Рост и развитие через найм персонала и делегирование: с чего начать даже фрилансеру-одиночке и как эффективно распределить функционал для достижения финансовой цели

Три  признака того, что пора нанимать помощника:

1. Финансовый признак  - цена вашего часа работы

 Посчитайте упущенную выгоду от того, что вы тратите свое время на выполнение рутинных задач администратора вашего дела, а именно:

• определите стоимость своего рабочего часа по формуле:  доход в месяц/количество рабочих часов

• сосчитайте количество часов, которые вы тратите на дешевые задачи -
  администрирование, оформление договоров, выставление счетов, стандартная переписка с клиентами и тп.

• определите, какую долю вашего времени занимают у вас эти задачи и если она составляет 20-30%, - значит вы теряете деньги и это уже сигнал к найму помощников.

Например: ваш час стоит 5 000 рублей, при этом вы тратите 10 часов в неделю на администрирование, которое можно отдать ассистенту за 500 руб./час. Получается, что вы теряете  45 000 рублей в неделю.

2. Временной признак -  пропускная способность

Практически невозможно обеспечить переход на принципиально другой уровень специалисту-фрилансеру, который замкнул все процессы на себя и сделал себя единственным звеном, через которое проходят все потоки.

 В этом случае рост блокируется в результате того, что:  

• происходит срыв дедлайнов из-за высокой нагрузки работой, текучкой и решением форс-мажоров

• невозможно вести одновременно больше определенного количества клиентов, поэтому приходится отказывать клиентам при наборе их критической массы

• отсутствует работа по  продвижению услуг и стратегическому развитию бизнеса, потому что роль в качестве владельца бизнеса и стратега вытеснена ролью исполнителя.

3. Психологический признак – выгорание и перегрузка

Ментальные ресурсы любого человека ограничены и при перегрузке системы может произойти срыв, который заблокирует не только работу с клиентами, но и разрушит весь план действий по развитию бизнеса.

Если график фрилансера забит на 100%, нет времени на отдых и личную жизнь, стало расти напряжение и раздражение от работы, - значит произошла когнитивная перегрузка, - это состояние, при котором объем входящей информации превышает возможности рабочей памяти человека её обработать.

О развитии бизнеса и росте дохода в таком состоянии не может идти речь.

Хотя бы один из трех указанных признаков указывает на необходимость предпринять шаги для найма помощника.

 Кого именно нанимать? С чего начать и как это правильно сделать?

1. Ошибкой будет искать в найм не просто помощника, а сразу партнера, - того, кто может заменить своей квалификацией и функционалом самого нанимателя. 

Если человек может выполнить задачу хотя бы на 70% так же хорошо, как вы – значит ее можно делегировать этому человеку, а остальные 30% доберутся через обучение и опыт.

Необходимо расставить приоритеты и идти от простого к сложному:

• личный ассистент: его нанимают, когда необходимо высвободить свое время и передать кому-то простые административные задачи 

• линейный исполнитель: нанимают, когда необходима помощь в основной работе, чтобы увеличить производительность и соблюдать дедлайны - дизайн, тексты, монтаж, анализ, отчеты

• проектный менеджер: нанимают, когда уже имеются исполнители на конкретные задачи и необходим координатор их работы, который ставит задачи команде, контролирует сроки и качество исполнения, корректирует работу.

Однако недостаточно просто нанять работников, сколько бы их ни было. Ключевым становится процесс делегирования, потому что именно от него зависит успех перехода от модели «Я — эксперт, который делает всё» к модели «Я — владелец системы, которая делает всё».

Этот этап касается не только специалистов-фрилансеров, но и владельцев небольших аутсорсинговых компаний, которым часто сложно делегировать ключевые направления и доверить работникам сопровождение значимых клиентов. Основная причина - страх потери качества и отсутствие выстроенной схемы работы и инструментов для нивелирования этого риска.

Разберем пошаговый план перехода через делегирование к модели «Я — владелец системы, которая делает всё»:

Шаг № 1. Анализ ситуации для определения направления, на которое тратится большая часть вашего времени.

Для этого необходимо определить, работу в каких ключевые направлениях возможно делегировать:

Стратегия – этот блок нельзя отдавать на полный откуп членам своей команды. Сюда входит постановка бизнес-целей и определение ключевых направлений деятельности, утверждение новых услуг, определение новых рынков.

Остальные, жизненно важные для бизнеса направления, необходимо на 90% делегировать членам команды:

Продвижение, узнаваемость бренда и репутация, продажи

Операционка и производство  - договорная работа, работа с клиентской базой, непосредственное производство продукта, сервис, создание контента, составление отчетов, оцифровка результатов и контроль исполнения

 Шаг № 2. Создание структуры управления

• разработайте стандарты, на основании которых будет выстроена работа нанимаемых работников, что обеспечит выполнение задач любым работником без лишних вопросов. Стандарты могут состоять из пошаговых инструкций, скриптов, чек-листов и  детального описания конечного продукта  для проверки качества выполняемой работы на каждом этапе

• пропишите зоны ответственности и схему взаимодействия между работниками на каждом уровне структуры.

  Именно внедренные в работу стандарты помогут снизить риск потери качества услуги - основного страха владельца бизнеса.
  
  На этапе, когда еще не все стандарты разработаны и внедрены, можно подстраховать себя следующим образом:  

1. Перед сдачей клиенту проверять конечный продукт по  по чек-листу

2. Постепенно передавать всё больший функционал членам команды, оставаясь на этапе финальной приемки работы

3. Исключить самостоятельное исправление ошибок, а передавать виновному на исправление с внесением изменений в инструкции.

Шаг № 3: Создание и внедрение системы контроля

Для анализа результатов работы и эффективности членов команды необходима система метрик, которая поможет оперативно вносить корректировки в планы действий.

Рекомендуем:

• разработать и внедрить формы еженедельных отчетов для контроля за соблюдением дедлайнов, плановых показателей, маржинальности проектов

• утвердить графики и форматы проведения совещаний для анализа и разбора ошибок, корректировки планов действий

В заключение обращаем внимание, что, независимо от масштаба бизнеса, его владелец является ключевой фигурой и от его управленческих навыков, понимания важности делегирования зависит то, насколько эффективно и без сбоев работает сформированная им команда, а также обеспечивает результат выстроенная система бизнес-процессов.

Вступайте в каналы нашего Центра «Бета» в ТГ и ВК , в которых каждую неделю еще больше полезных материалов для предпринимателей и специалистов в сфере B2B. 

Каждому подписчику - открывается доступ к Хранителю пользы - это собранная нами база практических материалов для внедрения в работу по управлению B2B-бизнесом.

Реклама: ООО «БУХГАЛТЕРИЯ ПЕРВЫХ», ИНН 7841406450, erid: 2W5zFJdF1Nq