованного топлива: 124,74 * 70 руб. = 8 731,80 руб.

4. Проверяем корректность значений в путевом листе. Для этого к объему топлива в баке на начало месяца прибавляем объем заправленного топлива и вычитаем израсходованное. Полученный результат должен быть равен остатку топлива в баке на конец месяца: 15,5 л + 150 л — 124,74 л = 40,76 л. 

• Утверждена учетная политика с методами оценки и списания ГСМ.

• Внедрен порядок оформления путевых листов.

• Установлены нормы расхода топлива — по желанию.

• Заключены договоры с поставщиками или операторами топливных карт.

• Настроена интеграция с оператором ЭДО для работы с электронными перевозочными документами с 1 сентября 2026 года.

• Утвержден график инвентаризации и назначены ответственные работники.

• Проведен инструктаж водителей и МОЛ по оформлению первичных документов.

Читайте также:

• Туристический налог в 2026 году: кто платит, ставки, как рассчитать.

• Как сменить руководителя ООО в 2026 году: пошаговая инструкция.

• Как перевести сотрудника на полставки в 2026 году: порядок и правила.

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFGaWbZ3