Как часто нужно проводить инвентаризацию основных средств?

По закону полную проверку имущества проводят раз в год перед сдачей баланса. Однако редкие сверки скрывают реальные потери активов и накапливают критические ошибки в базе. Да и регулярный контроль невозможен без автоматизации, потому что ручные пересчёты парализуют работу предприятия.

Давайте рассмотрим тему детальнее и посчитаем, во сколько обойдётся компании учёт вручную.

Законодательство устанавливает минимальные сроки проведения инвентаризации основных средств. Большинство компаний ограничивается одной обязательной сверкой перед формированием годовой отчётности. Причина кроется в трудоёмкости процесса: классический ручной учёт с бумажными ведомостями делает частые проверки физически невозможными.

Комиссия тратит 2-3 недели на обход цехов и офисов, визуально сличая затёртые или написанные от руки инвентарные номера. Если проводить такую процедуру каждый квартал, бухгалтерия перестанет выполнять свои основные функции. 

Кроме того, в результате редких проверок возникает огромный временной разрыв. За двенадцать месяцев оборудование перемещается между отделами, ломается или теряется, а бумажные реестры продолжают отображать устаревшую картину.

Разрыв между данными в базе и реальным положением дел напрямую влияет на финансовый результат. Каждый месяц, когда компания продолжает платить налог на несуществующее оборудование, или закупает новые станки вместо поиска имеющихся, — это измеримые потери. Ни для кого не секрет, что компании, ведущие учёт вручную, в среднем переплачивают 15-20% от бюджета на основные средства из-за неактуальной информации.

На практике такая схема ведения учёта приводит к следующим последствиям:

• Предприятие продолжает платить налог на имущество за станки и технику, которые фактически уже не существуют или не подлежат восстановлению.

• Выявленные при проверках контролирующих органов неучтённые излишки или недостачи грозят компании серьёзными доначислениями.

• Материально ответственные лица не могут нести реальную ответственность, так как не владеют актуальными данными о закреплённых за ними объектах.

И вполне закономерно, что при такой схеме ведения учёта имущества компания регулярно покупает новое оборудование вместо того, чтобы найти и использовать числящееся на балансе, и замораживает оборотные средства в ненужных активах.

Проблему редких инвентаризаций решает полный отказ от бумажных носителей и переход к современным технологиям. Автоматизация позволяет проверять активы так часто, как этого требуют внутренние бизнес-процессы — да хоть каждый день, а не только перед годовым балансом. И вот уже хаотичный сбор информации сменяется чёткой и прозрачной системой.

В основе такого подхода лежит использование мобильных устройств и технологий идентификации. Проверка, приёмка или списание осуществляются прямо на местах эксплуатации имущества через сканирование штрихкодов или RFID-меток терминалом сбора данных. Соответственно, исключаются ошибки ручного ввода, а время на проведение инвентаризации сокращается в несколько раз. 

Эти задачи решает, в частности, программное обеспечение «Учёт 15» от компании Клеверенс, обеспечивая бухгалтера достоверной информацией в режиме онлайн.

Однако не стоит забывать, что инвентаризация является лишь одним из этапов контроля над основными средствами. Настоящая прозрачность достигается тогда и только тогда, когда система фиксирует абсолютно все действия с каждой отдельно взятой единицей имущества здесь и сейчас. И вместо простой констатации фактов вы получаете инструмент оперативного управления.

То есть, современные решения фактически позволяют:

• отслеживать не только наличие объекта, но и его статус: «Эксплуатируется» или «В ремонте»,

• фиксировать точное местоположение актива вплоть до конкретного помещения

• закреплять ОС за материально ответственным лицом. 

Одним из весомых преимуществ автоматизированного учёта является то, что прямая интеграция мобильного ПО с учётными системами, такими как «1С: БГУ 2.0» и «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», исключает двойной ввод данных. Информация со сканера моментально обновляет регистры в главной базе.

Можно ли сказать, что внедрение цифровых инструментов кардинально меняет рабочую среду финансового департамента? Да! Бухгалтерия обретает спокойствие перед аудиторскими проверками, так как отчёты формируются быстро и без ошибок. И уж точно не ценой протяжённости рабочего дня бухгалтера до 22:00 ежедневно на протяжении пары недель. А руководство компании видит прозрачную картину состояния активов. При этом изматывающая бумажная рутина буквально и навсегда исчезает из повседневной работы.

Поймите, что ваш бухгалтер — не счетовод. Он должен быть и вполне может стать менеджером, управляющим цифровыми активами. Тем, кто наводит порядок в учёте и помогает вам в построении управляемого и прозрачного бизнеса.

И в этом бухгалтеру помогает автоматизация. Мобильные терминалы, штрихкодирование и интеграция с 1С сокращают время инвентаризации в разы, дают точные данные и высвобождают время для новых важных задач. Начните с аудита текущих процессов: часто первый шаг к финансовой прозрачности — это осознание того факта, что рутинный ручной труд обходится бизнесу неоправданно дорого. Переведите учёт в цифровой формат, и инвентаризация из ресурсозатратной проблемы превратится в точный, быстрый и легко управляемый процесс.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJXGM6y