Больничный в отпуске: как оформить продление или перенос отпуска

В ежегодном отпуске сотрудник может заболеть или получить травму — и работодателю нужно знать, как поступить в таком случае. При плохом самочувствии сотрудник должен оформить больничный. Сообщить о болезни работодателю можно в свободной форме — например, позвонить или написать смс. 

Далее возможны два варианта действий:

• Продлить отпуск на время больничного — дни болезни прибавляются к отпуску.

• Перенести неиспользованные дни на другой удобный период.

Выбор остается за сотрудником, но важно заранее сообщить работодателю о своем решении и обязательно оформить больничный через поликлинику.

Первое — получите подтверждающие документы. Просто сказать «я заболел» недостаточно, сотруднику нужно прийти в поликлинику, оформить больничный и получить электронный листок нетрудоспособности. Его формирует лечащий врач и сразу направляет в Соцфонд. А Соцфонд уже сообщает о болезни работодателю. 

Если сотрудник заболел находясь за границей, то будет достаточно иностранных документов, например, справки от врача. Позже их нужно заменить на больничный лист российского образца — это нужно для правильного оформления пособий.

Второе — узнайте у работника, будет ли он суммировать все дни или «отгуляет» дополнительные дни позже. Далее действуйте в зависимости от его решения. 

Если сотрудник решил продлить отпуск, то он просто выйдет на работу чуть позже запланированного. Для компании это самый простой вариант, потому что не нужно оформлять никаких новых бумаг и делать перерасчеты отпускных. 

Как быть с документами:

• Внесите изменения в табель учета, отметьте в нем дни больничного и отпуска. 

• Приказ о продлении отпуска издавать не обязательно, заявление от сотрудника брать тоже не нужно. 

Пример. Секретарь взяла отпуск с 4 по 17 июля 2025 года. 7–11 июля она болела, из-за чего появилось 5 неиспользованных дней отпуска. Сотрудница оформила больничный, сообщила о болезни работодателю и попросила продлить отпуск. Таким образом, она вернется на работу на 5 календарных дней позже — не 18-го, а 23 июля (выходные тоже считаются). 

Немного больше времени займет оформление бумаг, если работник хочет перенести неиспользованные дни на другое время. Здесь нужно соблюсти условие о минимальной продолжительности — хотя бы один отпуск в году должен длиться 14 дней.

Перенести можно часть дней, если сотрудник заболел и взял больничный уже находясь в отпуске. Либо перенести отпуск полностью — если болезнь наступила до начала отдыха и сотрудник понимает, что к отпуску не успеет выздороветь.  

Как быть с документами:

• Получите заявление о переносе отпуска. Работник составляет его в свободной форме, главное указать причину переноса. 

• На основании заявления сформируйте приказ о переносе отпуска, дайте его работнику под подпись. 

• Внесите изменения в табель и график отпусков — укажите новые даты отпуска и причину переноса. 

Пример. Менеджер вышел в отпуск с 4 по 17 июля 2025 года. С 7 по 11 июля он болел и  решил перенести неиспользованные 5 дней отпуска на август. Он оформил больничный, сообщил об этом руководителю и написал заявление (тут важно не медлить и написать заявление сразу по возвращении с отпуска). В итоге на работу он выйдет как и планировалось изначально — 18 июля, а остаток отпуска «отгуляет» позже. 

При переносе отпуска размеры выплат меняются — все это нужно отразить в документах и отчетности. 

При переносе отпуска может измениться расчетный период, поэтому понадобится заново рассчитать отпускные. Если уже была переплата, то часть средств можно зачесть сотруднику в счет следующей зарплаты — или попросить его вернуть часть денег обратно. Не забудьте про НДФЛ и взносы с отпускных, они тоже изменятся. 

Если же отпуск переносится в рамках одного и того же месяца, то никакие перерасчеты не понадобятся, ведь расчетный период остался тем же. Например, менеджер должен выйти в отпуск с 7 июля, но из-за болезни перенес его на 21 июля — бухгалтеру ничего в расчетах менять не нужно, НДФЛ и взносы остаются прежними. Также перерасчет не нужен при продлении отпуска. 

Тут все стандартно: первые три дня болезни оплачивает компания, все остальное — Соцфонд. Рассчитайте выплату в зависимости от среднего заработка за последние 2 года, учтите стаж. Работнику важно оформлять больничный именно через врача — без листка нетрудоспособности выплат не будет. 

Продлить или перенести ежегодный отпуск можно только при болезни или травме с учетом оформления больничного в поликлинике — это право гарантируется работнику Трудовым кодексом. Во всех остальных случаях и при других видах отпусков больничный ни на что не влияет. Правило о переносе и продлении не работает, если: 

• это отпуск за свой счет; 

• это декретный или учебный отпуск;

• это больничный, который взят для ухода за родственником (болеет не сам сотрудник, а например его ребенок).

Работодатель при желании может утвердить дополнительные гарантии для персонала. Главное — прописать это во внутренних документах.

Читайте другие материалы по теме: 

• Размеры больничных, декретных и детских пособий на 2025 год.

• Срок больничного сократят, а выплаты СФР вырастут: обзор изменений 2025.

• Как и когда ИП платить страховые взносы в 2025 году: сравнительная таблица — как сейчас и что изменится.

• Как предоставить отпуск совместителю — памятка работодателю.

• Ежегодный отпуск работников 2025: отвечаем на основные вопросы.

✅ Официальный больничный во время отпуска не влияет на выплаты или количество дней отдыха — дополнительные дни можно добавить к ежегодному отпуску или перенести на другое время. 

✅ Для переноса получите заявление, издайте приказ и скорректируйте график отпусков. При продлении новых бумаг оформлять не надо. 

✅ При переносе отпуска суммы выплат нужно корректировать. При продлении размер отпускных не меняется. 

✅ Больничный платите, как обычно — первые три дня болезни за счет компании, остальное перечисляет СФР. 

✅ Правило о переносе и продлении не работает для декретных, учебных и неоплачиваемых отпусков. 

Попробуйте аренду 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1

«1С:ЗУП 8» возьмет на себя выполнение рутинных задач кадровой службы предприятия. Это поможет избежать ошибок по вине человеческого фактора и освободить персонал для более важной работы. Бесплатно 14 дней

Попробовать

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFHomkAk