Что такое аудит информационной системы: объясняем простыми словами

Современные компании создают IT-инфраструктуру для достижения целей — ускорение бизнес-процессов, защита данных, контроль денежных потоков, оптимизация управленческого учета, укрепление конкурентоспособности, повышение финансовой устойчивости.

Аудит информационных систем (IT-аудит) — это оценка информационной среды на эффективность, безопасность и соответствие законодательным требованиям. 

В ходе проверки компании оценивают:

• серверное оборудование и ПО;

• облачные хранилища и системы;

• сервисы автоматизации и учета;

• базы данных.

Особую обеспокоенность у компаний вызывает утечка данных. Практически все компании, работающие с персональными данными, должны обеспечить их безопасность доступными мерами — проводить мероприятия по профилактике и устранению угроз, контролировать доступы сотрудников, использовать российские информационные базы (ст. 18, 18.1 и 19 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).  

Внутренний контроль и аудит — это обязанность компаний, которые работают с данными клиентов, сотрудников, партнеров и других физлиц. Базы для хранения и обработки этих данных должны соответствовать требованиям безопасности и быть устойчивыми в случае кибератак и несанкционированного доступа.

Для управления хозяйственной и операционной деятельностью компании внедряют в свои процесс системы линейки 1С. 

Отдельного внимания требует платформа «1С:Предприятие 8» — это основа для реализации прикладных решений, имеющая в своем арсенале конфигуратор для настройки персональных параметров для конкретного бизнеса. Платформа необходима для корректного ведения налогового и бухгалтерского учета в компаниях. Любая ошибка может привести к искажению информации и проверкам со стороны контролирующих органов.

Риски возможны на следующих участках:

• учет активов, ТМЦ, НДС;

• банковские и кассовые операции;

• товародвижение и расчет себестоимости;

• взаиморасчеты с контрагентами;

• входящие и исходящие денежные потоки.   

Нередки случаи, когда компании неправильно используют функции программы и допускают ошибки в учете. Своевременный аудит поможет исправить ситуацию и наладить взаимодействие с контролирующими органами. 

В бизнесе важно использовать надежные решения для формирования устойчивой IT-инфраструктуры. 

Крупные компании могут позволить себе расходы на разработку собственного ПО, содержание своих серверов и привлечение квалифицированных и дорогостоящих кадров. У небольшого бизнеса таких возможностей нет, поэтому они обращаются к сторонним провайдерам, специалистам и разработчикам.

1. Программное обеспечение (ПО). Необходимо выбирать безопасное ПО, устойчивое к вирусам и хакерским атакам.

2. Серверы. Собственные серверы следует регулярно проверять на уязвимость и потенциальные угрозы. Превентивные меры помогут предотвратить сбои в работе используемых программ. Проверять серверное оборудование можно собственными силами (держать в штате технического специалиста) или обращаться к проверенным компаниям.

3. Облачные решения. Некорректная работа с облачными программами может привести к утечке информации и скомпрометировать бизнес в целом. При использовании облачных серверов важно выбирать провайдера с хорошей репутацией, который предоставляет надежные российские серверы с защищенным дата-центром (Центром обработки данных — ЦОД).

Выполняется полная проверка всей информационной среды бизнеса — программные решения, технические параметры, уязвимость систем, доступы сотрудников, проводимые меры по устранению угроз. Такой подход позволяет максимально выявить недочеты и скрытые факторы, которые подрывают разные участки информационных баз. 

Цель — получить полное понимание текущего состояния информационной среды, выявить слабые места, понять риски и выработать стратегии по оптимизации работы.

Локальная проверка участков фокусируется на отдельных компонентах системы. Аудиторы изучают конкретные модули, сервисы или функциональные блоки — например, работу серверов, баз данных или отдельных конфигураций программ учета. 

Такой аудит позволяет быстро выявить проблемные зоны или ошибки в настройках, которые могут влиять на общую производительность системы. Это экономит время и ресурсы, так как внимание уделяется именно тем участкам, где обнаружены первые признаки сбоев или неэффективности.

Экспресс-оценка информационных баз — это быстрая проверка состояния ключевых данных. Здесь проводится поверхностный анализ качества, целостности и доступности баз данных, а также корректности их настроек.

Такая оценка помогает оперативно выявить критические проблемы, которые могут негативно отразиться на работе систем. Результаты экспертизы позволяют оперативно принять меры для устранения недостатков, обеспечив стабильность работы системы.

Этот вид аудита направлен на анализ того, как информационные системы поддерживают и оптимизируют бизнес-процессы компании. Аудиторы изучают цепочку операций — от формирования данных до принятия решений на их основе. 

Для бизнеса важно, чтобы система не просто работала корректно, а действительно помогала автоматизировать и улучшать процессы. Оценка в разрезе бизнес-процессов показывает, насколько продуктивно выбранное решение интегрировано в повседневную работу компании и какие доработки могут повысить эффективность.

Технический аудит предполагает глубокий анализ аппаратной и программной инфраструктуры предприятия. Здесь проверяют состояние серверного оборудования, сеть, системы хранения данных и программное обеспечение, включая операционные системы и базы данных. 

Основная цель — убедиться, что все компоненты системы работают корректно, соответствуют современным стандартам и не создают уязвимости для информационной безопасности. Технический аудит поможет понять, насколько оптимально настроена IT-среда бизнеса для бесперебойной работы внедряемых решений.

Аудит IT-безопасности — это проверка системы с точки зрения защиты информации. Специалисты выявляют потенциальные угрозы, оценивают уязвимости и анализируют меры, принятые для защиты данных. 

Безопасность информационных систем становится особенно важной в условиях постоянных кибератак и утечек данных. Для пользователя 1С это гарантия того, что он получает не только функциональное, но и защищенное решение, способное противостоять современным угрозам в сети.

Компании используют в работе системы в следующих целях — хранение данных о финансовых операциях, ведение бухгалтерского и налогового учета, контроль денежных потоков, управление товарами и складским учетом. Для этого идеально подходят сервисы 1С. Но одно неверное действие неопытного сотрудника, вирус или поломка источника питания может привести к серьезным последствиям.

Аудит информационных баз 1С — это проверка работоспособности систем на правильность отражения финансово-хозяйственных операций и устойчивости к возможным негативным воздействиям. 

Чем полезен аудит информационных баз 1С:

1. Своевременное «подсвечивание» слабых мест в системе и возможность оперативного реагирования. Иногда достаточно настройки простой конфигурации, чтобы улучшить показатели бизнеса.

2. Установление причин ошибок, сбоев и недочетов. Чем раньше получится выявить причины, тем менее серьезные последствия ожидают бизнес. 

3. Определение всех возможностей системы 1С. Ошибки нередко случаются из-за того что бизнес использует не все функции программы. Аудит показывает, какие функции эффективны для конкретного бизнес-процесса.

4. Корректировки в бухгалтерском и налоговом учете. Проверка покажет, насколько правильно компания ведет БУ и НУ и как устранить неточности.

5. Выявление сбоев на отдельном участке. Аудит ИС предполагает не только комплексную, но и локальную проверку. Оценка конкретного участка покажет недочеты ведения учета.

6. Быстрый результат. В ходе экспресс-проверки удается обнаружить поверхностные ошибки, которые мешают оптимизации бизнеса. Например, иногда достаточно установить обновление, провести корректную интеграцию с другой системой, заменить источник питания, настроить конфигурацию.

С информационными базами 1С работают руководители, бухгалтеры, сотрудники отдела продаж и другие работники. Ошибки и угрозы безопасности возможны на любом этапе — учет товаров, формирование бухгалтерских проводок, разграничение зон ответственности сотрудников и т.д. Аудит информационных баз позволяет минимизировать риски, увидеть причины сбоев и своевременно отреагировать.

Всем компаниям, у которых есть информационная среда, необходим IT-аудит — ИП, небольшим компаниям, крупным предприятиям. 

В зависимости от целей бизнеса и конкретной ситуации аудит может быть внутренним или внешним.

1. Внутренний аудит — это проверка информационных систем сотрудниками компании. Провести внутренний аудит может IT-специалист, технический администратор, сотрудник службы IT-безопасности. Содержать в штате соответствующие кадровые единицы могут позволить себе только крупные предприятия и IT-компании.

2. Внешний аудит — это оценка информационных систем сторонними специалистами. Глубокий аудит требует квалифицированных знаний. Специалисты помогут найти даже скрытые угрозы, которые не видны «обычным» сотрудникам. 

Внутренний аудит требует четкого регламентирования — создать политику безопасности, регламенты и инструкции, назначить ответственных, раздать ограниченные доступы сотрудникам. Разграничение доступов поможет снизить риски утечек и быстро найти виновных в случае прецедентов.

Внешний аудит (хоть и выполняется сторонними специалистами) не исключает участия руководства и должностных лиц. По запросу аудиторов необходимо предоставить документы, данные отчетности, доступ к информбазам. 

Как провести аудит информационных систем — пошаговая инструкция:

• Шаг 1. Определить цель. Важно четко понимать — что и для чего нужно проверить. Например, необходим аудит информационной базы 1С. Цель — разобраться в причинах некорректного формирования финансовой отчетности.

• Шаг 2. Собрать информацию. Аудитор собирает сведения об информационной среде компании — системах, базах, данных, ПО, серверах. При необходимости запрашивает документацию и отчеты.  

• Шаг 3. Оценить IT-компоненты и процессы. На этом этапе определяются слабые места и уязвимости в системе, соответствие стандартам и бизнес-целям.

• Шаг 4. Оптимизировать IT-инфраструктуру. Аудитор дает рекомендации по улучшению информационных баз, повышению безопасности, устранению недочетов.

• Шаг 5. Задокументировать результаты аудита. Итоги проверки аудиторы оформляют в виде специального отчета или заключения. На основании этих данных бизнесу проще исправить ошибки и оптимизировать процессы. Официальный документ можно предоставить в контрольный орган в качестве защиты своих интересов или подтверждения невиновности в прецеденте. 

При необходимости аудит информационных систем можно провести повторно, чтобы проверить, как компания выполнила рекомендации и к каким результатам это привело.

Планируете внедрение 1С в бизнес? Компания BRG поможет выбрать подходящее решение с учетом потребностей вашего бизнеса и «болей» сотрудников. Поможем ввести систему в эксплуатацию, выполним тест-драйв и обучим сотрудников. А если вы уже используете 1С в своей работе, то проведем аудит информационных баз и дадим рекомендации по устранению ошибок и недочетов.  

Читайте также:

• Пять распространенных ошибок при работе с 1С, которые могут дорого обойтись вашему бизнесу .

• Переход на МСФО (IFRS) 17 «Договоры страхования». Последствия применения и этапы внедрения.

• Сложности в переходе на МСФО (IFRS) 17 «Договоры страхования».

Скачайте чек-лист выбора поставщика 1С, чтобы он всегда был у вас под рукой!

Заполните форму, вышлем чек-лист на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ГК Би Эр Джи» ИНН 9717069500, erid: 2W5zFJ1UYu6