Работа с самозанятыми и исполнителями по ГПХ: правовые риски для работодателя

Внештатные исполнители — это специалисты, которые выполняют работы или оказывают услуги для компании, но не состоят с ней в трудовых отношениях. Сотрудничество оформляется по гражданско-правовому договору (ГПХ), а оплата производится за конкретный результат работы или оказанную услугу.

При этом статус исполнителя может быть разным. От него зависят налоговые обязанности заказчика и документы, которые подтверждают выплаты.

На практике компании могут работать с несколькими категориями внештатных исполнителей.

Самозанятые (плательщики НПД). Самозанятые — это физические лица или ИП, которые зарегистрировались в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Они самостоятельно уплачивают налог с полученного дохода через приложение «Мой налог».

Для заказчика сотрудничество с самозанятыми удобно: он не удерживает НДФЛ, не начисляет страховые взносы и не сдает отчетность по таким выплатам. Подтверждением расчетов служит чек, который самозанятый формирует в приложении после получения оплаты.

Но для применения этого режима есть ограничения. Например, доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей в год. Также исполнителю запрещено нанимать сотрудников по трудовым договорам и заниматься некоторыми видами работ. Деятельность самозанятых регулирует закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Индивидуальные предприниматели. Еще одна распространенная категория внештатных исполнителей — ИП. Они также самостоятельно платят налоги и страховые взносы в зависимости от выбранного режима налогообложения. Заказчик не выступает налоговым агентом и не удерживает НДФЛ с выплат.

Расчеты с предпринимателем обычно подтверждают договором и актами выполненных работ.

Физические лица без статуса предпринимателя или самозанятого. Иногда компании заключают договор ГПХ с обычным физическим лицом, которое не имеет статуса самозанятого или ИП. В этом случае компания должна удержать с выплаты НДФЛ и начислить страховые взносы, а также отразить такие выплаты в налоговой отчетности.

При сотрудничестве с исполнителями из разных категорий внештатников у работодателя могут возникнуть налоговые и юридические риски — от отказа в признании расходов до доначисления налогов и штрафов. Рассмотрим наиболее распространенные.

Один из самых распространенных рисков при работе с внештатными исполнителями — ситуация, когда подрядчик фактически не имеет того статуса, который был заявлен при заключении договора.

Чаще всего проблема возникает при сотрудничестве с самозанятыми. Например, исполнитель мог потерять статус плательщика НПД, превысив лимит дохода или закрыв самозанятость. Бывает и другая ситуация — человек изначально не был зарегистрирован как самозанятый, но представился им заказчику.

Похожие риски возможны и при работе с индивидуальными предпринимателями. Если ИП прекратил деятельность или был исключен из реестра, выплаты по договору фактически считаются доходом обычного физического лица.

Чем это грозит. Если контролирующие органы установят, что исполнитель не имел заявленного статуса, выплаты могут быть переквалифицированы в доход физического лица. В результате компания может быть обязана:

• удержать и перечислить НДФЛ;

• начислить страховые взносы;

• уплатить пени и штрафы за несвоевременную уплату налогов.

Как снизить риск. Перед заключением договора и перед выплатой вознаграждения важно проверять статус исполнителя. Например:

• Самозанятых можно проверить через сервис ФНС по ИНН или запросить у него справку из приложения «Мой налог» на текущую дату. 

• Статус ИП можно уточнить в реестре.

Один из самых серьезных рисков при работе с внештатными исполнителями — переквалификация гражданско-правового договора в трудовой.

Это происходит, когда фактически человек выполняет работу как обычный сотрудник, но оформлен по договору подряда или оказания услуг. В такой ситуации контролирующие органы могут признать отношения трудовыми независимо от названия договора.

Чем это грозит. Проверки обычно проводят налоговая инспекция и трудовая инспекция. Если будет установлено, что гражданско-правовой договор фактически используется для подмены трудовых отношений, компанию могут обязать оформить сотрудника по трудовому договору и пересчитать выплаты за весь период сотрудничества.

Заказчику могут доначислить:

• НДФЛ, который должен был удерживаться как с заработной платы;

• страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование за весь период работы;

• пени за несвоевременную уплату налогов и взносов.

Также возможны штрафы:

• 20% от неуплаченной суммы налога или страховых взносов — по ст. 122 НК;

• штраф за подмену трудовых отношений — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: для должностных лиц — до 20 000 рублей, для ИП — до 10 000 рублей, для организаций — до 100 000 рублей за каждого такого работника.

• Все штрафы по статье 5.27.1 КоАП, за то, что не было проведено работнику по ТК: инструктажи — 50–80 тыс., обучение по охране труда —110–130 тыс., специальная оценка условий труда (СОУТ) — 60–80 тыс., карты рисков по должности – 50–80 тыс., медосмотры – 110–130 тыс.,  средства индивидуальной защиты — 130–150 тыс.руб. Список можно продолжать дальше…

• Уголовная ответственность для работодателя и причастных должностных лиц по статье 143 и 216 УК в случае, если в процессе расследования несчастного случая договор ГПХ будет признан трудовыми отношениями, и будут нарушения, повлекшие тяжелый или смертельный несчастный случай на производстве. 

Как снизить риск. Чтобы сотрудничество с подрядчиком не признали трудовыми отношениями, важно правильно выстроить взаимодействие.

Важное дополнение: если организация, например, ресторан, заключает договор ГПХ с поваром (например, под предлогом увеличения объемов работ в связи с сезонностью), это с огромной вероятностью может быть воспринято государственной инспекцией труда, как уклонение от трудовых отношений по следующим причинам: 

• работник по ГПХ выполняет работу по основному виду деятельности организации;

• трудовое право дает возможность заключения срочного трудового договора на период временных (до двух месяцев) или сезонных работ (до 6 месяцев), однако, работодатель ей не воспользовался.  

При соблюдении этих правил и правильном оформлении документов сотрудничество по договору ГПХ обычно не вызывает претензий у контролирующих органов — риски переквалификации минимальны.

Этот риск возникает независимо от статуса исполнителя — будь то самозанятый, индивидуальный предприниматель или физическое лицо по договору ГПХ. Акт выполненных работ — один из главных документов, который подтверждает исполнение обязательств по договору:

• факт оказания услуги или выполнения работы;

• объем и содержание выполненных работ;

• стоимость услуг;

• отсутствие претензий между сторонами на момент подписания документа.

Еще один распространенный риск при работе с внештатными исполнителями — отсутствие договора или его формальное оформление. На практике компании иногда ограничиваются перепиской в мессенджерах или счетом на оплату.

Между тем, договор ГПХ подтверждает, что между сторонами возникли именно гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Кроме того, он фиксирует условия сотрудничества и помогает защитить интересы сторон в случае спора.

Помните, если договор ГПХ отсутствует или составлен слишком формально, отношения могут быть признаны трудовыми. Статья 16 ТК гласит:

«Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен».

Так же, налоговая инспекция может усомниться в реальности оказанных услуг или посчитать выплаты доходом физического лица.

Чем это грозит. Работа без договора может создать риски для заказчика.

Например:

• Штрафы со стороны ГИТ по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП в сотни тысяч рублей за уклонение от заключения трудового договора и нарушения требований охраны труда в отношении данных работников; 

• при возникновении спора будет сложнее доказать условия сотрудничества — объем работ, сроки и стоимость услуг;

• у налоговой инспекции могут возникнуть вопросы к характеру выплат, особенно если подрядчику регулярно перечисляются значительные суммы;

• сложнее предъявить исполнителю требования по качеству работы или обязать его устранить недостатки.

Письменный договор помогает заранее зафиксировать условия сотрудничества и подтвердить характер отношений между сторонами.

Что должно быть указано в договоре. Письменный договор помогает заранее зафиксировать условия сотрудничества и подтвердить сдельный характер отношений между сторонами. Чтобы снизить риски, в договоре ГПХ обычно прописывают несколько ключевых условий:

• данные заказчика и исполнителя, включая статус контрагента (самозанятый, ИП или физическое лицо);

• предмет договора — конкретную услугу или работу;

• сроки выполнения;

• стоимость услуг и порядок оплаты;

• порядок сдачи и приемки результата работы;

• ответственность сторон.

Если исполнитель — самозанятый, в договор также часто включают обязанность уведомлять заказчика о потере статуса плательщика НПД.

При привлечении подрядчиков заказчик должен позаботиться о безопасности производства работ на своей территории, а также распределить ответственность сторон. В противном случае, это является нарушением требований охраны труда.

Чем это грозит. В случае несчастного случая на территории заказчика именно принимающей стороне зачастую приходится подтверждать, что были приняты все необходимые меры для обеспечения безопасности. Если при проверке выявят нарушения требований охраны труда, организация — заказчик может быть привлечена наряду с подрядчиком к административной или даже уголовной ответственности по ст. 143 и 216 УК.

Что нужно сделать. Чтобы разграничить обязанности и обеспечить безопасность при производстве работ, условия и ответственность обычно закрепляют непосредственно в договоре с подрядчиком. В документе можно предусмотреть отдельный раздел, например «Охрана труда при выполнении работ». В нем фиксируют организационные и технические мероприятия по безопасности производства работ, санитарно-бытовые условия и другие меры безопасности.

Также в договоре стоит прописать порядок взаимодействия сторон. Например:

• обязанность подрядчика незамедлительно сообщать о происшествиях и несчастных случаях;

• правила привлечения субподрядчиков и ответственность за их действия;

• требования к персоналу, который выполняет работы.

Кроме того, мы настоятельно рекомендуем всем своим заказчикам при заключении договора подписывать с подрядчиком «Акт-допуска» на объект для производства работ, и делать его приложением к договору. Он служит, как раз, для разграничения ответственности сторон в вопросах охраны труда и пожарной безопасности. 

Перед допуском подрядчика к работам заказчик обычно устанавливает правила доступа на объект. Они могут быть закреплены в положении о системе управления охраной труда или в отдельном локальном нормативном акте. В таком документе также определяют перечень документов, которые подрядчик обязан предоставить заказчику до начала работы, порядок проведения инструктажей и требования безопасности к организации работ.

Если компания привлекает подрядчиков или внештатных исполнителей, важно не только их правильно допустить к работе, но и регулярно проверять состояние охраны труда и пожарной безопасности в процессе работ. 

При сотрудничестве с самозанятыми часть рисков связана именно с особенностями режима НПД. На практике чаще всего возникают несколько типичных ситуаций.

Самозанятый не выдал чек. Чек из приложения «Мой налог» — основной документ при работе с самозанятыми. Документ подтверждает, что исполнитель — плательщик НПД и самостоятельно уплачивает налог.

Если чек не сформирован, налоговая может посчитать, что компания выплатила доход обычному физическому лицу. В этом случае заказчик будет признан налоговым агентом и обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Поэтому обязанность формировать чек обычно прописывают в договоре.

Самозанятый аннулировал чек. Иногда исполнитель аннулирует чек после получения оплаты. Возможно, из-за ошибки в реквизитах или возврата денег. Но есть ситуации, когда чек отменяют без фактического возврата средств.

В таком случае налоговая может посчитать, что подтверждения расходов для снижения налоговой базы у компании нет. Это ведет к доначислению налогов.

Поэтому при работе с самозанятыми рекомендуется периодически проверять статус чеков.

Самозанятый недавно был сотрудником компании. Закон ограничивает использование режима НПД в отношениях с работодателем.

Самозанятый не может применять этот режим при оказании услуг своему текущему работодателю. Также действует правило двух лет: если человек уволился из компании, он не может оказывать услуги своему бывшему работодателю как самозанятый (как физлицо без статуса — может).

Если это правило нарушено, выплаты будут рассматриваться как обычный доход физического лица со всеми налоговыми последствиями для работодателя.

Как снизить риски. Чтобы избежать подобных ситуаций, заказчику стоит заранее выстроить базовую проверку исполнителей и документов:

• проверять статус самозанятого через сервис ФНС перед началом работы и перед выплатами;

• закрепить в договоре обязанность формировать чек после каждой оплаты и уведомлять заказчика о потере статуса плательщика НПД;

• сохранять чеки из приложения «Мой налог» как подтверждение расходов;

• периодически проверять действительность чеков по QR-коду;

• уточнять, не состоял ли исполнитель в штате компании ранее.

Сотрудничество с самозанятыми, ИП и исполнителями по договорам ГПХ удобно для заказчика и исполнителя, но важно правильно оформлять отношения и соблюдать требования законодательства.

Чтобы снизить риск налоговых претензий и проверок со стороны государственной инспекции труда, нужно придерживаться нескольких правил:

• проверять статус самозанятых и индивидуальных предпринимателей перед заключением договора и перед выплатами;

• оформлять подробный договор ГПХ с указанием предмета работы, сроков и порядка оплаты;

• подтверждать результат работы актами выполненных работ;

• получать чеки от самозанятых после каждой оплаты;

• не подменять трудовые отношения гражданско-правовыми договорами;

• соблюдать требования охраны труда: иметь необходимую документацию, правильно допускать подрядчиков к работе, организовать контроль на объекте компании.

Такие меры помогают подтвердить законность сотрудничества и снизить риск доначисления налогов, штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Оставьте заявку на расчет стоимости аудита на нашем сайте!

Он поможет выявить нарушения в документации и организации работ до проверки контролирующими органами. Специалисты Центра охраны труда «Оптимальное решение» проведут его дистанционно или с выездом на объект, проанализируют документы и фактические условия проведения работ. По итогам проверки компания получит подробное заключение с выявленными рисками и планом мероприятий по их устранению.

Оставить заявку на сайте

Реклама: ООО «Центр охраны труда "Решение"», ИНН 2312234255, erid: 2W5zFG6ccDw